數碼照片檔案管理的創新實踐探索

胡惠萍

摘 要：隨著信息時代的來臨，計算機和數碼相機等電子設備相繼普及。數碼相片的數量越來越多，應用范圍越來越廣。因此，如何將數碼相片的收集整理，以及歸檔保管，如何將傳統照片與數碼相片的檔案管理進行科學有機地結合，并且制定相關的管理制度將是今后的重點問題。

關鍵詞：數碼相片；檔案管理；探索

數碼相片檔案指的是機關、企業單位、團體以及其他的一些組織在進行公務處理的過程中形成的檔案，這些照片對于國家和社會有著一定的保存價值。近年來，隨著數碼相機日益普及，數碼照片的檔案數量逐年增多。在一定程度上加大了數碼相片的歸檔難度。

1 數碼照片的檔案特點

數碼相片的定義是利用掃描儀或者數碼相機等數碼產品所獲得的照片。是用數碼形式存儲于磁盤、光盤等中，需要依靠計算機系統進行查看和相關處理，可以在通信網絡上進行傳送，沒有底片。數碼相片與傳統照片相比，具有諸多優點。譬如，數碼相片的儲存時間久，而且不會退色和變形，保證了照片質量，而且應用范圍較廣。但是由于數碼產品的性質，同樣存在諸多不足，譬如說，對于計算機軟件以及硬件依賴性過強。另外數碼照片可以通過計算機進行增減，而且可以進行修改，因此數碼照片的易改性較強。數碼照片沒有一定的數據標準，這就導致了數據無法進行兼容和共享。數碼相片檔案信息可以和載體進行分離，沒有固定的地理位置，影響了今后對于照片真偽的分辨。

2 數碼照片檔案管理中的常見問題

數碼照片形成之后，需要攝影師以及相關的承辦部門及時將照片歸檔于檔案室。在進行歸檔處理時，需要數碼照片，紙質照片以及文字，而且彼此之間內容一定要相符。數碼相片的提交有許多種方式，可以通過通信軟件、通信網絡或者U盤提交。數碼照片要建造一個目錄數據，里面包括照片的題名、拍攝者姓名、拍攝時間、地點，照片所在文件夾等基礎信息。檔案室在收到照片進行歸檔時，要檢查數碼相片的有效性以及完整性。另外，對于照片的格式以及像素也有要求。照片的通用格式一般為JPEG、TIFF，拍攝的數碼照片像素也有一定的要求，應在三百萬像素以上。隨著科學技術的發展，照片的像素可以進行調節。對于一些十分重要的照片，歸檔者要逐一登記照片的軟硬件條件的版本、照片的格式以及數據類型，來保證照片的真實性。數碼照片的復制粘貼比較方便，而且十分簡單易操作。數碼照片的來源無法控制，因此，不同的人都可以將數碼照片導出到其他的計算機當中，而且不及時進行移交，這就導致數碼相片十分容易散失，因此，在手機方面復雜于傳統照片。因此，單位或者團體都需要擁有一個專門的照片負責人，對數碼照片采取靈活的方式進行收集整理，另外，單位需要建立相關的數碼照片歸檔管理制度等，便于各部門之間協調完成數碼照片歸檔工作。

3 數碼照片的整理方法及管理工作創新策略

3.1 數碼相片檔案的分類與編號整理

在進行編號以及分類整理之前，需要進行一定的篩選，對于那些重復的照片要進行剔除，對于那些沒有保存價值的照片要進行刪除。譬如說，反映同一場景的照片之中選擇效果最好的。歸檔的數碼相片每一張都需要有保管期限，利用保管期限來進行參照文本檔案的劃分。數碼照片在進行歸檔整理時，可以以年度為參考，以年度進行照片的分類整理，需要建立文件夾整理照片，文件夾中的照片需要按照時間來進行排序。對于聯系密切的照片可以劃分成小組排列在一起。只有將數碼照片進行合理、規范的整理，才能提升后期檔案調用的使用效率。

3.2 采用光盤刻錄、檔案信息共享的的方法進行照片歸檔

將屬于同一歸檔年度的照片整理到同一張光盤之中，或者多張光盤之中，并要給予標記。光盤刻錄要一式兩份，一張作為永久存封保存，一張負責查閱采用。另外，可以根據自身需要刻錄三張硬盤，在異地保存。光盤的保管期限要長于其中照片的保管期限。盡量從長處理。另外，還要構建數碼照片信息管理共享平臺，在刻錄光盤之后，要對其類型、載體進行統一編制，并將編制信息上傳到管理信息共享平臺中，不僅可以方便管理人員核查、管理，同時也提升了數碼照片檔案的利用效率。

3.3 利用信息技術將紙質照片與數碼照片相銜接

紙質照片與數碼照片的記錄數據要在同一個數據庫當中，建立一個完整的、協調統一的照片檔案數據庫，實現數碼照片檔案的統一管理，主要目的在于今后方便查找。另外，在進行實際的尋找利用過程中，可以對照片名稱直接進行搜索，從而瀏覽搜索結果即可。照片名字的編輯要盡量簡明，突出重點，通過照片名便可以知道照片中的地點地點、任務、時間以及照片拍攝背景等要素。紙質照片在進行整理歸檔的時候，可以采用總說明、分說明的方法來對照片的內容進行反應。隨著現代網絡信息技術的不斷提升，因此，數碼照片檔案管理工作也要順應時代的發展潮流。傳統的紙質檔案管理方式應不斷創新，其中較為明顯的特點便是數碼照片實體與信息互相分離。利用現代化的數碼照片檔案信息管理方式，將其以數字化的形式保存下來，并成為珍貴的電子數碼照片檔案。因此，這也需要檔案管理人員將自身的計算機技術、網絡技術等科技技術不斷提升，并緊隨時代的發展步伐加強自身的管理業務水平。

4 結語

對于數碼照片的收集整理是進行照片歸檔的重要環節之一，想要整理好照片檔案，這就需要具備一定的耐心與思維。隨著信息系統的建立，為數碼照片檔案的方法和利用環節拓展了一定的空間，要利用檔案的信息系統對照片檔案的數據庫進行建立，這很大程度上推動了檔案的管理工作的進行。數碼照片的存檔，也為今后保留了十分重要的影像資料，因此，至關重要，不可忽視。

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