企業人事檔案管理適應現代人力資源管理的要求分析

楊栩

摘 要：隨著時代的發展和社會的不斷進步，人事檔案的管理工作變得越來越重要。人事檔案管理工作作為現代人力資源管理體系中的重要組成部分，正在逐漸體現出它的地位與重要性。本文旨在為促進人事檔案管理工作的良性發展提供幫助的目的，對于人事檔案管理工作中存在的一些常見問題進行分析并提出一定的解決措施。

關鍵詞：現代人力資源管理；人事檔案；管理工作

2l世紀是知識經濟的時代，企業管理的核心是對知識的管理。人力資源管理成為知識管理的核心內容，而人事檔案管理的完善對現代人力資源管理的有效性具有重要的影響，人事檔案工作成為企業人力資源管理的重要支柱。因此，我們應從新的視角來看待人事檔案管理工作。

1 人事檔案管理工作與現代人力資源管理的關系

現代人力資源管理工作的管理水平和人事檔案管理工作的優秀與否息息相關。人事檔案的管理工作是對人力資源進行一定程度上的選用以及開發，人事檔案的管理工作是現代人力資源管理工作的基礎。如果現代單位想要發展，那么就必須做好現代人力資源管理的工作。然而，只有完善的人事檔案管理工作才能更好地實現對人力資源的合理使用及優化，所以我們可以說，完善并且規范的人事檔案管理工作是現代人力資源管理工作的基礎，也是一個現代單位想要蓬勃發展以及進步的必要前提。

2 現代人力資源管理新趨勢對人事檔案管理工作的新要求

隨著時代的發展，人力資源管理產生了新的趨勢，對人事檔案管理工作提出了更高的目標和要求。這些新的趨勢大致可以歸納為：（1）構建企業的核心價值體系。企業文化體現了企業的核心價值觀念，成為企業生存和發展的重要支撐力量。優秀的企業文化能夠充分挖掘企業智力資源的潛能，是指導企業生存和發展的思想源泉，也是企業戰略目標實現的思想保證。在知識經濟時代，企業實施文化戰略勢在必行。（2）構建多層次的價值評價體系。由傳統的人事考核轉向人力資源管理的價值評價體系；由單一的考核評價體系轉向多層次全方位的價值評價體系；由面向個人要素的評價轉向對績效和取得優異績效因素的評價；由面向個體績效的考核評價轉向企業績效、組織績效、團隊績效的考核評價。（3）構建以績效為導向的薪酬回報體系。在注重薪酬回報功能的同時，更加注重薪酬的激勵功能，決定員工績效薪酬的因素轉變為工作業績、個人技能和勝任力。在薪酬體系中重視運用股票期權、員工獎金人股分紅等激勵措施。（4）把職業化作為衡量人力資源管理水平的重要標志。適應世界經濟一體化的知識結構、技能、職業素質、職業道德、職業精神、職業規則、職業價值觀等組成了職業化要素。人力資源管理者需要具備全球化人力資源管理技能，了解并掌握相關的業務知識，建立人才的全球觀念和系統整合觀念.在全球的視野范圍內來選拔人才、管理人才。 人事檔案工作是企業價值體系的基礎，價值評價信息是人事檔案信息的重要來源，人事檔案所提供的人事信息應該從原來的單一考核信息轉向多層次全方位的評價信息。在記錄個人信息的同時還應注重組織、團隊信息，保持個人信息與組織、團隊信息的關聯和一致。

3 現代人力資源管理過程中人事檔案管理工作的問題

（一）人事檔案管理者水平較低。目前我國的人事檔案管理工作并不成熟，人事檔案的整體管理水平比較低。相當一部分的現代單位缺乏專門的部門及人手進行管理，一般沒有較為專業的從業人員對檔案進行整理和分類，檔案管理者的管理水平不足；且設備老舊簡陋，并且在收集材料的過程中敷衍了事，使得材料的真實性和可靠性難以得到保證。因為這些單位往往采用一些非專業人員，或者交由其他職權相近的部門進行管理歸檔，職權往往劃分不清，人事檔案的保密工作也就無從談起。因為從業者的非專業性，那么人事檔案的有序性和規律性亦難以保證，整體的人事檔案管理工作混亂，現代人力資源管理工作的難度也就大為上升，降低了現代單位的競爭力。

（二）對檔案開發工作的忽視。 在現代人力資源管理的工作中體現出來的問題，除了從業人員素質良莠不齊以外，還存在著其他更為嚴重的問題。在現代人力資源管理工作中，人事檔案的作用絕不僅僅是用來有序規律地收藏歸檔，作為留存信息而已。許多現代單位的人事檔案管理部門僅僅只是將檔案進行收集整理之后便束之高閣，除非具體查詢以外再無翻閱，這是十分錯誤的。人事檔案除了作為可查詢的數據資料以外還是人才培養選拔的數據依據，僅僅收納整理是不能完全體現人事檔案管理工作的作用的。這些現代單位沒有對人事檔案進行充分的運用開發，使得人事檔案對于人才培養方面的幫助沒能體現出來。

（三）檔案材料不夠完善規范。 在現代人力資源管理工作中體現出來的其他重要問題就是檔案材料的規范性和完善性。這些問題的產生主要來自于上文提到的人事檔案的管理者水平較低、對檔案開發工作的忽視等原因。這些問題往往體現在人事檔案材料的散亂無序、虛假雷同等方面，甚至有些干脆就是抄襲粘貼、千篇一律。在許多人事檔案材料中都是一些對現代單位來說幾乎沒有什么參考價值的信息，真正關系到當事人的能力特長、工作業績等方面的資料則少之又少。

4 改善人事檔案管理對人力資源開發作用的途徑

（一）提升人事檔案管理者的工作能力。 隨著知識經濟時代的到來，人才成為了新的“第一生產力”，現代人力資源管理工作的重要性日益凸顯，人事檔案管理工作的基礎是人事檔案管理工作。然而目前我國從事人事檔案管理工作的從業人員的管理水平和工作素養良莠不齊。針對這一現狀，提升人事檔案管理者的工作能力也就成了第一要務。需要加大培訓力度，增加工作人員的相關工作知識，培養工作經驗，強化工作技能，增強對于人事檔案管理工作的認識。

（二）完善人事檔案管理工作的相關制度。 在飛速發展的今天，對于已經不再符合新形勢的老舊規章制度要積極進行創新，在收集人事檔案材料的工作進程中要嚴格把關，盡量以最快的速度、最完整的資料、最嚴謹的態度進行檔案材料的收集整理。努力做好相關的工作，充實檔案內容，保證人事材料的有效性和時效性，制定合理的獎懲制度，重視人事檔案材料的保密工作等等。

（三）完善人事檔案的內容。 在現代人力資源管理工作中，過去千篇一律、大而化之、內容空泛虛假的人事檔案是必定要被淘汰的。要最大化地充實人事檔案材料的相關內容，以便于在現代單位需要查詢或者需要進行人才培養工作時盡快地提供相應的信息支持與保障，能夠更加準確及時地了解到該員工的基本情況及相關能力水平。人事檔案材料應完整全面地反映出該員工的學識能力、專業素養、基本情況等等相關信息，為現代人力資源管理工作提供相應的便利支持。

（四）提升人事檔案管理工作的科學性。 與體現保密性、僅僅作為人事存檔的傳統人事檔案管理工作不同，在現代人力資源管理工作的要求下，新時代的人事檔案管理工作有較高的利用性，強調快速的查詢和提供信息的能力，并且需要使用現代化的手段提升信息量，更加重視服務性和科學性。需要從管理理念和手段上進行不斷創新，降低信息檢索的難度，提高工作效率。

5 結束語

人事檔案只是企業檔案的一部分，在加強人事檔案工作改革的同時也應積極推進企業檔案管理工作的全面改革，從意識人手，建立健全檔案管理規章制度，加快檔案管理工作的現代化進程，改變檔案管理工作以往的被動局面，使檔案管理工作真正適應知識經濟的時代要求，為企業的發展做出更大的貢獻，開創檔案管理工作的新局面。

參考文獻

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