大數據時代背景下的檔案管理探討

趙修金

摘 要：大數據時代背景下對檔案管理工作的創新發展提出了許多新的挑戰同時也帶來了檔案管理創新發展的機遇。現今，基于大數據時代背景下強化檔案管理工作水平的提高，要在充分的認識其挑戰存在的基礎上，能夠從其存在的優勢的基礎上，從人才培養、優化人才結構以及加強檔案數據安全性等方面促進檔案管理水平的提高。

關鍵詞：大數據；檔案管理；挑戰分析；優勢分析；對策分析

隨著社會主義市場經濟的發展，我國現今各單位和各部門在進行檔案管理的過程中有必要在基于現今市場化經濟發展和信息化社會發展的基礎上，能夠在基于時代背景存在的基礎上，對檔案管理的管理基礎進行分析，在有效的結合大數據時代背景下檔案管理工作的目標和要求的基礎上進行創新結合和管理。具體而言，現今大數據時代對檔案管理所提出的基本要求則是信息化檔案管理方式、智能化運作模式和現代化專業人才隊伍的構建是最為主要的。

1 大數據時代給檔案管理帶來的挑戰

1.1 傳統的檔案管理理念受到了挑戰

現今，大數據時代背景下最為明顯的挑戰則是給予了傳統的檔案管理形式和管理理念的沖擊和挑戰。一般而言， 傳統的檔案管理運作方式是檔案管理員在檔案資料分類管理的基礎上進行的，而后通過特殊的標記擁有后期的檔案查詢工總。但是當前大數據時代背景下，檔案管理工作的信息量在逐漸的增大，且存在很多交叉檔案信息，這樣在此情景下繼續延用傳統的檔案處理方法進行保存管理，不但不能保證檔案管理的效果，而且對于檔案保證的效率也是非常不利的。

1.2 檔案保存形式受到了挑戰

大數據時代背景下同樣給檔案保存形式提出了沖擊和挑戰。基于這一方面而言，現今檔案管理內部的檔案管理工作已經能夠通過文檔、圖片、音頻等信息化和智能化的方式對數據信息進行記錄和存儲的。而這種形式在現今部分仍然沿用的傳統檔案管理形式中，則是會產生一定程度的沖擊。所以，檔案管理檔案保存形式多樣化和信息化的實現是必要的，而且在新的檔案保存形式下能夠分門別類對這些信息進行整理，通過查詢目錄的信息化設置方便以后進行檔案查找。

1.3 檔案業務人員的素質有待提高

大數據時代給檔案管理形式和模式的創新給檔案管理人員的業務素質提出了更高的要求。給予這一方面而言，大數據時代模式和形式的使用是信息的多樣化和處理信息方式的復雜性，其對檔案管理人員業務素質的要求是非常高的。具體而言，檔案管理人員素質的提高一方面要求檔案管理人員要掌握多種技術，包括檔案資料分類、相關軟件的運用、數據的閱讀等。所以，對檔案管理人員進行高素質的培養是非常重要的。

2 大數據時代給檔案管理工作帶來的優勢

2.1 提高檔案管理效率

大數據時代背景下，除了給檔案管理工作帶來的挑戰外，其同樣給檔案管理工作帶來了很大的優勢。具體而言，檔案管理工作效率的提高首先要表現在能夠同時實現提高檔案管理效率和降低檔案管理成本。這一方面具體表現在大數據時代檔案管理效率的提高能夠通過計算機網絡化信息技術的使用快速處理大量數據，提高數據處理能力，這也是其管理效率的提高在檔案處理工作優勢的最為明顯的表現。檔案數據處理能力的提高能夠降低對時間成本和人力資源成本的消耗，明顯降低大檔案管理的運作成本。

2.2 提高檔案保存質量

大數據時代背景下，對于檔案管理效率的提高最為明顯優勢則是其能夠提高檔案保存的質量。具體而言，檔案保存質量的提高，首先體現在隨著檔案管理數量和管理規模的增加和提高，傳統的紙質檔案的管理模式和管理形式已進行不能保證檔案的真實性，如，在檔案管理的過程中保存檔案的地方出現意外災害現象，那么紙質檔案是非常難保存的。另外最為重要的則是紙質檔案在經過長時間保存后，非常容易出現紙質老化、字跡不清的現象。耳語這些傳統檔案管理的形式相比，大數據時代背景下檔案管理形式和模式的創新應用能夠通過電子檔案的保存形式，既能夠保證檔案管理的真實性，而且隨著數據的備份形式的出現，同樣也能夠保證避免意外出現而造成的數據丟失，同樣能夠保證數據的真實性。

3 大數據時代背景下檔案管理的對策分析

3.1 大力培養高端人才

大數據時代背景下，基于其給檔案管理存在的挑戰和優勢的基礎上，能夠促進檔案管理創新發展的最為關鍵的是與大數據時代背景相關的高端人才的存在。人才的存在對于檔案管理的創新發展起著決定性的作用。所以，這就需要檔案 管理內部人員要大力培養能夠運用大數據進行檔案管理的高端人才是非常必要的。一般而言，傳統的檔案管理模式和形式下，其所配備的人才在現今大數據時代背景下人才的專業知識和業務能力都是比較欠缺的。而基于信息化和智能化檔案管理方式的運用的基礎上，檔案管理人員雖然認識到現代化管理方式建設的必要性，僅僅的進行檔案管理設備和系統的引進和更新，而沒有強有力的高技術人才對大數據下的檔案管理系統進行運用和管理，這只會導致檔案管理工作出現形式化的發展，從而導致其管理低效率的實現，同樣也妨礙了正常的檔案管理工作的進行。所以，大數據時代背景下大力培養檔案管理的高端人才可以一方面通過政府與高校開辦跨學科的復合型專業的培養模式進行人才的創新培養。另一方面積極的引進市場化已經培養成型的檔案管理人才，以此再兩方面工作的基礎上通過利用高端人才為我國檔案管理人才適應新形式的發展做好人員管理工作。總體上而言，人才的管理培養工作的進行同時需要強有力的資金條件支撐，資金條件的支撐對于高端人才的系統、穩定的、有組織的培養起著關鍵性的作用。

3.2 優化檔案管理人才結構

現今我國檔案管理工作進行的過程中，其人員的構成即熱源結構基本上呈現出年齡結構和素質結構不均衡的現象。出現這一現象的原因，則是由于我國在長時間的檔案管理工作中管理領導內部對于檔案管理人員工作的投入處在較低的狀態上，無路是在政策、經濟還是技術等方面都存有欠缺，所以就導致年齡較小的、素質較高的人員從事檔案管理工作。而現今大數據時代下對人才的素質要求卻是非常高的。如果，高技術水平和高素質人才的參與，那么整個大數據時代背景下的信息化管理實現則是不可能實現的。因此，大數據時代下開展檔案管理工作的基礎性工作則是就是積極的優化檔案管理工作人員結構，積極改變檔案管理人員的年齡結構和人員素質構成結構。

3.3 大力加強檔案數據的安全性

大數據下時代背景下的檔案管理工作雖然給檔案管理工作帶來了很多優勢，尤其是在提高工作效率，降低工作成本方面優勢是非常突出的。但是，鑒于大數據時代背景下，檔案存在重要性的基礎上，但是不能否認的是大數據時代背景下信息化和智能化的檔案管理形式將會有可能造成檔案的數據信息丟失，給檔案數據管理形成極大的風險性。其風險的存在，電腦病毒、內存卡損壞等降低了檔案數據管理的安全性。因此，大數據時代背景下加強檔案管理工作的安全性是非常重要的。

4 小結

綜上所述，大數據時代背景下檔案管理工作的進行在不同程度上面臨著挑戰和優勢，但是在基于其帶來的提高效率、提高保存質量，降低成本的優勢基礎上，能夠從大量培養高端人才、優化檔案管理人才結構以及加強檔案數據安全性等方面整體上促進紀委檔案管理工作的信息化和智能化的發展。

參考文獻

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