微信平臺在財務報銷管理中的應用與實踐

陳瑜

（國網浙江青田縣供電公司，浙江麗水323900）

【摘要】隨著財務集約化深化應用，國網青田縣供電公司結合工作實際，圍繞與財務相關的人員接觸最多的報銷環節，編寫出員工報銷手冊，并且創新性的運用微信平臺，開發報銷微助手，解決了員工財務知識需求量大、財務人手不足”等問題，取得了財務管理“由粗放管理轉變為標準化管理、由職能管理轉變為業務流程管理、由單業務處理轉變為多業務協同處理、由手工操作轉變為自動化處理”的實效化成效。

【關鍵詞】微信平臺；財務管理；報銷

在電網改革大背景下，供電企業系統財務工作日益向“信息化、精益化”的方向快速發展，不僅要求財務從業人員的工作具有更高的效率，同時也要求與財務相關的人員具備相當的財務知識和平臺應用能力。然而，對縣級供電企業財務部門而言，卻始終存在著兩個方面的桎梏：一是受歷史因素影響，縣級供電企業相當一部分員工的第一學歷層次較低，他們的再學習能力和動力相對有限，無法可控的實現“具備相當的財務知識和平臺應用能力”的要求；二是“三集五大”體系建設后，縣級供電企業財務部門的人員編制進一步壓縮，在本就繁重的“關口把控”壓力下，財務人員往往有相當一部分精力和時間損耗在了部分員工重復的問題咨詢和錯誤修改上，從而直接影響到財務管理的工作效率。

一、青田公司財務報銷系統的現狀調查研究

在會計基礎工作管理創優活動的自查階段，國網浙江青田縣供電公司財務部著重開展了調查活動，分別針對財務專職人員和非財務專職人員進行了調查，以期公司內部能協調推進創優活動。

從調查的數據反饋來看，財務人員每天接受咨詢的次數高達12次，而且基本上是針對不同的員工回答相同的內容。報銷單據合格率較低，基本上維持在80%以下，財務人員需要將這些不合格的單據退回，導致員工報銷時間加長。針對以上問題，我們發現，員工對于網上報銷系統還不夠適應，需要進一步的指導。根據統計的數據發現員工對于網上報銷系統的操作還不是很熟練，希望有一套自助查詢系統，能夠隨時咨詢網上報銷等財務問題。

二、提升報銷管理效率的主要做法

在調查的基礎上，國網浙江青田縣供電公司財務部認真梳理調查反饋情況，并最終將目前會計基礎工作管理創優的關鍵點聚焦于“財務報銷知識的有效傳播”之上。鑒于此，青田公司財務部組建了小組，制定“提高財務報銷一次性合格率”QC課題，專門針對自查結果精細制定了相應的整改方案。

（一）保障內容全面性

主要從兩個方面搜集整理相關內容：一是從財務專職人員側，由財務專職人員整理需要向其他人員宣傳和培訓的知識點；二是從非財務專職人員側，由各部門人員報送需求，再由財務專職人員予以整理和匯編。以此保證知識點的全覆蓋。

（二）保障信息安全性

主要制定了三項措施：一是所有放入微信公眾平臺的信息均需由財務資產部初審，并提供公司保密委員會復審；二是所有加入微信公眾平臺的人員均需經過身份初驗，并以電話方式進行核驗，杜絕非系統外人員加入系統平臺；三是杜絕財務數據進入系統平臺，確保安全可靠性。

（三）建立微信主界面

遵循“界面友好性”理念，在微信公眾平臺“報銷微助手”首頁設置了三大功能：一是報銷指南，囊括了“如何報銷系統”、“常見費用報銷”、“如何查詢單據”、報銷大修項目、如何審批單據等五項指引；二是費用規范，囊括了附件掃描規范、常見類型查詢、常見系統問題、使用幫助文檔等四項指引；三是財務相關，囊括了3G微網站、財務公告欄、發票真偽查驗、財務基礎知識、財務知識問答等五項功能，以此實現員工在一進入微網站首頁時，便能準確定位到相關知識大項中，既而搜尋所需要的具體知識。

搭建“3G”網站。遵循“功能強大性”理念，同時進一步體現“人機互動性”，我們在3G微網站的首頁進一步羅列了幾乎所有與員工關聯性較大的“常見報銷”及“報銷知識”欄目，共包含31項子菜單，當員工一進入3G微網站便能進一步準確、精確的定位到自己所要了解的菜單上，增強了員工在使用過程中的總體體驗。

（四）優化整體功能

在3G微網站中開設了“發票真偽查詢”、“公積金查詢”、“天氣查詢”、火車查詢、個稅計算器、汽車違章查詢、照片墻等功能，使財務報銷知識傳播創新在貼近企業工作的同時，貼近員工日常生活。

營造互動氛圍。在“報銷微助手”微信公眾平臺的財務報銷知識傳播創新中，人機互動主要是通過微信對話框向系統發送關鍵詞，由系統根據設置自動反饋相應的知識點；人人互動主要體現在“財務知識問答”中，我們目前設置了留言功能。當員工遇到問題時，向系統提問，由后臺人工審核，再顯示在問答板塊上，供其他員工分享解決經驗，并以此完成知識積累。

（五）提升鞏固

為進一步促使非財務專職員工使用好“報銷微助手”公眾微信平臺，財務部精心制作了財務報銷手冊。財務部根據《會計法》、《企業會計準則》、《企業財務通則》、《國網公司會計核算手冊》、《浙江省電力公司會計核算手冊》等財經法規和相關管理辦法，以及零散于其他各種大大小小文件的內容，進行分析、整理，最終將“你報銷，我引路”編制成冊。手冊共分為五個部分內容，分別為：網上報銷系統操作指南、費用報銷規范、網上報銷系統常見問題解答、發票取得與真偽查驗、國網浙江青田縣供電公司資金審批辦法。

三、應用情況

自財務報銷知識傳播創新成果運用以來，9至11月份累計357名公司員工加入報銷微助手微信平臺。據公眾平臺后臺數據分析顯示，該平臺日均回復咨詢數超100余條。公司報銷單據的正確性和及時性明顯提高，領導審批更加順暢，企業費用發生較為均衡，財務憑證更為規范。報銷憑證一次性合格率均在95%以上，財務專職人員人均月接受咨詢次數到20次以下，實現課題目標。在減少了咨詢成本、交通成本，減輕財務人員工作量的同時，財務人員可以騰出時間加強會計監督，為企業管理建言獻策，促進企業科學、穩健發展。

四、結語

“報銷微助手”具有一體化、綜合化、多樣化、完整化、權威化、形象化的功能特點，全面充分展示了員工在財務報銷等過程中所需要的財務知識，實現了落實依法治企、提高了財務工作質量的要求、有效推動了會計基礎工作管理創優活動的開展。在“人財物集約化”的當下，青田公司“報銷微助手”的理念可以在諸如安全管理及其他專業上得以更為廣泛的推廣前景及應用價值。