淺議新時期公路工程檔案管理

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及人民生活水平的不斷提高，公路工程建設(shè)顯得越來越重要，也備受到人們的關(guān)注，對我們的經(jīng)濟發(fā)展更有巨大意義。新時期的公路工程檔案也應(yīng)該更加系統(tǒng)全面起來。因為當前工程檔案管理中仍然有些不足，所以我們應(yīng)該加強公路工程檔案的軟硬建設(shè)，確保公路工程檔案的連續(xù)性和完整性，發(fā)揮他在公路建設(shè)中以及后期維護中的重要作用，指導(dǎo)我們未來的公路建設(shè)，讓其能夠更好的為我們的公路事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞：公路工程；管理；系統(tǒng)；規(guī)范

1 概述

檔案是人們對社會生活過程中的歷史記錄。因此檔案具有一定的歷史價值。檔案作為一種歷史文獻，它的形成是通過大家多方面的配合完成的，因此也是大家共同作用的結(jié)果。公路工程檔案是指新建和改建公路工程自建設(shè)計項目立項開始直到完成工作以及驗收過程中形成的、具有保存和查考利用價值的文字、圖紙、圖表等記錄，包括各種勘測以及建造過程中的文件。公路工程內(nèi)部資料管理屬于一個系統(tǒng)工程，涉及到的范圍廣，深度也不一樣，還有好多工程單位都是過度重視外部公路技術(shù)的發(fā)展而忽略了內(nèi)部對本次施工的詳細檔案記錄。種種原因造成了中國新時期的公路工程檔案管理不善。但是公路工程檔案是公路建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，對于工程決策里、規(guī)劃建設(shè)有著重要意義，也是對于工程后期檢測和出問題后進行責(zé)任認定也有不可替代的重要作用。

2 新時期公路工程檔案管理的重要意義

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，我國交通公路建設(shè)進入了新時期，公路事業(yè)也不斷取得了令人矚目的成績，公路建設(shè)水平以及自行研發(fā)的技術(shù)也不斷提高。同時大范圍的公路新建、改建、擴建工程，也產(chǎn)生了大量的工程檔案資料。這些工程檔案資料，對于工程質(zhì)量的監(jiān)督以及今后的道路規(guī)劃、擴建的具有重要作用。它們是公路建設(shè)中的第一手資料，它既可以使我們查閱過去資料有章可循，同時又為我們未來公路建設(shè)起到了指導(dǎo)作用，可以讓我們未來的公路發(fā)展更扎實和。它也是交通工程、交通發(fā)展的歷史記錄，反映了各個層次的管理狀況。公路建設(shè)對地方經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義，公路建設(shè)可以帶動當?shù)亟?jīng)濟的發(fā)展，可以更加迅速的促進當?shù)亟ㄔO(shè)。擁有完整的管理檔案可以使地方在修建公路時更加方便和更快進入項目建設(shè)。建立一套完整的公路工程檔案，對公路工程的科學(xué)管理也同樣具有意義，可以使我國建立系統(tǒng)完整的體系，便于更好的管理我國交通事業(yè)。同時國家也充分意識到這些問題，也在頒發(fā)相關(guān)的法律法規(guī)來規(guī)范。檔案法和國家檔案局聯(lián)合交通部對交通工程檔案的工作進行了規(guī)定以及要求，還有建立了相關(guān)的規(guī)章制度。

3 目前公路工程檔案管理存在的缺點

3.1 檔案管理模式落后

公路工程檔案管理意識不強，重外輕內(nèi)，只注重外在，采用新技術(shù)、投入大成本希望能夠高效率的完成工程并且進行投入運行。但他們一般都不太重視內(nèi)在的工程信息記錄。在文件形成或者積累的重要階段，并沒有固定的人員進行記錄以及看管，同時也沒有固定人員能夠詳細系統(tǒng)的歸檔和整理各個階段中的檔案，以至于工程檔案存在各種問題。因為沒有固定人員造成或者經(jīng)常更換人員使一些原始資料收集的不準確或者是文件的缺失，更達不到資源共享，同時也沒有實現(xiàn)電子化文檔。單位與此相關(guān)的規(guī)章制度不健全，沒有設(shè)計相關(guān)崗位，并不是嚴格的按著操作流程進行檔案的歸置與管理。檔案管理模式的落后影響了使檔案管理工作不能落到實處。

3.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不高

檔案收集與整理過程中，會遇到好多的專業(yè)性問題，需要知道并且能夠理解一些公路建造中的專有名詞，然后還要有能力對這些專有名詞進行解釋，除此之外，一些測量數(shù)據(jù)和系數(shù)也要能夠分析。這就要求了我們的工作人員一定要有過硬的專業(yè)知識能力和素質(zhì)。而在實際情況中，并不是這樣的，專業(yè)人員一般不會選擇從事這種整理工作，因此導(dǎo)致工程單位沒有固定的高素質(zhì)的整理人員。這就對我們記入檔案數(shù)據(jù)的準確性有一定影響。

4 新時期下公路工程檔案管理的改進措施

4.1 強化檔案管理意識，創(chuàng)新檔案管理形式

管理意識淡薄是造成公路工程檔案管理的首要因素，一定要從源頭上改變這種想法。首先我們可以提高領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于這方面的意識，使他們了解到公路工程檔案管理的重要意義。由此可以使他們帶動員工對工程檔案管理重視起來，也可以促使他們制定出更加完善和規(guī)范的管理規(guī)章制度，增大對員工的約束力，使公司關(guān)于檔案管理軟硬件設(shè)備更加齊全。公司也可以用獎懲機制激勵員工，對檔案的檢查納入到每季度的工程項目建設(shè)考核范圍，與立功競賽考核獎懲掛鉤。員工也要積極的參加相關(guān)培訓(xùn)，提高自身技能，還要有足夠的責(zé)任心去管理這些檔案。同時使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案管理走諸多缺點，例如不易保存，容易受損。在此基礎(chǔ)上應(yīng)該實現(xiàn)創(chuàng)新，可以使用電子檔案，更加方便儲存和查閱，有利于信息的共享與傳播。使保證檔案的完整性，有效性，及時性，真實性。

4.2 建立相關(guān)制度，規(guī)范化管理

國家以及交通局要制定規(guī)范的規(guī)章制度，例如這些檔案的保管時間，管理范圍等，令每一個公司的公路工程檔案管理都能做到有章可循，在記錄相關(guān)數(shù)據(jù)以及計算方法時都可以找到依據(jù)，各個方面實現(xiàn)標準統(tǒng)一化。規(guī)范和統(tǒng)一管理方法和標準，提高每份工程檔案的歸檔率。有了詳細的說明，檔案管理工作就可按照標準操作，更加方便快捷。公司根據(jù)國家規(guī)定制定自己的規(guī)章，起到監(jiān)督督促的作用，增強公司對檔案歸檔方面的約束力。使檔案從質(zhì)量和數(shù)量上都能達到要求。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任分工，落實責(zé)任，配備專門的檔案管理人員，做到各個階段，各個程序的檔案都能及時保管。這樣可以有效避免收集不完整，檔案管理混亂這些問題，在體質(zhì)建設(shè)上保證了規(guī)范化管理。現(xiàn)在很多表格中出現(xiàn)監(jiān)理簽字，哪些東西應(yīng)該讓總監(jiān)簽字，應(yīng)該明確規(guī)定，同時其他的方面由誰負責(zé)也應(yīng)該明確注明。

4.3 從嚴驗收資料，讓檔案發(fā)揮作用

在驗收階段，一定要嚴厲檢查并驗收，認真檢查施工記錄，審閱相關(guān)的圖紙，看檔案是否具有真實準確性。嚴格把控第一手資料記錄的真實性可靠性，又要檢查后期的整理歸納是否科學(xué)，當最終確認無誤后才可驗收。同時也要讓檔案在后期能起到一個憑證作用。如果后期公路出現(xiàn)問題，可以查閱這些資料進行責(zé)任認定，具有重要憑證和法律作用。同時也可以成為以后公路建設(shè)中的科學(xué)依據(jù)。若有質(zhì)量不合格的檔案一定要及時退回并要求更改，指出不足和不符合規(guī)范的地方，使公路工程檔案更加規(guī)范化和統(tǒng)一化。為了方便將來的檔案檢索利用，避免在檔案移交過程中造成不必要的重復(fù)翻工，按照整理要求，統(tǒng)一檢索目錄編制格式，統(tǒng)一分類組卷方法，同統(tǒng)一裝訂要求，確保整個工程項目的竣工檔案全套整體一致，提高整理檔案的工作效率和質(zhì)量。方便以后的資料查閱，實現(xiàn)信息共享，使我國公路工程檔案資料構(gòu)建點線面結(jié)合起來。這些檔案都可以為以后的公路建設(shè)提供依據(jù)，指導(dǎo)著公路事業(yè)更好更快發(fā)展。

5 結(jié)束語

公路工程建設(shè)是國家基本建設(shè)的一項重要組成部分， 隨著社會的不斷發(fā)展，我們逐漸認識到了公路建設(shè)對我們經(jīng)濟發(fā)展的巨大作用，公路工程檔案可以真實記錄下公路的相關(guān)發(fā)展歷程，是我們未來關(guān)于公路建設(shè)后運行，管理，養(yǎng)護不可缺少的重要依據(jù)，也是不可缺少的資料。一定要保持公路工程檔案的延續(xù)性和完整性，讓他發(fā)揮出巨大的作用，盡管新時期我們的公路工程檔案管理中還有很多不讓人滿意的地方，但是我們相信經(jīng)過不斷規(guī)范化管理，積極創(chuàng)新我們的機制，提高人們的檔案管理意識，新時期公路工程檔案管理一定會更加順利和成功。推動我國公路建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻

[1]韓春紅，加強公路檔案管理的探討[J]中華人民大學(xué)出版社，2015

[2]王發(fā)明，如何做好市政工作[M]蘭臺內(nèi)外，2014（03）

作者簡介

陳曉翔（1967-），女 ，漢族，重慶市石柱縣人，本科，檔案館員；從事會計工作及文書檔案工作。