傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案的管理對(duì)比研究

在信息化與電子科技不斷發(fā)展的當(dāng)下，會(huì)計(jì)檔案管理模式與相關(guān)方式同樣發(fā)生著深刻的變化，之前會(huì)計(jì)檔案以人工為主，當(dāng)下來(lái)看則多是電算化會(huì)計(jì)檔案，這樣的方式能夠很好的保障信息具有準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性與靈活性的特征。原有的會(huì)計(jì)檔案管理一般均是憑借人力完成的，但是電算化會(huì)計(jì)檔案則是通過(guò)計(jì)算機(jī)完成的，計(jì)算機(jī)能夠很好的對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集管理與分析，而這同樣是新時(shí)代發(fā)展下會(huì)計(jì)領(lǐng)域的新變化。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案和電算化檔案兩者間并非等同，有自身的特點(diǎn)，所以應(yīng)進(jìn)行比較探究，在此基礎(chǔ)上幫助會(huì)計(jì)人員更好的掌握電算化會(huì)計(jì)檔案管理的方式，推動(dòng)工作效率的提升。

1 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案主要以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的記錄、核算和管理，一般包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來(lái)源、流向和其運(yùn)營(yíng)情況。 傳統(tǒng)檔案材料對(duì)真實(shí)性、可靠性、時(shí)序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會(huì)計(jì)檔案使用人員第一時(shí)間了解和掌握會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)信息，是會(huì)計(jì)部門(mén)常用的一種檔案管理方式。 但傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案本身也存在著缺點(diǎn)與不足，具體表現(xiàn)為紙質(zhì)形式檔案在時(shí)間和空間上局限性大，查閱時(shí)受時(shí)空影響，導(dǎo)致使用者無(wú)法在第一時(shí)間在任意地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案； 而且傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存工作較為繁瑣，不僅需要按照時(shí)間順序管理，還要注意防止紙質(zhì)資料遭受破壞，耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。

2 電算化會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)

電算化會(huì)計(jì)檔案是由當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展催生的，具有高效性和實(shí)時(shí)性，科技程度高，對(duì)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)水平和電腦技術(shù)水平要求高。電算化會(huì)計(jì)檔案不僅存有原有會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還涵蓋相應(yīng)的存儲(chǔ)系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文檔與會(huì)計(jì)程序內(nèi)容。電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)形式以電子形式（磁盤(pán)或光盤(pán)存儲(chǔ)）為主，輔助打印的紙質(zhì)形式，存儲(chǔ)形式多樣化，也可利用電腦硬盤(pán)、軟盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份， 存儲(chǔ)環(huán)境需要注意電子干擾的影響。 電算化會(huì)計(jì)檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行瀏覽傳輸，進(jìn)行簡(jiǎn)便快捷的數(shù)據(jù)分析，利于管理者掌握單位運(yùn)營(yíng)狀況、制定決策，且不受時(shí)空限制。電算化會(huì)計(jì)檔案在安全系數(shù)方面的要求水平是較高的，磁盤(pán)、硬盤(pán)等會(huì)很好的將數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并在依據(jù)相應(yīng)技術(shù)方式的前提下對(duì)數(shù)據(jù)展開(kāi)修改，且相關(guān)人員能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、瀏覽、修改、銷(xiāo)毀等，導(dǎo)致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會(huì)計(jì)檔案要求必須具備高強(qiáng)度的防火墻系統(tǒng)，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。

3 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案管理比較

3.1 會(huì)計(jì)檔案的形成

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案管理的差別是相對(duì)明顯的，主要的體現(xiàn)方面多是會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成辦法與步驟內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案主要通過(guò)會(huì)計(jì)人員手寫(xiě)登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質(zhì)檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會(huì)計(jì)檔案的形成主要通過(guò)計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)管理軟件系統(tǒng)，由會(huì)計(jì)人員錄入財(cái)會(huì)信息，最終保存下來(lái)，形成會(huì)計(jì)檔案，智能化與人工化對(duì)比， 存在著本質(zhì)區(qū)別。 在形成步驟方面，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據(jù)此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報(bào)表， 所有這些表格即構(gòu)成會(huì)計(jì)檔案。 電算化會(huì)計(jì)檔案的形成采用集中處理方法，通過(guò)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)輸入、輸出、存儲(chǔ)、備份數(shù)據(jù)，四個(gè)步驟環(huán)環(huán)相扣，輸入數(shù)據(jù)即將原始憑證錄入系統(tǒng)， 輸出數(shù)據(jù)就是將系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行打印，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)保存到存儲(chǔ)介質(zhì)上，備份數(shù)據(jù)則定期將數(shù)據(jù)復(fù)制存放，保障信息安全。

3.2 會(huì)計(jì)檔案的歸納

因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對(duì)工作進(jìn)行歸納時(shí)同樣會(huì)使用或出現(xiàn)不同的內(nèi)容。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等歸納整理，而電算化會(huì)計(jì)檔案歸納管理時(shí)除了將打印的上述紙質(zhì)材料歸檔外， 還需要對(duì)系統(tǒng)核算的軟件、硬件材料進(jìn)行歸納。 首先要對(duì)軟件的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，不合格者進(jìn)行重置或維護(hù)處理，防止軟件問(wèn)題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)資料和維護(hù)資料。 開(kāi)發(fā)資料指系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中的系統(tǒng)說(shuō)明書(shū)、程序設(shè)計(jì)資料、測(cè)試報(bào)告、手冊(cè)等，有助于系統(tǒng)地理解和運(yùn)用，維護(hù)資料則涉及維護(hù)指南、規(guī)劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息的磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)進(jìn)行電子標(biāo)示和設(shè)置外部標(biāo)簽，按時(shí)間順序歸檔，防止出現(xiàn)混亂，影響會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

3.3 會(huì)計(jì)檔案的管理方式

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式主要人工管理紙質(zhì)材料的收集、整理和儲(chǔ)存，管理時(shí)需要注意檔案的時(shí)間順序，分類分時(shí)排列，同時(shí)關(guān)注儲(chǔ)存環(huán)境條件， 防止潮濕等條件造成資料的損毀丟失。 電算化會(huì)計(jì)檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備要求高，因此對(duì)耐久性問(wèn)題需要加以考慮，管理時(shí)不僅要注意設(shè)備問(wèn)題， 還要提防網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等網(wǎng)絡(luò)犯罪手段，一旦出現(xiàn)此類問(wèn)題，財(cái)務(wù)信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應(yīng)定時(shí)查毒、殺毒，保障檔案的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，信息技術(shù)的進(jìn)步推動(dòng)了會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)化會(huì)計(jì)檔案管理。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案和電算化會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)鮮明，前者簡(jiǎn)明直觀，時(shí)空性差；后者實(shí)時(shí)性好，管理難度高。 二者在會(huì)計(jì)檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

張培英（1966-），女，漢，福建省石獅市人，檔案館員，大專，研究方向：檔案管理。