怎樣創新文山市公共資源交易中心檔案管理工作

周賢云

摘 要：創新公共資源交易中心檔案管理，是有效提升公共資源交易中心檔案管理水平，使其更好服務單位和部門的一項服務性工作。本文結合在云南省文山市從事公共資源交易中心檔案管理工作的經驗，簡單談談怎樣創新文山市公共資源交易中心檔案管理工作這一問題，目的是為以后公共資源交易中心檔案管理工作提供參考和借鑒。

關鍵詞：創新；文山市；公共資源交易中心；檔案管理；健全制度

文山市公共資源交易中心是云南省文山州所轄的一個縣級市公共資源交易中心，成立于2012年，是為監管文山市公共資源交易活動并為之提供咨詢及服務的機構，是文山市公共資源統一進場交易的服務平臺。交易的活動主要有工程建設招投標、土地和礦業權交易、國有產權交易、政府采購、藥品和醫療用品采購、各類拍賣等。

在交易過程中，會產生很多公共資源檔案資料。這些檔案資料要保證完整和安全，必須不斷提高公共資源檔案管理水平。文山市公共資源交易中心一直以來都把檔案資料管理作為一項重要工作抓緊抓好，并采取多項措施保障檔案資料的完整和安全。下面，筆者結合在云南省文山市公共資源交易中心從事多年的檔案管理工作經驗，略談怎樣創新文山市公共資源交易中心檔案管理工作這一問題。

1 加強檔案管理知識學習

筆者從事文山市公共資源交易中心檔案管理已多年，對檔案管理知識有了一定的了解。但是，從事公共資源交易中心檔案管理工作，所涉及的法律法規及相關知識很多。因此，在實際工作中，還要不斷加強學習，努力學習檔案法律法規和相關知識，即學習《中華人民共和國招標投標法實施條例》、《中華人民共和國招標投標法》、《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》、《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等。學好這些法律法規和相關知識，對檔案管理員，具有十分重要的意義。檔案管理員可將學到的知識，運用到檔案管理工作中。

2 加強檔案管理收集整理

筆者在文山市公共資源交易中心檔案管理工作中，積極主動收集各種檔案資料。學會按照公共資源交易檔案管理的要求，采取定期和不定期相結合的方式，及時將檔案資料收集、整理，并按標準要求對收集的檔案資料進行嚴格審核，確保資料的真實、準確、完整。同時，對所有公共資源交易中心收集來的檔案進行標準整理、編號，并在計算機上建立檔案名冊、目錄，依次將公共資源交易中心檔案資料歸類、裝訂、入檔、裝盒，最后形成完整的案卷，并清楚標示順序號，以便查找查閱。如文山市公共資源交易中心交易類檔案的文件資料，筆者就收集好核準、審批、審定以及公共資源交易過程中產生的檔案文件資料，做到一式兩份，項目備案核準單位以及項目建設單位保存原件，檔案立檔單位（即文山市公共資源交易中心）保存其復印件。現在，隨著信息化技術的提高，筆者對檔案也采用了影印，在保存紙質檔案的同時，創新用信息化手段來保存。這樣，既方便保存、保管，又方便查閱、使用。

3 明確檔案管理工作人員

文山市公共資源交易中心檔案管理，只設筆者一人。筆者在中心的主要工作任務，就是檔案管理。同時，筆者在其他部門工作繁忙、人手不足的時候，也常被中心抽去幫助其他相關部門的工作。筆者掌管著整個公共資源交易中心的各種檔案。一直以來，中心對檔案管理非常重視，專門單獨設置了檔案室，配備了檔案室相關的基礎設備。筆者在檔案管理中，學會了根據公共資源交易項目的具體情況來確定相關檔案資料的歸檔范圍，明確了作為一個檔案管理員應具備的素質和水平，并不斷學習現代化信息技術手段，逐步建立起相關的檔案管理網絡。同時，筆者也在不斷提高檔案管理意識以及檔案管理業務能力，并積極參加相關的檔案管理人員業務培訓，懂得遵嚴格守檔案管理工作的相關法律以及法規。

4 明確檔案保管期限密級

文山市公共資源交易中心檔案管理，是符合檔案保管期限的相關規定的。如工程招標檔案，分永久、長期和短期三種。永久檔案是一直保留的檔案，長期檔案保管期限不低于項目設計的使用年限，短期檔案保管年限在15年以下。又如資產資源交易類檔案的保管期限，要保存至合同期滿為止。再如一次性所有權出讓以及轉讓的項目，檔案的保管期限為永久。另外，資產資源評估機構以及拍賣機構的檔案保存期限，從自評估報告以及成交確認書簽發之日起不少于10年保管期限。招標代理機構檔案保管期限自中標通知書發出之日起不少于5年等。文山市公共資源交易中心檔案管理密級，根據國家檔案法相關規定，分絕密、機密和密碼三種。絕密檔案僅限于最主要領導知道，機密檔案可以到一般領導知道，密碼檔案只是知道密碼的人知道。明確檔案管理保管期限密級，可為公共資源交易中心工作查閱、科學利用提供依據，保障公共資源交易中心工作更加公正、規范、高效、誠信。

5 健全檔案管理工作制度

“沒有規矩不成方圓”，公共資源交易中心交易的項目檔案管理必須要有工作制度來約束和指導，才能保障中心交易項目檔案管理工作的順利開展。項目檔案工作制度應明確歸檔范圍、時間與質量要求，確定檔案保管期限，規范檔案資料整理編號辦法，制定鑒定規則、統計方法和借閱制度，并明確各部門職責。嚴明項目歸檔責任，嚴肅處理違規違紀。公共資源交易項目立檔責任人要負有收集、整理、立卷、裝訂、歸檔、入檔的責任。建立、健全和完善相關的檔案管理工作制度。

6 加強檔案管理硬件建設

這主要體現在檔案室建設方面。公共資源交易項目檔案保管和保密要求較高，檔案室必須滿足防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲這“八防”要求，并通過“人防、物防、技防”強化安全防護能力，室內應配備監控攝像頭，安裝防火、防盜自動報警系統，并配備空調機、除濕機等設備。同時，配備完備的管理設施，除了計算機、打印機、掃描儀、復印件、裝訂機等常規設備外，隨著公共資源交易平臺全程電子化的來臨，需要配備電子化硬件設備，如檔案數字化管理軟件、防磁柜、溫濕度記錄儀、光盤刻錄機、檔案級光盤等設備。檔案管理員，必須懂保密制度，不斷提高保密意識。嚴格執行項目檔案調閱審批制度，原則上項目檔案不得外借，調閱人員必須填寫登記表，并經相關領導簽批后才允許調閱。特定工作人員進入檔案室，要將手機、相機、U盤等隨身用品交由指定人員保管，避免私拍和記錄檔案資料，以確保檔案資料的安全。進入、傳輸、使用檔案資料，要設置身份認證、防火墻、安全代理等技術，以確保檔案的安全性。內部管理技術上，要做好備份，以防遺失。

7 發揮好檔案服務性功能

公共資源交易檔案能夠真實、完整、有效地反映出進場項目交易的全過程，是公共資源交易行為規范合法的有力證據。如今年以來，文山市公共資源交易中心本著“資料完整、管理規范、存貯安全、查詢方便”的檔案管理理念，對2016年公共資源交易檔案進行了及時、規范收集整理，按照項目類別與進場交易時間的先后，分門別類整理、統一編號歸檔。全年共收集整理公共資源交易紙質檔案1925宗，其中房建項目639宗、市政項目328宗、交通項目269宗、水利項目215宗、土地整理項目61宗、政府采購413宗，整理存放中標通知書2160多份。同時，建立電子檔案查詢目錄，保證了公共資源交易檔案資料準確完整、查詢方便，為有關部門對文山市公共資源交易項目的調查取證，提供了真實有效的法律依據。

8 抓重點重細節提高意識

檔案管理，不能眉毛胡子一把抓，要學會抓重點重細節提高意識。如開標工程資料必須為原件，招標代理合同、中標人投標文件、中標通知書不能以復印或掃描件代替，項目驗收檔案必須有單位蓋章、負責人簽字、日期填寫。檔案資料收集要從招標或采購代理機構確定代理資格后就開始，應收集代理招標項目的全部有價值資料，除了紙質文件、圖紙、圖表以外，電子文件也必須收集。招標結束后，招標或采購代理機構應將資料整理出來，并按要求填寫文件題名、卷內目錄、卷內備考表、項目編號等，交由檔案管理員統一進行保管。在檔案管理過程中，選擇責任心強、業務素質好的人員作為檔案管理員，不宜頻繁調換，以免影響檔案管理工作的正常開展。對檔案管理工作人員，定期組織業務培訓，以提高業務能力，增強檔案意識。另外，也要鼓勵檔案管理工作人員自我學習能力的培養，并學會利用微信群或QQ群交流業務等。

總之，隨著信息化的迅速發展，文山市公共資源交易中心的檔案管理，也逐步采用了現代化信息技術手段對其進行管理。同時，加強了檔案室的基礎設施建設，促進了檔案管理員綜合素質能力水平的提高，加強了對檔案管理的日常維護與管理工作，充分地將文山市公共資源交易中心檔案管理工作落到了實處，使其更好地服務于廣大人民，提升了文山市公共資源交易中心檔案管理的水平。

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