創新文書檔案管理工作的分析

侯志強

摘 要：對文書檔案管理工作而言，它是單位管理中重要的工作。在我國經濟不斷的發展下，越來越注重對文書檔案管理的創新，但在長期發展中，因為文書檔案管理工作受到影響，導致存在一定的問題，使文書檔案管理工作限制，不能快速的發展下去，因此，我們要及時對文書管理工作進行創新，讓它提供的檔案信息更加的準確、及時完整，能夠滿足各方面的需求。本文將針對創新文書檔案管理工作進行分析。

關鍵字：創新；文書檔案；管理工作

隨著經濟的高速發展，我國對文書檔案管理工作支持加大，文書檔案得到充分的記錄與整理。并且，文書檔案在檔案管理工作中占有重要的地位。在對文書檔案管理工作采取現代化的技術，使記錄的過程變得簡單、快捷、有效。創新文書檔案管理工作，提高它的管理水平，能夠及時準確系統完整地提供檔案信息，滿足各方面的需求，是文書檔案工作的重要需求。

1 文書檔案管理工作的概況

1.1 文書檔案管理工作的背景情況

在我國不斷的發展過程中，文書檔案管理工作是一項必不可少的工作內容，我國的文書檔案管理工作在不斷地進行著。傳統的文書管理工作是指建立一個相關的部門通過事件的發生從而記錄下來，進行封存。但是，這樣會存在一些弊端，導致一些文書檔案在保存過程中遭到破壞。因此，相關的管理部門需要加強管理工作，在檔案的分類管理上解決問題。文書檔案工作對于我國的發展有著重要的意義，盡管現在我國的文書檔案工作還存在著不足，但我們找到了解決的問題的辦法。希望在工作中能夠認真的落實優化方案，使文書檔案管理工作得到更好的發展。（1）

1.2 文書檔案管理工作的現狀

通過一些案例分析來了解現狀和問題

（1）滯后表現

在時代發展的步伐下，各種制度都在不斷創新，但在企業的管理制度方面，特別是對文書檔案管理的工作，卻不能得到及時的改進。而且文書檔案的管理忽視了他在工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當前發展的腳步。

（2）檢索效率不高

文書檔案檢索有手工檢索、計算機檢索，檔案進行歸類整理后，存在著處于放置狀態。并且，檔案的檢索方式大多屬于手工檢索。但是，在檔案的數量不斷的增加下，檢索的效率將會越來越慢。況且，計算機的檢索需要耗費大量的人力和物力，需要文書檔案管理人員技術上的支持，這樣會浪費大量的時間。

（3）管理人員的專業知識和技能有待提高

目前文書檔案管理工作得不到重視，導致在各個企業單位缺乏專業的技術人員。并且，許多工作人員缺乏相關的專業知識，并且沒有受過專業的培訓，所以對檔案的歸類整理和編碼放置等都不熟練，使工作效率和工作質量明顯降低。在當前信息化時代，檔案管理人員不但要有專業技能，而且需要熟練各種各樣的計算機應用。這樣，在檔案管理工作人員努力下，才會把文書檔案的管理工作做的更加完善。（2）

1.3 文書檔案管理工作的必要性

文書管理工作是記錄的內容是對我國發展研究的重要依據，我國的文書管理工作對我國發展具有重大意義。而它不僅是記錄對現階段我國所發生的事件，更是對將過去的文書檔案進行整理和分析，使過去檔案中所欠缺的部分得到補充，努力從檔案中找出缺少的部分，完善文書檔案的內容。在對我國的歷史記錄分析中，根據以往的案例發現它的不足之處，并尋找新的方式，避免相同或類似的錯誤再次發生。只有這樣才能有所收獲、有所進步，使我國在發展的道路上越走越遠。

2 我國文書檔案管理工作的優化方案

2.1 需要優化文書檔案管理制度

許多傳統的文書檔案管理制度存在問題，需要在下一階段有待提高。文書檔案的管理是以時間為分界線進行大量的檔案的管理存放工作，雖然這種方式易行，但是因為整理存放的文書檔案數量太多，使其太過于籠統化，在日后的查找中存在著巨大的困難。因此需要進行細致分類，然后根據事件的類型進一步的分類，使所有的文書檔案得到有序的存放。在管理人員管理制度中，規定所有人員的工作內容，沒有對所有的工作項目進行分配，這樣存在大量問題，導致有些工作項目中工作人員過多，造成資源的浪費。因此在對文書管理人員進行管理優化時，應該使每一項工作都要高效有序地進行，使每名文書檔案管理人員都做好分內的事情。 （3）

2.2 要有培養管理人員的學習能力

在新時代下，我們要對所有工作者有很高的要求，所以，文書檔案管理人員的學習能力也要加大提高。我們需要適應科學化對的管理要求，使大部分的事業單位和國企在新形勢下進行大力創新，分類管理主抓建設的大制度。現如今，要想更好的發展，就必須進行不斷的學習，這樣才能提高工作能力、對事物的分析能力。因此對于現在的文書檔案管理工作者，需要在工作的過程中不斷的學習新事物，對文書檔案要有相當的了解，這樣有助于工作的得以順利進行。對現代化的技術手段的學習要十分重視，使這些技術在日后的工作過程中得到合理的應用。

2.3 利用現代化技術進行管理工作

所謂的現代化技術最多的指對網絡的應用，網絡是近些年來發展十分迅速的一種新型的技術，它的應用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網絡應用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準化，減少了對人力的利用。網絡平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網絡的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進行。

3 文書檔案管理工作中的創新措施

3.1 對管理理念的創新

文書檔案管理理念的創新是工作的關鍵。文書檔案管理的工作人員需要及時的更新思想，跟隨時代的潮流，總結經驗與不足，學習新型的管理模式，以積極向上的學習姿態應對文書檔案管理工作進行創新。同時，在文書檔案管理的創新上，應該遵守以大局為重的原則，堅持以企業的利益為中心。而且文書檔案管理上還必須要有宣傳的意識，檔案管理工作并不是單個部門的工作，我們需要合理的對檔案管理進行宣傳，使更多的人參與到檔案管理的工作上去。（4）

3.2 對管理形式的創新

信息時代使文書檔案管理工作有了一定的挑戰。因此我們需要從文書檔案的管理手段上進行創新。要對文書檔案的信息化進行管理，并在此基礎上提升對文書檔案管理的安全性。因此，在輸入過程中，應采用更加先進的技術省去人工的輸入麻煩。建立檔案管理的系統，在創新的過程中，根據單位發展的實際需要，在原有的管理制度基礎上進行改革創新，使以前存在的不完善的地方能夠得到彌補。

3.3 完善文書與檔案工作的銜接

文書檔案的利用價值都來自于各個部門，文書檔案工作因為信息化加大，從而將面臨新的技術環境。因此，我們要積極主動的與各部門進行溝通和交流，了解各部門工作的內容和進展。還需要在日常整理檔案中發現它的不足之處，及時與各部門進行聯系。在建設遠程互動平臺及局域網方面的不斷推進下，也取得了不同程度的發展。所以，我們應該保證制度建設與現代社會發展需求的相適應性，提高制度創新的有效性。（5）

4 結論

綜上分析，文書檔案非常重要，我們不僅要促使管理方式到位，而且促進發展處理好各項工作辦事效率提高。文書檔案是企事業中重要的組成部分，具有很大的社會效益。因此提出文書檔案管理工作的創新是對管理工作的主要目標，我們需要不斷的發展完善檔案管理工作。使我國的文書檔案管理工作不斷的進行優化與改進，在整理過去已有的檔案記錄，使文書檔案更加完整細致，得到提高。

參考文獻

[1]黃靜虹，關于新時期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息，2013，1，101-120.

[2]李玲.文書檔案的現代化管理[J].山西檔案，2012，51-90

[3]李曉燕.淺析文書檔案管理工作的創新[D].文化產業， 2015

[4]韓宏.淺析文書檔案的現代化管理[J].機電兵船檔案，2010，4-51

[5]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新田.東北農業大學學報（社會科學版），2011，（03）.