對通榆縣檔案利用服務情況的研究分析

摘 要：通榆縣大力推進檔案便民服務體系建設，推出多項檔案利用創新便民服務舉措，逐步構建檔案利用遠程化、網絡化的服務格局。各類便民服務機制發揮效用凸顯，廣大市民充分享受到便捷、高效、優質的檔案公共服務，取得良好的社會效益。

關鍵詞：檔案利用；質量；研究

1 檔案利用情況分析

1.社區利用持續增長。目前，通榆縣六個社區事務受理服務中心都可以受理相關民生檔案的查閱利用，自這項服務機制推出以來，每年在社區完成民生檔案利用的人次都呈現大幅增長。隨著全縣社區事務受理服務中心標準化建設的深入推進，各社區在受理有關業務時，積極引導群眾就地查閱所需的檔案，實現一站式辦理，受到群眾的廣泛歡迎。繼續拓展社區利用檔案門類、擴充資源，通過培訓、回訪、在線服務等途徑不斷加強業務指導，持續加強宣傳，各社區民生檔案利用受理業務數量和質量逐年提高。

2.自助查檔深受歡迎。民生檔案自助服務終端開始在接待窗口、市民中心、房地產交易中心試運行，市民持本人身份證，在自助終端機上根據操作提示，兩三分鐘就可以完成身份信息驗證、調閱檔案以及簽章打印，拿到的檔案證明材料與在檔案館窗口查閱具有同樣的效力。這種全自助、便捷的檔案查閱設施一經推出就受到群眾和有關單位的歡迎，利用率較高，大大提高民生檔案查閱的效率，減輕窗口的接待壓力。

3.民生檔案利用仍是主體，竣工檔案利用持續增長。婚姻登記檔案、房產權證檔案、社員建房檔案、獨生子女檔案四類檔案的利用量占總利用量比重超過70%，民生檔案的利用仍是主體，但不同類別的檔案利用有增有減。其中，受房地產調控政策影響，房產權證檔案的利用人次、卷次同比下降近兩成；因越來越多的獨生子女父母到齡退休領取獨生子女補貼，以及二孩政策落地，獨生子女證檔案利用量近兩年來有所增加。全年竣工檔案的利用保持了近年來的增長態勢，占總利用量的6%，同比增長近兩成。

2 檔案利用服務質量分析

1.檔案數字化大大提高檔案接待利用效率。近年來，通榆縣不斷加大檔案數字化工作，使得數字化檔案的直接利用占比逐年提高，效果顯著。調閱實體檔案越來越少，在減少對檔案實體可能造成的損傷的同時，大大減少查檔者的等待時間、提高檔案接待利用的整體工作效率。

2.開辟多條檔案利用便民服務“綠色通道”。各項便民服務措施的靈活運用開辟多條檔案利用“綠色通道”，特別是在為有關村委會服務的過程中得到相關工作人員和村民的點贊。一是“就近取件”為易地搬遷地籍核查工作便捷快速提供建房檔案，通過民生檔案“就近取件”便民服務在村委會就地辦好檔案查閱的所有手續，省卻大量的來回奔波時間和精力，也使村委會地籍更新調查工作得以高效開展。二是“特事特辦”，根據需求梳理館藏檔案，分門別類做好各項利用準備，規范各村辦理查檔業務的手續和流程，為各村查閱檔案提供極大的便利。

3.多種現代化技術并用。通榆縣不斷加快推進檔案信息化建設，積極運用“互聯網+”思維，深入推進信息技術在檔案利用業務上的應用，推出網絡、微信、市民云APP預約查檔以及跨省網盤利用服務系統等，充分發揮檔案全文數字化的效益，促進現有線下各項服務機制與線上服務深度融合，不斷拓展、創新檔案利用信息化手段，發揮了“1+1>2”的作用，使檔案利用服務越來越便捷、高效、親民。

4.規范窗口管理亮點紛呈。全員素質提升，努力提升全員政治、業務素質，實行每月1次政治學習、業務學習，每季度進行1次專家講座。積極推選人員參加各種培訓班，實行全員考錄上崗證。開展窗口“輪值制”，解決窗口服務人員少的問題，推動了全體人員熟悉館藏、熟練操作檔案管理系統，提升服務中心、服務基層、服務民生能力。考核獎懲有創新，實行日常工作扣分制、重點工作打分制、創新創優工作加分制，嚴格考核獎懲，提升全員工作責任感和工作質效，提升通榆檔案的美譽度、知名度。打造“忠誠管檔、真誠服務”優秀服務品牌，在做好檔案工作的基礎上、積極參與縣委、縣政府中心工作，實行免費查檔、遠程查檔、即時查檔、數字化快捷查檔。全面服務多渠道，主動服務縣委縣政府中心工作，指導、推進全縣機關、部門和鎮（社區）檔案規范化、信息化，提升全縣檔案安全保密工作水平。

5.共享機制“讓信息多跑路、讓群眾少跑腿”。先后與公安局人口管理辦公室和衛生和計劃生育委員會建立民生服務信息共享機制，為市民辦理戶籍事項一次性計劃生育獎勵費申領、申請二孩等再生育事項或其他特殊需求的檔案查閱提供極大的便利。充分發揮檔案公共服務在現代政務服務體系中的基礎作用、不斷簡化行政相對人的辦事環節和手續，推出一系列便民服務機制，通過相關門類的檔案信息資源的共享，拓寬信息服務渠道，通過“技術+機制”手段，進一步簡化群眾辦事流程，減少辦事群眾來回奔波，為群眾節省寶貴的時間和精力，真正實現“讓信息多跑路、讓群眾少跑腿”。

6.檔案便民服務體系不斷完善、效用日漸凸顯。隨著檔案利用渠道的不斷豐富，服務機制的不斷完善，適應通榆特點、具有通榆特色的檔案利用便民服務體系逐步形成，整體效用日漸凸顯。典型的表現是，在檔案利用總量基本平穩的基礎上，各種不同途徑完成的檔案利用量有增有減。周六接待利用量的變化就是一個很好的例證。越來越多的查檔需求被社區利用、自助查檔、就近取件、網上預約等各種便利渠道所分流。民生檔案遠程利用服務接軌“互聯網+”時代，越來越豐富、越來越便捷的服務機制不斷完善檔案利用便民服務體系，實現服務能級的不斷提升。

作者簡介

王景文，男，吉林通榆人，大學本科學歷，檔案管理員，現從事縣級職業技術教育檔案管理與研究工作。