試論新形勢下機關檔案管理的規范化建設

任勇

摘 要：在新的歷史時期機關單位的工作與檔案管理仍有著密切聯系，但是也對檔案管理工作提出了新的要求。文章首先闡述了檔案管理對于機關單位的意義以及機關單位檔案管理現狀，然后指出了目前機關單位在檔案管理方面存在的問題，最后指出了解決問題，實現檔案規范化的可行性建議。

關鍵詞：檔案管理；設備；規范化

1 機關檔案管理工作的意義與現狀

1.1 檔案管理工作的意義

檔案是指各機關團體或是企事業單位在履行職能、完成工作任務的過程中所產生的文件。除此以外還包括著名家族、家庭以及人物在其生活中與他人來往的信函以及日記等有歷史價值的記錄被保存下來，就形成了檔案。

檔案的在社會生活、經濟生活的各個方面都發揮著重要的作用，可以為宣傳教育工作提供生動的素材，為科研工作提供重要依據，也可以成為政治斗爭的武器，還是機關工作有序進行的工具，也是進行經濟建設必不可少的組成部分。除此以外檔案還起到參考與憑證的作用。因為檔案使人們從事社會實踐活動的真實記錄，因此它不僅記錄了人們在社會生活中的成功經驗，也真實的記錄下了挫折與失敗，對人們今后的活動具有極為重要的參考價值。檔案也是過去活動的記錄，他以文字的形式客觀存在，且具有法律方面的效用，因而可以作為憑證使用，發揮憑證的效用。做好檔案管理工作可以為決策者提供關于單位現階段發展狀況的資料，為制定下一步工作規劃提供依據。

1.2 檔案管理的現狀

各個機關的檔案資料是國家檔案資源中不可或缺的組成部分，因而國家頒布了關于檔案管理的法律《檔案法》和《檔案法實施辦法》以規范檔案管理工作。自從這兩項法律頒布實施以來，各機關單位的檔案管理工作水平與過去相比有了很大的提升。有的機關單位的檔案管理工作水平甚至達到了省級檔案的管理標準，這說明我國機關單位的檔案管理工作正向著規范化的方向邁進。

2 機關檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 管理人員的整體素質有待提高

高素質的管理人員是檔案管理規范化不可缺少的重要因素。想要做好檔案管理工作檔案管理人員除了要具備精深的專業技能以外，還要具備勇于開拓的精神以及先進的管理理念。目前一些機關單位的檔案管理人員的不僅不具備精深的專業技能，而且管理思想也極為落后，對于檔案管理的重要性沒有足夠的認識，缺乏對檔案管理方面的法律知識的了解與掌握。或是在工作中不能夠嚴格要求自己，不能按照歸檔管理范圍以及檔案保管時限的規定進行檔案管理，致使檔案管理工作呈現混亂狀態。

2.2 檔案管理的科學水平有待進一步提高

信息技術的發展推動了機關單位的信息化管理的深入發展，機關單位人們利用信息技術容量大、管理方便的特點建立了集文檔一體化與辦公信息化于一體的電子檔案。通過電腦就可完成檔案的復制、修改、保存與傳輸。這對傳統的檔案的管理模式與技術提出了嚴峻的挑戰。雖然電子檔案作為一項新技術來說具有很多優勢，但是由于其儲存載體的原因，很容易受到損壞而導致部分或全部檔案丟失，因而如何儲存電子檔案使其更加安全與穩定是當前檔案管理工作急需解決的問題之一。

2.3 硬件設備有待完善

在檔案管理方面有些機關單位還存在硬件設施不達標的情況，這主要表現在三個方面：一是存儲空間狹小，一些機關單位的檔案室存儲面積比較小，因而造成檔案管理的不規范。二是設備不完善，一些機關單位由于沒有對檔案管理工作給予足夠的重視，因而檔案柜的樣式并不統一，為實現檔案的規范化管理帶來困難。

三是一些機關單位對于檔案室的安全工作重視不夠，導致檔案室的安全管理出現漏洞，缺少應對火災或其他災害的設施，一旦發生安全問題，很難得到快速有效地控制。

3 促進檔案管理工作規范化、標準化的有效策略

3.1 利用信息技術提高檔案管理的規范化、標準化程度

過去檔案管理工作主要以人為主體進行檔案管理，信息技術的發展給檔案管理工作帶來了新的變化。計算機技術在檔案管理工作中的應用有效地提升了檔案資源的開發運用效率，在信息技術的帶動下，實現了對各級各類檔案信息的收集、加工與整理，然后將這些信息儲存起來，打破檔案管理的部門限制，強調了不同部門之間檔案管理的橫向合作，為實現不同部門之間的信息資源共享提供了一條便捷的道路。滿足了人們獲取大量信息的需求，使檔案管理真正做到與時俱進。

3.2 加強檔案管理軟硬件設施建設

檔案管理不規范的原因之一就是機關單位檔案管理的硬件設施不完備。因而要加大檔案管理的投入力度，配備足夠的檔案柜，給檔案管理提供充足的空間。除此以外在條件允許的情況下機關單位還可給檔案室配備防盜門窗、溫濕計、滅火器以及吸塵器等安全設施。加強檔案管理的規范化不緊要注重硬件設施的投入。同時也要關注軟件方面的建設，利用掃描儀等對歷年形成的紙質材料進行掃描，使之轉化為電子文檔，并存儲起來以符合檔案管理信息化的需求。為了便于檔案的管理與使用，可以由國家檔案局或者檔案局出面研制出一套科學完備的檔案管理軟件，并在檔案管理中統一使用該軟件，以促進檔案管理的規范化，提高檔案的利用效率。

3.3 加強檔案管理人員的專業素養建設

首先通過舉辦各種形式的培訓班對檔案管理人員進行專業知識技能培訓，除此以外還可以采取專業人員現場指導的方式或派人到其它單位學習的方式讓檔案管理人員從實踐中學習掌握科學的檔案管理方法。檔案管理理人員除了要具備相應的專業知識以外，還要具備計算機方面的知識，可以采用自學或者是培訓的方法使其掌握這項技能，以便適應工作需要。另外為了將優秀的檔案管理人員引入到檔案管理工作中，還要嚴把錄用與選拔關，優先錄用具有高水平檔案管理知識的年輕畢業生，將它們充實到檔案管理工作崗位上，關鍵的檔案管理工作崗位應選拔業務水平高、責任心強、思想素質好的人員擔任，且對于工作表現良好的人員采取以底層的物質獎勵以激發檔案管理人員的工作積極性。

4 結束語

檔案管理是機關單位工作中重要的組成部分，也是機關單位開展工作的依據，在新形勢下我們應緊跟時代的需要不斷更新檔案管理思想，根據工作的需要采用新方法對檔案實施科學化、規范化管理使其滿足機關單位工作的需要。

參考文獻

[1]周虹，王海濤，鄧佳欣.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].科協論壇（下半月），2016，（9）：180.

[2]馬艷，王海龍.新形勢下檔案管理工作的規范化研究[J].才智，2015，（30）：118.