淺談人事檔案的管理與利用

孫玲

人事檔案是記載個人經歷、學歷、家庭及社會關系、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作業(yè)績、晉升、薪資等多項內容的材料，是歷史地、全面地反映其個人履歷、成長的過程，是黨和政府考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據，是審核干部職工“三齡兩歷”的確信憑證，是事關干部職工隊伍自身建設以及退休養(yǎng)老待遇核定等自身利益的主要依據，是關系到人民群眾生活安定和社會穩(wěn)定的重要因素。加強人事檔案管理在當前顯得尤為重要。

縣級檔案室主要管理全縣政府工作部門（衛(wèi)生、教育除外）公務員、機關事業(yè)單位（衛(wèi)生、教育除外）工作人員、機關事業(yè)單位退休人員、下崗失業(yè)人員、大中專畢業(yè)生、人事代理人員、企業(yè)退休人員檔案及其他檔案管理工作。各類檔案既有其普遍性，又有其特殊性；既獨立存檔，又相互關聯。所以，人事檔案管理工作一直處在一個不斷摸索、逐步完善的階段。因此，做好人事檔案工作就要堅持以人為本、以民為本，樹立人性化的管理理念。

1 確保人事檔案材料真實性，注意多樣性

人事檔案材料主要由人事、組織、勞資等部門在人事管理活動中形成，它是個人履歷、學歷、家族成員社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎懲等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。因此，真實性是檔案的生命。任何不真實的檔案都會誤國誤民，貽害無窮。然而，出于檔案當事人自身的利益，近些年來人事檔案材料內容失真情況突出。更有甚者，借出檔案后隨意涂改出生日期、參加工作時間，這些嚴重影響了檔案材料的真實性，在社會上造成了不好的影響。

人事檔案管理應該注重人事檔案的信息服務功能，強調檔案的人力資源寫實功能，強調檔案對工作人員合法權益的保護功能。收集材料是人事檔案工作的起點和基礎，要經常地、有計劃地收集和補充人事檔案材料。特別要注重收集反映職工個人素質和業(yè)績變化的各種培訓、學歷提高的證書和證明材料，反映職工關系變動的各種聘用合同、勞動合同、合作協議以及解聘、辭退、崗位變動等相關材料，反映職工依法應享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權益的原始和變動材料。人事檔案的形成具有一定的規(guī)律和特點，如產生的連續(xù)性、來源的廣泛性、形式的固定性、相互的聯系性等等，因而就有多樣的收集方法。不僅要收集文字、表格等物質材料，還要注意收集電子信息、數據庫信息，在多媒體、網頁、圖形、圖片中發(fā)現值得入檔的材料。使人事檔案材料既真實豐富，又具有時代特征，能夠全面反映一個員工的德、勤、績、能，為正確培養(yǎng)、選拔和使用人才提供詳實的原始材料。

2 人事檔案管理要講究科學性

根據有關規(guī)定，人事檔案可以建立正本、副本。正本內容豐富，能全面反映員工的情況。副本內容比較概括，是正本材料的備份或復制件，主要在領導干部檔案中建立。一般人事檔案只建立正本。正本由一個員工的歷史和現實情況的材料所構成，共包括履歷、自傳、鑒定、學歷、職稱、政審、獎勵以及職務、工資等方面的10類材料。所以，人事檔案應重點加強在職人員材料的收集與鑒定工作。應建立各單位、各部門專人負責的收集制度，定期收集、定向收集、隨時收集、追蹤收集，并根據事實準確、材料完整、手續(xù)完備的要求，對各類人員的材料進行統(tǒng)一的甄別和審核，根據其真?zhèn)魏蛢r值決定取舍。工人檔案內容應突出評定崗位技能和學歷、勞動合同、工資、保險福利待遇等重點部分，對政審和參加黨團材料可從簡處置。而離休、退休、離職和死亡人員檔案可以先收集、不整理，以后根據需要再整理。

3 利用信息系統(tǒng)管理人事檔案，發(fā)揮其先進性

隨著人事檔案管理制度的改革，弱化了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務方式，通過計算機網絡進行信息共享和信息交換，從傳播學的角度講，徹底改變了空間對人的約束。

建立人事檔案多媒體信息網絡系統(tǒng)，是國家信息化和新時期組織的迫切需要。采用先進的電子信息技術來構建整個人事檔案信息網絡系統(tǒng)要涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等，因此，要采用先進的應用軟件。人事檔案信息計算機檢索系統(tǒng)中采用現代網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發(fā)展為智能檢索及網絡檢索，實現檢索信息傳遞網絡化。人事檔案通過計算機管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效益，提高勞動效率與工作質量，使人事檔案管理更加科學化。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢和修改，而且可以通過網絡快遞傳遞，提高檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。當然，由于電子文件保存中存在著更新版本的不兼容性和不可識讀性，所以，儲存材料及載體的易損問題都不能忽視，處理不當會造成寶貴的人事檔案信息資源丟失。另外，還要正確運用加密功能，在嚴格界定檔案材料密級的基礎上，對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統(tǒng)的分類加密，防止信息丟失泄密，給單位和個人造成不應有的損失。

4 重要人事檔案信息資源的開發(fā)利用，增強實用性

人事檔案工作室是人事工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的一個方面。檔案是人們在各種實踐活動及思維活動中自然形成的歷史記錄，一般說來，其內容比較真實，譽者不過其實，抑者不損其真。正因為如此，檔案的憑證作用和參考作用在各種文獻中居于首位，這是我們應大力開發(fā)和利用人事檔案的主要原因。

加強檔案信息化、網絡化建設，提高人事檔案利用效率。要利用現代科技手段，建立方便、快捷和自動化程序較高的人事檔案管理服務系統(tǒng)，提高工作和服務效率。實現檔案中心各類人事檔案使用統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，并實現專職檔案管理員信息資源共享，提高信息錄入的時效性和準確性。同時，加強人事檔案基本信息網絡化建設，實現檔案中心基本信息上網，群眾就近通過網絡便可查詢檔案基本信息，由單一的上門查詢變?yōu)樯祥T查詢和開放式人才信息交流并舉的利用模式。

只有堅持以人為本，適度開放個人社會公信平臺，才能保障當事人的知情權，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。這是人事檔案管理政策的必然趨勢。