試析數(shù)字化趨勢(shì)下現(xiàn)代檔案管理體系的發(fā)展

楊士成

摘 要：隨著信息科技技術(shù)的日益發(fā)達(dá)，社會(huì)各行各業(yè)的工作水平也得到了相應(yīng)的提高。就檔案事業(yè)來說，由于信息化技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用，現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式成功轉(zhuǎn)型，成為了數(shù)字化、信息化檔案管理。在這樣的前提背景下，現(xiàn)代檔案管理能否隨時(shí)間一起走得更遠(yuǎn)，發(fā)展得更好便成為了我們目前所要探究的主要問題。針對(duì)現(xiàn)代化檔案管理體系的發(fā)展情況，本文站在客觀角度，對(duì)數(shù)字管理平臺(tái)下的現(xiàn)代檔案管理體系的發(fā)展趨勢(shì)作了論述，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字管理平臺(tái)；現(xiàn)代檔案管理；管理體系；發(fā)展趨勢(shì)；探析

隨著互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的愈發(fā)成熟，數(shù)字檔案管理事業(yè)的發(fā)展也變得愈發(fā)快速。基于數(shù)字管理平臺(tái)下的現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)形成了一個(gè)完整的管理體系，并不斷沖擊著我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式，以期全面取代紙質(zhì)檔案管理方式。事實(shí)上，盡管在現(xiàn)階段，數(shù)字化檔案管理并沒有完全代替紙質(zhì)檔案管理，但其在發(fā)展中已經(jīng)快速占據(jù)了檔案管理市場(chǎng)，逐漸形成了一個(gè)以數(shù)字化檔案管理為主，紙質(zhì)化檔案管理為輔的現(xiàn)代化檔案管理局勢(shì)。下面對(duì)數(shù)字管理平臺(tái)下現(xiàn)代檔案管理體系的特點(diǎn)，以及未來發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析。

1 現(xiàn)代檔案管理體系的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

所謂現(xiàn)代檔案管理體系，主要是指在檔案管理過程中總結(jié)歸納得出的，包括檔案資料收集、鑒別、管理、查閱等一系列工作在內(nèi)的信息化處理方式。與傳統(tǒng)檔案管理的唯一區(qū)別在于，現(xiàn)代檔案管理引入了信息化技術(shù)，可以將紙質(zhì)文件以電子文檔等數(shù)據(jù)化形式保存起來，并通過相關(guān)的機(jī)器設(shè)備來對(duì)其進(jìn)行管理和使用，實(shí)現(xiàn)資源的共享。現(xiàn)代檔案管理需要建立一個(gè)數(shù)字化平臺(tái)，利用該平臺(tái)來開展檔案管理服務(wù)，可為檔案使用者獲取有效信息提供幫助與方便，并在一定程度上提高檔案信息的利用率。

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，現(xiàn)代檔案管理體系更具優(yōu)勢(shì)。比如：傳統(tǒng)檔案管理由于多采用紙質(zhì)管理方式來保存檔案，而紙質(zhì)檔案又很容易被磨損和蟲蛀，所以理論上來說，紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間并不會(huì)過長(zhǎng)。另外，紙質(zhì)檔案保存還會(huì)占據(jù)大量的用地空間，不利于人們對(duì)檔案信息的檢索，所以傳統(tǒng)檔案管理方式的效果并不算佳。而現(xiàn)代檔案管理則可有效克服這些困難。在數(shù)字管理平臺(tái)下，信息化技術(shù)的應(yīng)用不僅可以長(zhǎng)久、有效的保存好檔案資料，還能徹底解決檔案的儲(chǔ)存難題，減少檔案管理過程中的紕漏，提高檔案管理質(zhì)量。

2 現(xiàn)代檔案管理體系的完善措施分析

需要清楚的是，盡管我國(guó)檔案管理已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但在個(gè)別企業(yè)或單位，部分辦公資料的管理仍然采用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，體現(xiàn)出了數(shù)字化檔案管理覆蓋不全的特點(diǎn)。除此之外，數(shù)字平臺(tái)內(nèi)部設(shè)施配置不全、現(xiàn)代檔案管理體系不完善等問題仍然影響著檔案管理事業(yè)的發(fā)展，所以在新世紀(jì)下，如果想要進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量，加快數(shù)字化檔案管理水平，就必須從平臺(tái)建設(shè)與體系完善兩個(gè)方面著手，切實(shí)做好現(xiàn)代檔案管理工作。

筆者認(rèn)為，要使現(xiàn)代檔案管理體系變得更加健全與完善，就必須從軟件的配置管理和軟件的優(yōu)化使用兩個(gè)方面下手，先確保軟件的配置全面，后確保軟件的功能完善、性能優(yōu)越。基于數(shù)字化平臺(tái)下的檔案管理，首要應(yīng)該解決的難題應(yīng)該是軟硬件的配置，保證這些相關(guān)的管理軟件能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)形式，成功入庫，將企業(yè)活動(dòng)中所形成的資料完整的保存下來；其次，數(shù)據(jù)入庫之后，要對(duì)入庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合管理，以方便日后檢索工作的開展。檔案管理體系是一套完整的檔案管理機(jī)制，是約束檔案管理行為的重要依據(jù)，只有完善了管理體系，檔案管理工作效率才能得到大幅度提高。

3 數(shù)字化管理平臺(tái)下現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

新世紀(jì)以后，檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了信息化與數(shù)字化。然而國(guó)內(nèi)各企業(yè)、各部門在利用信息化技術(shù)來管理檔案時(shí)，往往存在很多問題。在深究問題產(chǎn)生的原因之后，普遍認(rèn)為企事業(yè)單位在開展檔案信息化管理工作時(shí)必須要加強(qiáng)對(duì)管理設(shè)備、管理方法以及管理技術(shù)的重視，不斷引進(jìn)新的管理技術(shù)、更新管理設(shè)備、優(yōu)化管理體制，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的長(zhǎng)足發(fā)展。下面筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)數(shù)字化平臺(tái)下的現(xiàn)代檔案管理體系的發(fā)展趨勢(shì)作相關(guān)遐想：

3.1 檔案管理手段將繼續(xù)創(chuàng)新，不斷深化

在數(shù)字化、信息化的大趨勢(shì)的推動(dòng)下，檔案管理工作勢(shì)必受到重要影響，傳統(tǒng)檔案管理手段將逐漸被業(yè)界摒棄，取而代之的是全程數(shù)字化管理模式，無論是從檔案管理理念到檔案管理辦法，都將隨著信息時(shí)代的發(fā)展，步步緊追，在這一探索的過程中，不斷進(jìn)行深化、改革和創(chuàng)新，從而適應(yīng)新的信息環(huán)境。未來的發(fā)展趨勢(shì)要求檔案管理工作更為簡(jiǎn)便、快捷，確保工作效率和質(zhì)量，因此在檔案編制、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研、等諸多管理環(huán)節(jié)上都將優(yōu)化改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)整合、檢索、統(tǒng)計(jì)確保多項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)間的無縫鏈接，實(shí)現(xiàn)云端推送服務(wù)和覆蓋更為廣泛的網(wǎng)絡(luò)資源共享，這一系列變革，都將檔案管理帶上一個(gè)新的發(fā)展方向。

3.2 檔案管理辦法將不斷推陳出新

隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，數(shù)字信息概念的普及，檔案界的學(xué)術(shù)研究也將出現(xiàn)新理論、新思路，加之檔案管理軟件的研發(fā)層出不窮，檔案管理辦法勢(shì)必打破傳統(tǒng)一枝獨(dú)秀的局面，呈現(xiàn)百花齊放的態(tài)勢(shì)，這種現(xiàn)象有助于業(yè)界人士展開深入的討論，并通過理論聯(lián)系實(shí)際的方法對(duì)新產(chǎn)生的檔案管理辦法有更深入的了解，做到取其精華去其糟粕，使之成為經(jīng)得起實(shí)踐檢驗(yàn)、為檔案界所推崇的新型管理辦法。這種良好的局面將不斷循環(huán)演變下去，預(yù)示著我國(guó)檔案管理水平走向成熟。

3.3 檔案管理制度將變得更加規(guī)范、完善

檔案管理體系的構(gòu)建，是一項(xiàng)融合了檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案設(shè)置、檔案管理制度確立等多項(xiàng)任務(wù)整合的系統(tǒng)性工作，在未來的發(fā)展過程中，要求檔案管理制度更為規(guī)范、完善，這也是檔案管理工作的核心。檔案管理制度的規(guī)范和完整，能夠?yàn)闄n案管理工作提供可靠的業(yè)務(wù)支撐，縱觀我國(guó)目前的檔案管理制度，尚存在一些問題，尤其是在數(shù)字管理平臺(tái)的籠罩下，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行更深層次的規(guī)范和調(diào)整，使其適應(yīng)數(shù)字信息的發(fā)展需求，特別是加強(qiáng)對(duì)電子文檔的保存、數(shù)據(jù)交換、技術(shù)鑒定、資源共享等眾多業(yè)務(wù)的規(guī)范，這些均是未來檔案管理制度發(fā)展過程中亟待解決的問題。

4 結(jié)束語

檔案管理事業(yè)走向數(shù)字化管理平臺(tái)，可以說是迎來了一個(gè)嶄新的局面，檔案管理體系發(fā)展的總體趨勢(shì)也將越來越適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要，總體呈現(xiàn)出一片大好局面，然而針對(duì)檔案管理體系的建設(shè)仍任重道遠(yuǎn)，始終不可懈怠，這要求每一位檔案管理工作者肩負(fù)起時(shí)代交付的重任，把握每一次機(jī)遇與挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，力圖將我國(guó)的檔案管理事業(yè)推上更高層次的發(fā)展平臺(tái)。

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