加強(qiáng)供水用戶檔案管理工作的探討

山巖

摘 要：對(duì)供水業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種有價(jià)值資料進(jìn)行歸檔，從而形成供水用戶檔案，供水用戶檔案與千家萬(wàn)戶的生活息息相關(guān)，因此需要加強(qiáng)對(duì)供水用戶檔案的管理，有效的提高供水用戶檔案管理水平，更好的維護(hù)好供水企業(yè)與用戶雙方之間的合法權(quán)益，更好的服務(wù)于城市供水事業(yè)的健康發(fā)展。文中從供水企業(yè)用戶檔案特點(diǎn)入手，分析了供水用戶檔案管理中存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)供水用戶檔案管理工作的措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：供水企業(yè)；用戶檔案；特點(diǎn)；問(wèn)題；措施

隨著當(dāng)前城市發(fā)展進(jìn)程的加快，人們對(duì)供水行業(yè)的服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求。供水企業(yè)為了能夠更好的為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，則需要加強(qiáng)對(duì)供水用戶檔案的管理，充分的利用供水用戶檔案來(lái)對(duì)市場(chǎng)需求變化進(jìn)行分析，更好的維護(hù)好供水企業(yè)與用戶的合法權(quán)益。而且供水用戶檔案還能夠?yàn)楣┧髽I(yè)管理決策提供重要的信息支持，為供水事業(yè)的發(fā)展提供可靠的依據(jù)。

1 供水企業(yè)用戶檔案的特點(diǎn)

供水企業(yè)用戶檔案多是在供水業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，能夠真實(shí)的反映出供用水雙方的需求、維修和變更等情況，并以文字、聲像及表格等形式直行保存的文件材料。其內(nèi)容包括開(kāi)戶申請(qǐng)、審批單、施工驗(yàn)收單、供水合同、管線等情況。通過(guò)對(duì)供水企業(yè)用戶檔案進(jìn)行分析，不僅能夠更好的了解供水市場(chǎng)的發(fā)展變化情況，而且還能夠?yàn)楣┧髽I(yè)提供決策依據(jù)。同時(shí)供水用戶檔案還為用戶提供查詢服務(wù)，使用戶能夠更好的維護(hù)好自身的合法權(quán)益。一直以來(lái)供水企業(yè)檔案管理多采用手工管理模式，但隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，供水企業(yè)用戶檔案數(shù)量劇增，這對(duì)檔案的管理和檢索都帶來(lái)了較大的難度，因此需要加快供水企業(yè)用戶檔案信息化建設(shè)，從而為供水企業(yè)用戶檔案管理水平的提升起到積極的促進(jìn)作用。

2 供水用戶檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員嚴(yán)重不足

隨著供水企業(yè)的快速發(fā)展，當(dāng)前供水企業(yè)對(duì)于用戶檔案管理工作也提出了更高的要求，不僅要求一戶一檔，而且需要對(duì)用戶檔案資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。這也在一定程度上增加了檔案管理工作量。但當(dāng)前部分基層部門還沒(méi)有專職的檔案管理人員，往往在當(dāng)前需要重要對(duì)用戶檔案資料整理工作要借調(diào)人員來(lái)開(kāi)展，這就使用戶檔案資料的整理工作進(jìn)度嚴(yán)重滯后，不僅影響了基層部門正常業(yè)務(wù)的開(kāi)展，而且對(duì)檔案質(zhì)量也帶來(lái)了較大的影響。

（二）用戶檔案測(cè)繪資源不足，用戶信息不準(zhǔn)

在對(duì)供水用戶檔案管理工作中，GIS管網(wǎng)地理信息系統(tǒng)建設(shè)作為必備條件，因此需要測(cè)繪人員來(lái)完成大量的測(cè)繪工作，以確保供水管網(wǎng)數(shù)據(jù)的完整性。但在實(shí)際工作中，則于測(cè)繪工作量較大，在實(shí)際操作過(guò)程中人員、設(shè)備缺乏，從而導(dǎo)致用戶檔案GIS測(cè)繪資源不足，這對(duì)用戶檔案的完整性帶來(lái)了較大的影響，而且用戶檔案信息準(zhǔn)確性欠缺。

（三）用戶檔案管理跟不上現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏

在信息時(shí)代，當(dāng)前供水企業(yè)也加快了信息化建設(shè)進(jìn)程，企業(yè)內(nèi)部各個(gè)系統(tǒng)的單項(xiàng)軟件不斷涌現(xiàn)出來(lái)，實(shí)現(xiàn)基本實(shí)現(xiàn)了管理信息化。但對(duì)于企業(yè)用戶檔案管理工作的軟件不完善而且缺乏配套性。部分基層部門還采用傳統(tǒng)的表格形式來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入，并對(duì)用戶檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，將紙質(zhì)用戶檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理然后再輸入電腦，不僅工作效率較低，而且沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息的有效整合。盡管在工作中積累了大量的數(shù)據(jù)，但信息的處理和使用還局限在一個(gè)小范圍內(nèi)，各個(gè)子系統(tǒng)之間各自為政現(xiàn)象十分普遍，信息沒(méi)有實(shí)現(xiàn)共享，這對(duì)于用戶檔案信息的有效利用帶來(lái)了較大的影響。

3 加強(qiáng)供水企業(yè)用戶檔案管理工作的措施分析

（一）配備專職檔案人員

供水企業(yè)用戶檔案作為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此需要對(duì)用戶檔案管理工作給予充分的重視，并將其納入年度責(zé)任目標(biāo)考核工作中來(lái)。各基層部門在用戶檔案管理工作中，要配備專職的檔案管理人員，并定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠及時(shí)對(duì)自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，提高檔案管理人員的理論水平和實(shí)際操作技能，能夠熟悉操作和運(yùn)用各種軟件，利用各種軟件來(lái)做好用戶檔案的收集、整理、編目和歸檔等工作。在提高檔案管理人員專業(yè)理論知識(shí)的同時(shí)還，還要重視檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)提升，使其具有高度的責(zé)任感，在實(shí)際工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，從而努力提高用戶檔案管理水平。

（二）加快對(duì)GIS 系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行完善

城區(qū)管網(wǎng)的延伸，老舊供水管道GIS信息系統(tǒng)及時(shí)更新是當(dāng)前重要工作之一，GIS管網(wǎng)地理信息系統(tǒng)是管網(wǎng)通過(guò)實(shí)地測(cè)量、采集管網(wǎng)數(shù)據(jù)繪制而成，GIS系統(tǒng)里包含了管網(wǎng)點(diǎn)測(cè)量、分支點(diǎn)、轉(zhuǎn)折點(diǎn)、變材點(diǎn)、變徑點(diǎn)等，位置有坐標(biāo)或拴點(diǎn)方式、埋深及對(duì)應(yīng)性數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中標(biāo)明對(duì)應(yīng)點(diǎn)位等都是管道最終狀況的數(shù)據(jù)。由于水表的測(cè)繪工作，GIS測(cè)繪缺人、缺設(shè)備等實(shí)際情況，我們一方面借助城建檔案館的地下管網(wǎng)信息系統(tǒng)；另一方面在管道檔案的收集方面提出要求，我們要求管道設(shè)計(jì)單位和施工單位，在管網(wǎng)管道工程竣工結(jié)束后，給檔案部門移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)，再移交一套電子管道檔案，明確管道工程竣工驗(yàn)收流程，使GIS管網(wǎng)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完善。

（三）構(gòu)建用戶檔案信息化平臺(tái)，加快資源整合

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)期，企業(yè)需要構(gòu)建管理信息系統(tǒng)，將各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)都納入到企業(yè)管理信息系統(tǒng)中來(lái)，成為該系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的無(wú)縫銜接，而且管理信息系統(tǒng)能夠自動(dòng)獲取到各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的信息和數(shù)據(jù)，構(gòu)建完善的企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在此基礎(chǔ)上，供水企業(yè)可以構(gòu)建用戶檔案信息化平臺(tái)，將用戶作水性質(zhì)、水費(fèi)收繳情況、用戶信息情況等信息集中于用戶檔案信息化平臺(tái)中，具體包括入戶報(bào)裝資料系統(tǒng)、營(yíng)業(yè)抄表收費(fèi)系統(tǒng)、表務(wù)工單管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)擴(kuò)展綜合系統(tǒng)等，將用戶從最初的戶表申請(qǐng)受理，直至最終拆表銷檔案處理這一期間的各個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)信息囊括其中，實(shí)現(xiàn)用戶檔案信息數(shù)字化，不僅為用戶檔案信息管理帶來(lái)更多的便利，而且能夠查閱到詳細(xì)的用戶檔案信息，用戶也能夠?qū)ψ约旱挠盟畔⒑透黝悜?yīng)急消息進(jìn)行掌握，有效的保護(hù)了用戶的合法權(quán)益，而且用戶檔案更加完整。

4 結(jié)束語(yǔ)

供水企業(yè)是城市公用事業(yè)，它們對(duì)象是全城廣大用戶，由于社會(huì)不斷發(fā)展，用戶越來(lái)越多，業(yè)務(wù)量也就劇增，過(guò)去采用人工方式來(lái)對(duì)用戶檔案進(jìn)行管理已越來(lái)越無(wú)法與時(shí)代發(fā)展要求相符，而且檔案管理工作效率不高，容易出差錯(cuò)。供水用戶檔案是民生檔案的一部分，是對(duì)百姓開(kāi)戶飲用自來(lái)水的原始記錄，因此不僅要管好供水用戶檔案，而且還要利用好用戶檔案，因此需要加快推動(dòng)供水用戶檔案信息化和數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，形成清晰和完整的用戶信息，使用戶檔案能夠更好的服務(wù)供水事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳萍.淺談?dòng)?jì)算機(jī)在供水檔案中的應(yīng)用[J].城市建設(shè)理論研究，2012年9期.

[2]林靜琴.淺析供水管網(wǎng)檔案的信息化管理[J].商品與質(zhì)量·理論研究， 2010年8期.

[3]唐泉.供水企業(yè)用戶電子檔案系統(tǒng)的建立與應(yīng)用[J].檔案管理，2013年2期.