規(guī)范管理對“會(huì)議多”說“不”

□ 文/雅侃

規(guī)范管理對“會(huì)議多”說“不”

□ 文/雅侃

毫無疑問，會(huì)議管理也是企業(yè)管理的重要部分。是企業(yè)沒有不開會(huì)的，管理也是離不開會(huì)議。

筆者偶然看過一篇《會(huì)議是一切生產(chǎn)力的來源》的短文。看完著實(shí)不敢茍同。且不說文中概念的混亂，比如把開會(huì)與學(xué)習(xí)混為一談，把交流與開會(huì)等同起來等；更不說內(nèi)容本不是談會(huì)議，而是一大堆與成功、溝通、決策、教育等所謂“名言”潦草地裝在一個(gè)框子里；就是對會(huì)議本身的理解就更是極其褊狹，比如“遠(yuǎn)離會(huì)場，就是陣亡的開始”“一場會(huì)議就是一個(gè)團(tuán)隊(duì)發(fā)展的分水嶺”、“會(huì)場是根，會(huì)議是魂”、“會(huì)議的頻率決定團(tuán)隊(duì)的一切”。這個(gè)把“會(huì)議”和“會(huì)議多”一股腦的說成是“生產(chǎn)力”的觀點(diǎn)，筆者認(rèn)為很有學(xué)術(shù)討論的必要。

什么是會(huì)議？其實(shí)，每個(gè)人理解的會(huì)議概念是很不同的。我們且以“百度百科”對“會(huì)議”的解詞“集合三人以上相與議事，并遵循一定的議程，所舉行的一種集會(huì)”來討論。

關(guān)于開會(huì)，有一本著名的書叫《議事規(guī)則》，作者系統(tǒng)介紹了關(guān)于開會(huì)的幾乎所有問題。中國企業(yè)由于規(guī)模稍大或業(yè)務(wù)復(fù)雜或人員眾多也總是要開很多會(huì)，只是極少有人去學(xué)習(xí)那本關(guān)于如何開會(huì)的專著。于是，中國有很多組織會(huì)議成災(zāi)，令參會(huì)者苦不堪言。

其表現(xiàn)當(dāng)然是會(huì)議的類型和名目繁多—什么傳達(dá)會(huì)、報(bào)告會(huì)、匯報(bào)會(huì)、研討會(huì)、務(wù)虛會(huì)等等，比比皆是。且召開會(huì)議的頻率還很快，有的企業(yè)一天好幾個(gè)會(huì)議，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)會(huì)議接一個(gè)會(huì)議用他自己的話說是“天天在開會(huì)”。

面對這會(huì)那會(huì)和沒完沒了的會(huì)議，我們首先要搞清楚為什么要開會(huì)？

開會(huì)的主要目的是議事，沒有“議”的可能就不是會(huì)議，也就不用開會(huì)。比如教育、訓(xùn)練，就不是開會(huì)，就不用以開會(huì)的方式進(jìn)行。企業(yè)的員工教育一般是指思想的統(tǒng)一或改造過程，基本不屬于討論具體事的范圍，下屬多數(shù)沒有“議”的權(quán)利，只帶耳朵不帶嘴巴，處于被接受狀態(tài)。這本不是開會(huì)，也基本沒有多大用途，但領(lǐng)導(dǎo)往往認(rèn)為自己有洗腦的能力，天真地掏出時(shí)間成本做這種沒有價(jià)值、至少價(jià)值微乎其微的事情。員工訓(xùn)練的重點(diǎn)在于“練”，要?jiǎng)悠饋恚皇恰熬觿?dòng)口不動(dòng)手”，有的練還要到一線、到現(xiàn)場去，這就更不是開會(huì)的范圍。

現(xiàn)在有一個(gè)很不好的會(huì)議現(xiàn)象，就是凡會(huì)都開成層級會(huì)議，比如部長級會(huì)議、局級干部會(huì)議、處級會(huì)議。如果承認(rèn)開會(huì)是“議事”，大多數(shù)會(huì)議不應(yīng)該是某一個(gè)級別的人在一起能議出來的，應(yīng)該是某一個(gè)類別或某一部分相關(guān)人員集中討論的。比如，一個(gè)質(zhì)量指標(biāo)的分析和認(rèn)定、一個(gè)質(zhì)量事件責(zé)任的認(rèn)定，就應(yīng)該是與質(zhì)量管理或事件相關(guān)人員一起開會(huì)，而不應(yīng)該是什么級別堆在一起天南地北地縱談。不可否認(rèn)，企業(yè)當(dāng)然存在某一個(gè)層級干部集中決策的會(huì)議，但真正的議事更多的是一事一議，自然一事一會(huì)，迅速召集，短時(shí)開完，避免許多無關(guān)者陪會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。可見，動(dòng)輒就開綜合型會(huì)議也是不可取的，一個(gè)會(huì)參加人員復(fù)雜，討論議題涉及面廣，甚至開會(huì)前都不知道有哪些事要議，有些主持人總是在開場白喜歡說“為了規(guī)范管理要”、在會(huì)議結(jié)束時(shí)必須說“哪位還有什么事”，實(shí)在是沒意思的無準(zhǔn)備之會(huì)。

更重要的是，開會(huì)一定要開有效率、有新意并解決問題的會(huì)。

人類文明史的進(jìn)程只記錄那些新的創(chuàng)造、新的思想，而把重復(fù)的東西統(tǒng)統(tǒng)甩掉。比如科學(xué)史上記住了牛頓、愛因斯坦，社會(huì)科學(xué)史上記住了馬克思、恩格斯等，因?yàn)樗麄冇袆?chuàng)造。一個(gè)會(huì)議也是這樣，歷史只記住了那些劃時(shí)代的有開創(chuàng)意義的會(huì)議，比如中共黨史上的一大、七大、遵義會(huì)議，因?yàn)檫@些會(huì)議產(chǎn)生了新思想，這些思想形成了黨的路線，勝利地指導(dǎo)了黨的實(shí)踐。大會(huì)如此，小會(huì)也是這樣，我們開一次會(huì)總要能產(chǎn)生一點(diǎn)新的思想，對工作有一點(diǎn)推動(dòng)，這樣的會(huì)議才值得開。可惜就像大吃大喝已經(jīng)失去了吃飯充饑的意義一樣，現(xiàn)在許多會(huì)議也早已失去了醞釀新思想的意義。會(huì)議的浪費(fèi)是一種更大的隱形的浪費(fèi)。

解放前我們的黨在根據(jù)地開一次重要會(huì)議，常常要讓干部冒著生命危險(xiǎn)從敵占區(qū)回來，有的同志就犧牲在來去開會(huì)的途中。但是那沒有辦法，不開會(huì)就不能統(tǒng)一思想，革命就會(huì)損失更大。現(xiàn)在世界上每年不知道有多少雙邊、多邊甚至全球性的會(huì)議。人們總是帶著原來的想法來到會(huì)議室，又帶著新的想法離開會(huì)議室，去工作，去實(shí)踐。可以說是會(huì)議推動(dòng)各方面的工作，推動(dòng)這個(gè)地球。

要想切實(shí)提高會(huì)議的質(zhì)量，就先要看釀造會(huì)議的時(shí)機(jī)是否成熟，先找到突破口，選準(zhǔn)題，會(huì)前要做細(xì)致的調(diào)查準(zhǔn)備工作。會(huì)議題目選準(zhǔn)了，這個(gè)會(huì)也就成功了一半。 黨的歷史上的八七會(huì)議、遵義會(huì)議、十一屆三中全會(huì)等許多重要會(huì)議都是因?yàn)闀r(shí)局危急、不開不行。這種會(huì)，絕不會(huì)空泛，不會(huì)說舊話、套話，它逼著我們必得產(chǎn)生一個(gè)新思想、新方案，這才是真正意義上的開會(huì)。現(xiàn)在有些會(huì)議所以質(zhì)量不高，就是因?yàn)闆]有新思想、新方案，許多主持人“武大郎開會(huì)”，聽不出、發(fā)現(xiàn)不了每個(gè)人的新思想，更不能像好廚師一樣巧用料，善掌火，變出一個(gè)新菜。會(huì)前沒有尋新之心，會(huì)上沒有求新之意，這樣的會(huì)議是開不好的。

但是，我們還必須要明白，一些固定的會(huì)議，比如例會(huì)、民主生活會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)等，也不是說就是“固定”不變的。如果開會(huì)前有了變化，或者情況有些不明，那就取消這個(gè)一成不變的會(huì)議也屬應(yīng)該。

哲學(xué)的道理告訴我們，變化帶來不確定性，企業(yè)發(fā)展的不確定性始終存在。環(huán)境變化越快越劇烈，企業(yè)運(yùn)營與發(fā)展的不確定性就越大越具有顛覆性。不確定性就是指事先不能準(zhǔn)確預(yù)測或確定某個(gè)活動(dòng)的結(jié)果。

當(dāng)今企業(yè)的外部環(huán)境改變我們無法控制，但我們是否有辦法對企業(yè)活動(dòng)的不確定性展開有效管理呢？

如果我們靜下來，仔細(xì)思量，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，盡管組織活動(dòng)很復(fù)雜，但你可以將組織進(jìn)行的活動(dòng)按確定性與不確定性進(jìn)行“管理”。組織應(yīng)用的非常多的過程（即將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動(dòng)）需要保持穩(wěn)定、高效的輸出，這些活動(dòng)具有重復(fù)性特征。如果這種重復(fù)性活動(dòng)特征沒有通過過程方法進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，那么，重復(fù)性活動(dòng)的不確定性就會(huì)增加；如果將經(jīng)常性活動(dòng)盡可能采用過程方法進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，那么，經(jīng)常性活動(dòng)的確定性和效率就會(huì)提高；如果能夠?qū)⑴既恍曰顒?dòng)通過建立模型，采取類似過程管理模型方式，那么，也能提高不確定性活動(dòng)的確定性；管理者應(yīng)盡可能提高組織活動(dòng)的確定性，盡可能將不確定性活動(dòng)轉(zhuǎn)化為確定性活動(dòng)進(jìn)行管理。

以上這個(gè)話題并沒有扯遠(yuǎn)“開會(huì)”這個(gè)主題，有時(shí)取消不必要或暫緩舉行的會(huì)議，掌握一些不確定性管理的知識(shí)會(huì)幫助你決策是否開這個(gè)會(huì)，這樣做的結(jié)果當(dāng)然是大大增強(qiáng)了企業(yè)發(fā)展的確定性。

當(dāng)今企業(yè)的外部環(huán)境改變我們無法控制，但我們是否有辦法對企業(yè)活動(dòng)的不確定性展開有效管理呢？

總之，企業(yè)人是有成本的，企業(yè)干部有更高的成本，開沒有價(jià)值的會(huì)顯然是時(shí)間的巨大浪費(fèi)。日本企業(yè)的會(huì)議成本計(jì)算公式是：參會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)長×人均小時(shí)收入×2×3+會(huì)議直接成本，其中的“×2”是一個(gè)有用的會(huì)需要一倍的時(shí)間去消化或分解，“×3”涉及的是機(jī)會(huì)成本，一個(gè)人開會(huì)直接浪費(fèi)的會(huì)議時(shí)間的消耗，但實(shí)際上企業(yè)雇傭你是要你掙3倍以上的利益的，但你來開會(huì)了就放棄了掙錢的機(jī)會(huì)，等于實(shí)際浪費(fèi)了開會(huì)時(shí)間3倍的機(jī)會(huì)收益。由此可見，一個(gè)管理者隨意決定開一個(gè)會(huì)，想過它的成本多大沒有？

中國經(jīng)常開會(huì)、參會(huì)的人，一般認(rèn)為開會(huì)是信息傳遞、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、部署工作的有效手段，但在信息社會(huì)借助開會(huì)傳遞信息成本實(shí)在太高，豐田公司為了少開會(huì)和不開拖沓的會(huì)堅(jiān)持全體站著開會(huì)，信息都公布在墻上，墻上的不同區(qū)域標(biāo)注著黃色或紅色的數(shù)據(jù)。除了信息確認(rèn)之外，更深層的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，靠開會(huì)其實(shí)是做不到的，很多領(lǐng)導(dǎo)總想通過一個(gè)報(bào)告會(huì)把自己的理念和想法強(qiáng)加于人，其實(shí)這種借會(huì)議洗腦的想法是頗為天真的。

現(xiàn)代企業(yè)，我們切忌把會(huì)議和管理等同起來。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理、規(guī)范化管理，不是說非要通過開會(huì)來實(shí)現(xiàn)，也不是說企業(yè)越現(xiàn)代就越要開會(huì)，更不是說“會(huì)議多”企業(yè)就“越規(guī)范”。