淺析檔案管理現(xiàn)代化

褚福曉

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化成為了檔案管理工作的必然選擇。本文介紹了檔案管理現(xiàn)代化的含義和意義，提出了存在的問題，并提出了相應(yīng)的建議和措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；問題；措施；建設(shè)

1 前言

隨著社會(huì)的發(fā)展，人才競(jìng)爭(zhēng)加劇，這給檔案管理提出了新的要求。同時(shí)，信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，又給檔案管理工作提供了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在這種情況下，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行，不可耽誤。

2 檔案管理現(xiàn)代化的含義和意義

2.1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化，是指以系統(tǒng)論論為指導(dǎo)，充分運(yùn)用現(xiàn)代管理的方法，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為技術(shù)支持手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動(dòng)。比如，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可以用微縮復(fù)制的辦法制作電子版本，從而減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的損耗，并且減少了信息存儲(chǔ)空間。電子版文件將越來越多地出現(xiàn)在檔案管理中，并逐步替代紙質(zhì)文檔。

檔案管理現(xiàn)代化是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展、成熟的必然產(chǎn)物，適應(yīng)了當(dāng)代社會(huì)對(duì)檔案管理工作的新要求。通過對(duì)檔案的計(jì)算機(jī)化轉(zhuǎn)換，我們查閱檔案的速度會(huì)更快，檔案可以得到更加妥善的保存，并通過檔案網(wǎng)絡(luò)或者圖書館系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)資源的共享等好處。當(dāng)然，檔案管理現(xiàn)代化不是一個(gè)一勞永逸的狀態(tài)，它是動(dòng)態(tài)、變化的，并且要隨著現(xiàn)實(shí)的變動(dòng)而有所調(diào)整。總之，檔案管理現(xiàn)代化是計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)與管理在檔案層面上的融合。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化的意義

檔案管理現(xiàn)代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現(xiàn)代化還可以打破原有的管理形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理有序、開放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

3 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題

3.1 檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度低下

檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提條件，也是其應(yīng)有之義。我國(guó)的檔案的標(biāo)準(zhǔn)化起步于1980年代。當(dāng)時(shí)，國(guó)家制定了許多、成體系的標(biāo)準(zhǔn)化文件。但是檔案的紛繁復(fù)雜以及各自為政的檔案管理，使得標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費(fèi)，并成為檔案管理現(xiàn)代化的桎梏。

3.2 缺乏高級(jí)管理專業(yè)人才

根據(jù)國(guó)家技術(shù)職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業(yè)管理人員和高級(jí)管理人員三個(gè)層次。高級(jí)管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、精通檔案管理并能在學(xué)科內(nèi)具有很強(qiáng)的規(guī)劃能力、協(xié)調(diào)能力和決策力。形勢(shì)的發(fā)展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務(wù)性的工作運(yùn)轉(zhuǎn)中，復(fù)合型高素質(zhì)人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現(xiàn)代化的工作難以有效、快速的推進(jìn)。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，不愿意持續(xù)學(xué)習(xí)。同時(shí)，本群體的年齡結(jié)構(gòu)偏大、個(gè)人素質(zhì)參差不齊、崗位配置不合理等現(xiàn)象屢見不鮮，嚴(yán)重地影響了本單位的工作開展。

3.3 檔案管理投入不足

在許多領(lǐng)導(dǎo)的眼中，檔案部門對(duì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和各項(xiàng)業(yè)績(jī)沒有什么實(shí)際的貢獻(xiàn)，因此不愿意加大資金投入。許多基礎(chǔ)單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡(jiǎn)陋，安全隱患巨大。大量的檔案室不能達(dá)到要求的標(biāo)準(zhǔn)條件，建設(shè)既不標(biāo)準(zhǔn)，也不規(guī)范，檔案室的主要工作就是技術(shù)資料的保存、合同等文件的保存和查閱以及少量技術(shù)書籍的內(nèi)部借閱。這極大地限制了檔案管理應(yīng)有的功能。由于資金投入不足，檔案室的自動(dòng)化、數(shù)字化建設(shè)無(wú)從談起，檔案管理現(xiàn)代化成了空中樓閣、水中探月。

4 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議與措施

4.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它是新時(shí)代下的必然要求。檔案的數(shù)字化，要求建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范各類檔案的數(shù)字化。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有賴于首先制定和規(guī)范各種類型檔案的標(biāo)準(zhǔn)，形成標(biāo)準(zhǔn)化的體系。各類數(shù)字檔案的生成、數(shù)據(jù)的交換、傳遞和共享都應(yīng)建立在統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體系標(biāo)準(zhǔn)之上，以避免檔案管理現(xiàn)代化的過程中出現(xiàn)不必要的混亂和無(wú)序，造成重復(fù)建設(shè)。某些部門過于強(qiáng)調(diào)部門利益，不重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的行為，實(shí)際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現(xiàn)代化的開展和要求。因此，本項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、合理推進(jìn)。

4.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代管理科學(xué)是檔案管理現(xiàn)代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)樹立管理出效益的意識(shí)，增加自身的管理知識(shí)。在檔案管理實(shí)踐中，運(yùn)用先進(jìn)的科技和管理手段，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質(zhì)量的主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮檔案應(yīng)有的效益。檔案管理人員應(yīng)有管理現(xiàn)代化的意識(shí)，加強(qiáng)管理，讓檔案管理逐步從經(jīng)驗(yàn)式的管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理，并最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

4.3 加快復(fù)合型人才的培養(yǎng)步伐

人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本。檔案管理現(xiàn)代化難以推進(jìn)，無(wú)法獲得滿意的結(jié)果，歸根到底是人的因素。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，讓管理者掌握更多的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)、檔案學(xué)等各方面的知識(shí)，以便更好地開展工作。對(duì)于有條件的單位，應(yīng)當(dāng)選拔優(yōu)秀的檔案管理者到高等院校、專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)深造，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握相應(yīng)的操作技能，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。同時(shí)，要根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)際需要，引進(jìn)更多的高層次的檔案管理復(fù)合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識(shí)和新做法帶到檔案管理現(xiàn)代化的工作中來。要培養(yǎng)檔案管理者的奉獻(xiàn)精神，安心工作，熱愛本職工作，鉆研工作，為檔案事業(yè)的新發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量。

4.4 加強(qiáng)管理，增加經(jīng)費(fèi)投入

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)更加重視和關(guān)心檔案管理的現(xiàn)代化工作，將其列入年度計(jì)劃中，并列支必要的保障經(jīng)費(fèi)；經(jīng)常性地聽取工作匯報(bào)，幫助解決檔案管理中的實(shí)際疑難問題；鼓勵(lì)檔案管理人員與同行的交流、合作；單位應(yīng)以建設(shè)現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室為抓手，購(gòu)置和配備各類設(shè)備設(shè)施，提高檔案管理水平和標(biāo)準(zhǔn)化水平，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了要求。這既是巨大的挑戰(zhàn)，也是重大的機(jī)遇。我們必須因勢(shì)利導(dǎo)，在做好檔案標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的程度。

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