學校檔案工作的規范化、標準化管理探討

張欣

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展，我國的教育事業也隨之在穩定發展中。在這樣高速發展的教育背景下，我國大部分學校也在飛速發展。由此可見，相關工作人員對學校的檔案工作進行管理時運用傳統管理模式已經跟不上學校的發展了，并且傳統管理模式嚴重阻礙了學校檔案工作管理現代化的發展，所以這些學校應該創新對檔案工作管理的方式，從而使這種新型模式做到規范化、標準化。

關鍵字：學校檔案工作；規范化；標準化；管理探討

眾所周知，我國的教育事業在不斷發展的過程中，各所學校也在穩步發展中。在這樣的社會背景下，學校檔案管理工作要做到與時俱進就必須要使其管理做到規范化以及標準化。因為學校檔案管理工作的標準化和規范化是促進學校檔案工作與時俱進、符合社會發展的必要前提和核心環節，并且我們都應該要明白，相關工作人員在進行管理學校檔案資料工作時不僅要注重外在的裝備設施的建設工作，更要重視檔案資料內在文本內容的處理工作。今天，我們就以為什么應該促進學校檔案工作規范化、標準化管理以及如何促進檔案管理工作規范化以及標準化做一個簡單的探討。

1 學校檔案工作規范化、標準化管理的現實意義

在教育事業不斷發展的背景下，各所學校的檔案工作的進展情況是這個學校的管理模式向外界呈現出來的一面鏡子，這面鏡子反映的就是這所學校整體教學水平處于一個什么階段。學校檔案資料管理工作的最終目標就是打破傳統檔案管理模式實現檔案管理現代化，而我們要完成這個理想目標的重要環節就是做好學校檔案工作規范化以及標準化的管理。根據教育部門對部分學校管理情況的調查報告顯示，目前我國部分學校管理人員并沒有重視起來對學校檔案進行規范化、標準化的管理，從而導致學校整體教學水平較低、教學效率也不高的情況，由此可見，學校負責人應該明白學校檔案工作規范化、標準化管理對促進學校自身發展具備重要的現實意義[1]。

2 學校檔案工作規范化、標準化的幾大特點

2.1 新型模式下的檔案管理儲藏量大并且查找方便

隨著我國社會經濟不斷發展，我國的信息技術也在飛速發展。所以，在多媒體計算機技術發達的社會背景下，新型模式（電子文檔方面）下的檔案管理比起以往傳統檔案管理模式（紙質文本方面）顯得更加方便快捷。當今社會下，學校各層工作人員都會選擇運用計算機進行工作，比如運用WPS表格、Word文檔、Excel表格等一些電子軟件對學校檔案資料進行錄入和儲藏。這樣做的根本目的是使學校檔案資料管理儲藏方便，并且我們都知道電子文檔的儲藏量是極其大的，平時教育管理人員在外出參與研討會時可以使用U盤對要使用的檔案資料進行拷貝，這樣做不僅攜帶起來特別方便，工作人員在進行檔案資料的查詢時也是特別容易的。這與傳統檔案管理模式使用紙質文檔手寫的方式相比而言明顯更加現代化，這樣對提高學校整體教學水平的發展也有至關重要的推動作用[2]。

2.2 新型模式下的檔案管理的成本較低

傳統管理模式下對檔案管理時不僅出現資料數據容易出錯的情況，而且特別耗費人力和學校財力。而新型管理模式下的檔案管理的成本則大大降低了，這主要是由于運用電子文檔對學校所有資料進行錄入以及保存或者是以后查找都是特別準確并且方便的，傳統檔案管理模式下需要幾個人進行對檔案資料的整理、核對以及收藏，新型檔案管理模式下一個人就可以做完這所有的部分并且做起來還顯得更輕松，這樣做不僅可以使學校成本降低，還可以讓檔案資料數據更具準確性。而且在傳統檔案管理模式下大量使用人力的情況下，不可避免地會出現部分人員偷懶或者粗心大意的現象，這樣的情況不僅浪費了學校的金錢還讓檔案資料數據沒有準確性，這就等同于竹籃打水一場空，所有的努力都白費了。而新型管理模式下的檔案管理明顯更加規范化、標準化，從而也能有效避免這一類問題的出現[3]。

2.3 新型模式下的檔案管理歸檔更科學

一所學校的檔案資料不論是從種類上還是保存時間上都是千變萬化的，由此可見，運用新型管理模式使檔案管理進行歸檔時規范化、標準化以及科學化是至關重要的。眾所周知，一所學校的檔案資料都是繁瑣無規律的并且還特別多，所以為了方便后期工作人員進行查找閱讀，前期相關工作人員在進行檔案資料歸檔時就應該科學并整齊地歸檔，新型管理模式下的檔案管理恰好可以滿足這點，這明顯是傳統檔案管理模式做不到的。

3 促進學校檔案工作規范化、標準化管理的措施

3.1 夯實檔案管理的基礎工作

雖然目前我國應該實行運用電子文檔對學校檔案進行管理工作，可是在檔案管理的最基礎工作時仍然需要使用紙質文檔進行分類。這就需要相關工作人員在進行基礎工作的時候仔細檢查，避免出現此項資料已經過期或者檔案文件不符合存儲規定的情況。眾所周知，任何事物的基礎部分是必須要做好的，基礎沒做好，后期一系列的工作都等于竹籃打水一場空。由此可見，為了促進學校檔案工作規范化、標準化管理，首先就要求相關工作人員應該夯實檔案資料管理的基礎分類工作[4]。

3.2 對檔案資料進行定期檢查

為了更好地促進學校檔案工作的規范化和標準化，相關工作人員對檔案資料進行定期的檢查也是一個至關重要的中間環節。這主要是因為通過教育部門調查人員的總結報告來看，現在學校的檔案管理資料在前期準備工作做得都還不錯，可是中期后期經常出現一些已經失去價值意義或者明顯不符合儲藏規定的文件，這種情況的出現顯然是有問題的。所以在學校管理人員展開檔案管理工作的時候，應該要重視起來對檔案資料進行定期檢查的工作，從現有的檔案資料中檢查出來的已經過期的或者是失去價值意義的文件就應該單獨分類出來，最終把這些文件集合起來進行統一銷毀。這樣做的最終目的是對學校檔案資料進行嚴謹的管理，使其更加規范化以及標準化[5]。

3.3 提高工作人員的綜合素質

眾所周知，學校中負責檔案管理的工作人員是管理工作中的主體部分，所以相關工作人員自身的綜合素質以及專業能力對檔案管理現代化也是起到至關重要的影響作用的。一所學校的資料都是其自身的價值意義所在，由此可見，這些資料中有一部分資料是需要嚴格保密地，這些絕密資料一旦泄露，對學校會造成一系列嚴重后果。可是，通過現在社會上的某些新聞報道可以看出，有些學校的工作人員在進行檔案資料的管理時，因為自身綜合素質較低，隨意把學校的絕密資料泄露出去，更有甚者沒有經受住不發法子的利益誘惑，從而濫用職權用學校檔案資料進行非法售賣。這類問題對促進學校檔案管理標準化、規范化是起到了特別大的阻礙作用的，所以學校高層人員為了避免這類問題的出現，應該加強對管理檔案資料的工作人員人員進行嚴格地審核考察從而提高管理工作人員自身的綜合素質。這樣做的根本目的是為了保障學校檔案工作現代化的發展不受外力影響。

4 結束語

綜上所述，現在目前我國大部分學校對檔案管理規范化、標準化都沒有重視起來，所以這些學校的整體教學水平普遍偏低，并且教學效率也不高。所以，在教育事業高速發展的社會背景下，各所學校應該重視起檔案管理這件事。學校負責人應該打破傳統檔案管理模式，創新檔案管理模式，使其規范化并且標準化，從而推動學校的發展并且可以有效提高學校的整體教學水平。

參考文獻

[1]陳慶.淺談學校檔案工作的規范化、標準化管理[J].揚州教育學院學報，2011，29（3）：89-91.

[2]張宏圖.淺談學校檔案工作的規范化標準化管理[J].辦公室業務，2016，（18）：149.

[3]黃潔.淺談中專學校檔案工作的規范化、標準化管理[J].辦公室業務，2016，（3）：122-122.

[4]杜娟.高校檔案工作規范化、標準化管理方案研究[J].城建檔案，2016，（5）：79-80.

[5]胡瀛瀅.咋能讓農業檔案工作實現標準化[J].吉林農業，2006，（7）：7.