關于建設項目的檔案行政許可的管理工作探討

鄭曉萌

摘 要：當前各級政府都設立有專門的檔案行政管理部門，進行著檔案管理工作，檔案行政許可項目也是檔案管理工作的一項內容，尤其是建設項目的檔案行政許可。在經濟發展的促進下，各類建設項目也日益豐富，為了提供更高效的服務，有的地方檔案行政管理部門在審批中心探索設立了專門的業務窗口，這樣不但有利于提高行政許可的效率，更有利于行政相對人的業務辦理。本文主要對建設項目中的重點建設項目的檔案行政許可的管理工作從規范性、時效性、完整性進行了探討，旨在通過本文的研究促進各地檔案行政管理部門不斷的進行工作改進、創新和提高。

關鍵詞：建筑項目；行政許可；檔案管理

檔案行政許可要依照《行政許可法》的規定進行，國家近年來在行政許可項目方面進行了大力度的改革，取消了一大批的行政許可，但是各地在建設項目尤其是重點建設項目的檔案行政許可方面都非常重視，甚至還與行政審批綜合考慮，提供了專項的建設項目檔案的驗收。以下筆者就重點建設項目的檔案行政許可管理工作進行詳細的分析。

1 建設項目檔案行政許可的法律規定

按照《行政許可法》的規定，省級地方政府可以設立行政許可，檔案行政管理部門對認為應當設立行政許可的應當向同級人民政府申報。有關建設項目的檔案行政許可在各地法規、規章中主要體現為重點建設項目檔案的專項驗收，目前各省、直轄市都在檔案管理的條例中對重點建設項目的檔案驗收進行了規定，例如河南、上海、遼寧等，條例中規定了建設項目檔案的驗收主體、認可文件等，可見建設項目檔案行政許可是檔案管理中十分重要的一項內容。

建設項目檔案行政許可的管理主要是為了解決實踐中一些重點建設項目檔案專項驗收不規范、檔案不齊備、不完整和不準確的問題。我們在實施建設項目檔案行政許可的管理工作中，要強化專項驗收，確保重點建設項目檔案行政管理的質量和水平。

2 重點建設項目的檔案行政許可實施過程與要求

（一）強化檔案行政許可的程序規范化

無論是在行政許可的法律規定中，還是檔案法的規定中，都明確了對檔案行政許可的程序性要求，因此作為檔案行政管理部門要嚴格按照程序進行規范化的處理，以下筆者將重點的程序進行簡要的分析。以重點建設項目的檔案行政許可來說，在程序上主要包括四項，筆者對其規范要求進行簡要的分析。

第一，申請與受理，這是重點建設項目檔案管理的第一項程序，要求由申請人按照規范要求整理相關檔案并進行電子存檔備份，然后向審批部門的檔案業務部門提交申請，并出示相關公司的證明文件和委托證明。受理部門進行查驗核對，并將有關證明文件復印存檔，提交系統后形成受理通知書交由申請人和檔案部門存檔。

第二，審查，在程序上審查需要由受理檔案行政許可的部門與建設項目相關主管部門一同對建設項目檔案進行審查驗收，在這項程序中需要聽取工程檔案的相關情況，并現場查看項目檔案的整理情況以及是否有備份等具體情況，對于存在問題的要提出意見并要求整改，對于審查中的情況還要做好記錄并存檔。

第三，決定審批，業務受理部門在完成建設項目檔案驗收后，要將最后的意見結果形成報告交由檔案管理部門負責人進行審批，審批同意后發送給申請單位，通過系統形成檔案行政許可審批表，填好各項信息后出具行政許可決定。

第四，送達，行政許可決定一般直接送達，但是需要注意的是還有送達回證，需要送達人與申請人共同簽字蓋章，完成送達后要將回證進行存檔。

（二）強化檔案行政許可的時效性

無論是在行政許可的法律規定中，還是檔案法的規定中，都明確了時效性的要求，因此在檔案行政許可中也要確保時效性，提高辦事效率。在重點建設項目的檔案行政許可管理工作中，要保證時效性，就要從過程進行強化，以下筆者從過程角度對確保時效性進行探討。

第一，申請與受理的時效性要求與處理，一般存在三種情況，對于符合申請內容與要求的必須要即時的進行受理并填寫相關的申請材料，出具受理通知書；對于申請人提出的申請事項不需要取得行政許可或者不屬于檔案管理部門的受理范圍 的，要及時、明確的告知申請人，同時也要出具不受理通知書；申請人提交的材料中存在錯誤的，如果可以現場改正應當允許其現場改正，對于材料不齊全或者材料形式不符合法定要求必須要進行補正的，應當出具補正通知書，并且將需要補正的材料告知申請人。

第二，審查階段的時效性要求與處理，對于受理的建設項目檔案行政許可，要對接收的各項材料進行及時的審查，由于一些建設項目具有較強的專業性或者涉及其他部門的管理，審查中有必要時要咨詢相關部門的意見。

第三，決定階段的時效性要求與處理，審查完成后要形成決定，按照時效性要求，從手里行政許可申請到決定作出之日，應當不超過一定的期限，現在一些地方規定的有二十日內、三十日內，各不相同，作為檔案行政管理部門一定要在規定的時間范圍內做出決定，或者準許或者不準許。如果有特別復雜的情況需要延期的，按照規定可以延期的，應當作出延期的通知并送達申請人知曉。

第四，送達階段的時效性要求與處理，在決定作出準許或者不準許的決定后都要及時的將決定結果送達給申請人，時間應當是在作出決定之日起的十日內。

（三）強化檔案行政許可的完整性

對于建設項目的檔案行政許可，實施許可的過程中會形成各種的文件資料，因此檔案部門一定要在過程中就進行規范化的整理，確保檔案行政許可的完整性。結合檔案法律法規和管理的要求，筆者認為確保檔案行政許可的完整性應當從以下幾個方面進行強化：

首先，要在實施檔案行政許可的過程中注意對相關資料文件的收集，這項工作實際上很簡單，對于建設項目而言申請檔案行政許可一般都明確要求申請材料目錄，只要按照材料目錄進行收集即可；其次，在材料的收集過程中尤其是要注意對行政審批負責人簽字蓋章的資料收集，這在檔案行政許可中起到著決定性的作用；再次，進行現場審查驗收過程中的材料收集，其中一些環節的驗收會有相關責任人的簽字和驗收記錄，這部分材料也是建設項目檔案必備的，尤其是共同簽字的表格單據；最后，行政許可審批部門的內部決議文件以及集體討論形成的材料也要進行收集。

其次，檔案收集全面后要進行整理，材料的整理要按照一定的順序，或是邏輯順序、或是時間順序，整理過程中對于原件和復印件要求也要明確，最后整理成檔案案卷進行裝訂封存。

3 結語

在行政機關不斷的深化改革中，有的地方還專門設置了檔案行政許可審批窗口，專門受理有關建設項目的檔案。行政部門在提高政務的改革下，檔案行政許可部門在工作效率上不斷提高，在建設項目的檔案行政許可管理中也是更加規范，本文在相關立法規定的基礎上，對重點建設項目檔案行政許可的管理規范性、時效性、完整性進行了分析，希望本文的探討能夠為相關工作提供理論上的借鑒。

參考文獻

[1]李興利.檔案行政許可的思考[J].檔案管理，2006（3）：：4-50.

[2]李永瑞.地方檔案行政許可事項的設定和實施[J].中國檔案，2005（3）：27-28

[3]譚一音.縣級以上重點建設項目檔案行政許可的規范化管理[J].浙江檔案，2013（9）：58-59.