文書檔案現代化管理策略探究

丁潔++趙凈

摘 要：文書檔案是我國各機關和組織在社會活動中產生的，用現代化方式進行文書檔案管理，有利于社會的進步。本文簡要分析了文書檔案現代化管理的現狀，闡述了文書檔案實現現代化管理的重要意義，并提出了文書檔案實現現代化管理的具體措施，以期能夠在一定程度上推動文書檔案現代化管理的發展。

關鍵詞：文書檔案；現代化管理；策略

文書檔案屬于極為重要的檔案資源，也是各種政務活動的核心構成元素。做好文書檔案現代化管理工作，對于國家機關和各大社會組織而言，有著非常重大的意義。如今社會的發展速度越來越快，各式各樣的檔案數目也在不斷增加，載體形式也隨之日漸豐富。因此，必須采取現代化管理方法，對文書檔案實施科學管理。

1 文書檔案現代化管理的現狀分析

現階段，由于受到傳統檔案管理方式和相關體制的束縛，文書檔案的管理工作一直做得不夠到位，也沒有引進先進的技術手段。而我們一直在這方面努力著，積極采取科學的解決辦法。為了要開發出支持文檔一體化的電腦軟件，相關部門近年來發布了檔案軟件管理功能的一些規定，這一舉措帶動了文書和檔案一體化理念的發展，并展開了文書檔案管理的革新工作，積累了一些經驗。此后，國家檔案局又頒發了新的《檔案文件管理制度》，鼓勵文檔一體化管理程序真正投入使用。到目前為止，電子政務管理系統已基本實現了文書檔案一體化管理，為新的管理體制和科學技術提供了發展的平臺。此外，電子政務也得到了全方位施行，這在一定程度上也推動了文書檔案一體化的進步。在文書與檔案相融合的過程中，社會上出現了和信息技術相關的電子文檔使用周期論，打破了文件向檔案單方面轉換的局限，并使電子文檔的統一

2 文書檔案信息化管理的優勢

2.1 提高檔案歸檔人員工作效率

文書檔案進行信息化管理不但會使文書檔案管理的流程運轉更加迅速，而且改變了傳統的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計算機管理可以按照按件即時整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統計等文件歸檔環節變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡單易行。

2.2 提高檔案的查閱速度

文書檔案實施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計算機網絡技術的應用，查閱人員不用來檔案室，文書檔案資源可以隨時檢索，只需在檔案管理系統中輸入文件的關鍵字或者文號就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。

2.3 提高文件的傳遞速度和文件的安全性

高校檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過程中，文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，不能及時歸檔，應用計算機網絡技術，可以通過網絡進行文件的傳遞和流轉，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時可以通過檔案管理系統確定檔案的密級，也可以通過權限設置對查檔人員進行操作的權限設置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續，大大減輕了檔案工作人員的工作強度，同時也減少了對紙質文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質量以及文檔管理工作的效率。

3 文書檔案實現現代化管理的具體措施

3.1 建立現代化的文書檔案管理制度

強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義?，F代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。現代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。

3.2 采用現代化的文書檔案管理技術

在文書檔案現代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確?，F代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網絡安全管理上可采取的現代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技術的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數據信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統?？梢姡F代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規范化、信息化發展，還能切實提高文書檔案的開發利用價值，最終促進單位的可持續發展。

3.3 打造高素質的文書檔案管理隊伍

專業化、高素質的人才隊伍在文書檔案的現代化管理進程中發揮著重要作用，因此有必要通過專業技能培訓、信息技術培訓和現代管理方法培訓，不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質，打造一支高素質、高水平的文書檔案管理隊伍。在具體實踐過程中，應當加大對文書檔案管理人員的培訓力度，對現有人才招聘機制作出適當調整，最大限度地吸納高素質人才到現有隊伍中來。同時，注重計算機網絡信息技術人才的培養，因為計算機網絡信息技術在文書檔案的現代化管理中發揮著非常重要的影響。此外，為滿足組織單位快速發展對文書檔案管理工作的要求，還應當重視文書檔案管理人員綜合素質的提高，通過形式多樣的學習培訓活動，幫助員工樹立現代化的工作服務理念。例如，在新員工入職培訓活動中，通過計算機信息技術培訓、考核及技能大賽，增強文書檔案管理人員的競爭意識和對現代管理技術的重視，進而培養出專業化、復合型、高水平的人才，全面推動文書檔案的現代化管理。可見，切實增強文書檔案管理人員的競爭意識與責任意識，引導其不斷提升綜合素養，與同事間保持融洽的合作關系，同時不斷學習現代化的管理知識和技術，這是確保文書檔案實現現代化管理的基礎保障。

4 結語

現代化管理策略在文書檔案管理中的應用，實現了文書檔案由傳統案卷管理向現代文件管理的轉變，加速了文檔一體化的實現進程，提高了文書檔案開發管理的效率與質量，促使文書檔案管理工作走上了規范化、標準化之路。然而，現階段已有的文書檔案管理手段尚不能完全滿足實際工作需要，也無法全面取代傳統的文書檔案管理辦法，所以需要將兩者進行互補結合，讓文書檔案發揮出應有的作用，為單位提供優質高效的服務。

參考文獻

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