論如何做好檔案保密管理與利用

丁寶華

摘 要：隨著檔案資源在社會發展中的地位越來越重要，其所具有的社會價值和作用也被公眾所認知和關注。所以檔案保密和管理與利用的十分重要，為了更好的整合資源市場，讓檔案資源得到更好的保護，同時用以合理的開發與利用，實現資源共享，本文針對檔案監督利用，檔案保密與監督等方面，提出了一些具體措施和方法。

關鍵詞：檔案保密；管理；合理利用

在社會步入新的階段，經濟得以大發展的今天，大部分商業或企業拓寬了市場，發展越發正規，檔案的巨大價值以及重要性日趨被人們意識到，對檔案的保密系統性嚴加管理是當前檔案管理部分中的重要部分。做好相應的檔案保密管理工作，不僅可以有效的合理資源利用，還可以推動社會良好的發展。宏觀上保證了國家安全和利益的完整，所以做好檔案資源的保密工作是當仁不讓的責任。

1 做好檔案密級的調整工作

（1）要確保貫徹落實《保密法》，不僅要執行還需大力宣傳，提高認識，在此基礎上重點解決好檔案的時效性問題，根據《國家秘密保密期限的規定》中規定在檔案的保管過程中，其保密等級并不是一成不變，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況進行變化，一般基本變化是分為升密、降密、解密。其中檔案保密還具有一定的時效性，當秘密保管期限屆滿，證明該檔案已經不再保密的范圍之內，及時可按照一定的規章制度轉換成公開文件進行處理或管理。同時在處理密集調整工作時，要積極主動請請求監督，配合監管部門做到執法必嚴，違法必究。只有嚴格按照規章制度辦理，各個等級和調整下檔案的保密工作才能順利展開。

（2）對保密內容的檔案有針對性的，進行系統的管理。在對檔案進行密級調整的過程中可以了解到，在過去，針對檔案進行保密管理時，保密檔案和非保密檔案實施混合管理，這樣就會很容易出現機密檔案資源泄露問題。針對這種問題在解決的時候，需要嚴格的采用分段治理法，針對已經成卷的檔案可以保持不變，但是在查過的過程中，只提供內容而不提供含有保密內容的原檔案；在對外進行檔案利用的時候，需要對不涉及對外利用的保密檔案進行嚴格的密封管理。在未來的檔案管理工作中，需要將一般機密檔案以及絕密檔案進行有效的區分，并且將其進行單獨保存，這樣可以有效的解決檔案混搭管理的問題，從而可以有效的保障檔案中機密文件的安全，同時這樣的方法也可以使得檔案密級的調整工作可以順利的開展。

另外，在檔案保密系統中，建立保密等級目錄，針對不同保密性文件添加撰寫專門標識，另外，分門別類不同等級分開保管，每種固定存放于一處實施科學化管理，保證保密檔案的管理清晰化，更科學安全有效。

2 做好檔案利用的監督

檔案工作中監督是作為一項重要措施來進行的。及時發現糾正檔案在利用時產生的錯誤和問題，預防治理當前工作中的錯誤行為，只有監督到位才使檔案的保密性得到更好的保障，具體來說檔案保密的監督方面可以從以下幾個方面著手：

（1）制度建設

針對檔案進行利用的時候，其需要遵照一定的規章制度，而就檔案利用制度來說，其主要包括的內容就是閱覽制度、外界制度以及相關的復制制度等多項制度。這些制度都是依據檔案利用的具體情況所建立的，利用人員的不同，會使得利用范圍也出現不同，而利用范圍的不同，就需要采用不同的檔案利用審批手續，依據相關檔案利用制度的要求，對檔案實施利用，可以有效保障保密性檔案的完整性和安全性。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

（2）監督措施

在檔案使用中，要根據使用對象不同和使用不同目的，掌握其心理和弄清思想動機，有重點的監管。做到監督不做好利用監督，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，及時阻止惡劣情況發生挽回損失。

3 做好進一步做好檔案開放中的保密工作

管理的職責在于維護檔案的完整與安全，要持之以恒的防治檔案的損壞，但一味執著與檔案的秘密性，無視其的時效性和特殊性，是不對的。過于忽略涉密檔案的保密性，對其使用過度，無限度擴散，也是錯誤的。所以，加強對保密工作重點的理解，在合理確保保密性的同時合理適度的資源利用。

（1）做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

（2）做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。

4 檔案管理人員的職責

（1）檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

（2）提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員因為特殊的工作有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們肩負著國家的秘密，對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的綜合素質至關重要。做到要做到凡事想好了再說。自己不知道的事，不說。別人已經知道了的事，不說。必須擁有較強的責任心、自覺自律，積極嚴肅和高度的保密意識，不僅要有認真的嚴格處事的作風，做過的工作每件都保證著手續清楚，完整性強不虎頭蛇尾也不避重就輕，關鍵要防止秘密的泄露。

5 結語

總而言之，在現如今發展迅速的社會中與檔案與發展進步有著緊密相連的關系，做好檔案文件保密管理極其重要，不僅僅在推動社會發展的方面，還在最大能力中使得國家利益，得到最大程度的保障。所以，檔案管理部門需要嚴謹對待檔案的保密工作，做到萬無一失，同時做到檔案資源的最優化利用，合理開放，發揮出檔案應有的效能。

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