社會化改革下的高校后勤檔案管理探究

李菲

摘 要：檔案管理作為高校后勤工作中的重要環節，真實記錄著高校的發展歷程，凝聚著高校信息資源財富，是高校發展的前提與基礎。隨著高等教育事業的快速發展，后勤管理工作在社會化改革的背景下出現了極大的變化，這就需要做好相關的調整工作，規范后勤管理工作，積極落實責任，優化管理流程，為后勤工作質量的提高提供強有力的保障。本文就對社會化改革下的高校后勤檔案管理進行分析和探討。

關鍵詞：社會化改革；高校后勤；檔案管理

當前高校后勤社會化改革獲得了階段性的發展，逐步形成了全新的后勤服務保障體系，對高等教育事業的良性發展起著積極的推動作用[1]。在社會化改革的趨勢下，高校實施后勤檔案管理工作時，應該樹立檔案管理的意識，增強后勤服務質量和師生滿意度，提高后勤管理的水平與效率，這也是新時期高校后勤管理的重要發展方向。

1 高校后勤管理原則分析

高校后勤管理的原則主要表現在以下幾個方面：一是以人為本原則。高校后勤管理的關鍵就是以人為本的管理原則，其要求高校塑造管理理念和后勤文化時，創造理解人、關心人、尊重人、幫助人的機制和氛圍，鼓勵后勤人員自覺主動做好本職工作，高度注重人才資源的開發，做到合理使用人才、努力培養人才、善于發現人才，繼而形成強大的人才凝聚力。二是效益性原則。該原則指的是高校管理工作應該以正確的目標和思想為指導，對財力、物力、人力等資源進行合理利用，最大限度發揮出有限資源的作用，實現培養目標的高質量與高效率。高校后勤管理中遵循效益性原則時，必須要對時間、物、財、人等資源進行科學管理和綜合運用，為科研與教學提供周到優質的服務，積極調動師生工作和學習的主動性。三是目的性原則。高校的中心工作就是科研和教學，而為師生生活、科研、教學服務是后勤管理工作的宗旨，這就需要高校緊密圍繞這一宗旨進行管理工作，樹立全心全意為科研和教學服務的思想，明確教學規律中后勤工作的目的，從而更好地開展服務工作[2]。四是全局性原則。高校實施后勤管理工作時，必須要以工作特點、基本任務、發展目標為依據，科學處理局部與全局的關系。而全局性原則要求后勤管理人員從高校全局角度出發，對后勤管理對象進行把握，根據師生生活、科研、教學等方面的需求綜合考慮問題，將其作為后勤管理工作的起始點，而不能局限于孤立分析管理對象各個要素。同時后勤人員必須要胸懷大局，高瞻遠矚，明確高校管理與后勤管理之間的關系，保證后勤管理工作的有序開展。

2 社會化改革下的高校后勤檔案管理路徑

2.1 加強制度建設

在社會化改革背景下，高校實施后勤檔案管理工作時，應該形成完整系統的管理制度，使各個環節有據可依、有章可循，進而確保檔案的真實性與完整性，以免檔案交接過程中出現缺失和遺漏等問題。對于高校后勤隊伍而言，其流動性相對較大，在實際工作中會影響檔案的如實記錄，時常出現前任后勤人員離開工作崗位時沒有完成任內檔案填寫等工作，而接任后勤人員不予填寫或隨意填寫檔案，不利于提高檔案的完整性和真實性[3]。因此高校在加強后勤檔案管理工作時，必須要做好相關的制度建設工作，在制度中具體落實所有工作，嚴格依照制度要求實時檔案的收集、形成、歸檔、交接等一系列工作，使檔案管理工作在相對穩定的外部環境中順利實施。

2.2 做好培訓工作

對于檔案管理工作而言，其不只是包括保管，也涉及完善、整理、搜集等一系列工作，這就對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。因此高校后勤管理部門必須要高度重視檔案管理人員的再培訓，定期組織職業再培訓活動，進一步提高管理人員的專業技能和職業素養。通常后勤部門是保證高校正常運轉的基本單位，涵蓋十分廣泛的內容，如教學硬件設施、汽車、維修、水電、餐飲、物資配送、基建等，導致后勤檔案管理工作相對復雜，要求檔案管理人員擁有較高的綜合素質。例如：檔案管理人員管理基建檔案時，由于基建檔案與物資配送、硬件設施、水電等其他工作存在緊密的聯系，因此人員應該具備基本的建筑常識和較強的實踐能力，科學利用所管理的檔案來更好地支持后勤服務工作。另外，高校可以有組織性與計劃性開展相關的進修與培訓活動，加大在職人員的培訓與教育力度，使其業務水平和信息處理能力有所提高，知識結構得以更新，能夠準確辨別檔案信息的有效性和無效性，增強主動開發利用檔案資源的意識，以此滿足社會化改革的發展要求。

2.3 加大宣傳力度

檔案真實記錄和總結了高校的發展歷程，其中涉及社會實踐、技術研發、學術研究等諸多方面的記錄，集中著社會發展的知識沉淀。但是在以往的高校檔案管理工作中，部分檔案管理人員缺乏較強的管理意識，不能全面了解《檔案法》，這些都在很大程度上威脅到檔案資料的安全[4]。隨著社會化改革的不斷深入，高校檔案工作變得更加完善和開放，檔案管理工作必須要向全社會和高校負責，這就需要高校檔案管理人員積極增強自身的認知程度，高度重視檔案管理工作。同時高校在日常后勤管理工作中，應該向教職工普及《檔案法》，加大檔案管理知識的宣傳教育工作，鼓勵后勤檔案管理人員做到懂法知法，更好地完善檔案管理工作。

2.4 增強管理意識，優化管理方式

高校要想順利實施后勤檔案管理工作，必須要增強檔案管理人員的管理與服務意識，尤其是工作意識與責任認知意識，使其充分意識到檔案管理工作的重要作用，明確自身的職責，提高主動管理服務的意識。當然高校也可以采用多樣化的手段來縮短檔案信息的查閱時間，提高管理工作的質量與效率，提供全面優質的服務，從而推動高校檔案管理工作的發展[5]。另外，高校后勤檔案管理工作必須要做到與時俱進，對服務管理進行完善，適當創新管理思路，選擇不同的方式管理檔案，如借助計算機技術來創新服務、強化工作人員的服務思路、提高人員對管理的認知、選用先進的管理方式等。同時高校可以積極借鑒國外的管理方式，創設良好的檔案管理氛圍，完善檔案管理工作中的服務管理制度，推動檔案管理工作的良好發展。

3 結束語

在社會化改革的趨勢下，由于檔案的完整性直接關系到高校未來的發展，是高校開拓未來、繼承歷史的關鍵性工作，因此加強高校后勤檔案管理至關重要。在實際的工作中，高校應該從自身的實際情況出發，加強制度建設，做好培訓工作，加大宣傳力度，增強管理意識，優化管理方式，從而營造可靠的制度化環境，使檔案管理工作有制可依、有章可循，確保各項工作的有序開展，實現高校的可持續發展。

參考文獻

[1]陳華.社會化改革下的高校后勤檔案管理探討[J].辦公室業務，2016，03：85.

[2]宋櫻.“后社會化”階段高校后勤財務管理體制的改革探究[J].中國市場，2016，21：140+143.

[3]劉宏.社會化改革下的高校后勤管理分析[J].中國管理信息化，2016，10：89.

[4]林禮琴.社會化改革下的高校后勤管理研究[J].經濟師，2013，09：140-141.

[5]郭春雷.高校后勤管理運行體制模式改革探究[J].吉林廣播電視大學學報，2015，10：27-28.