淺談如何做好蘇南運河蘇州段三級航道整治工程檔案管理工作

一、工程項目概況

蘇南運河蘇州段分為市區段、吳江段實施，按三級航道標準整治，航道整治里程81.45公里，改建橋梁21座，工程概算投資29.9億元。是江蘇內河航道“十二五”規劃的重點建設項目，是江蘇省干線航道網的重要組成部分，是區域內大宗生產、生活物資運輸的水運主要通道。蘇南運河蘇州段北起蘇錫交界五七橋，南至蘇浙交界鴨子壩，全長81.45公里，是蘇南運河航運最繁忙、貨流密度最大、航運效益最好的航段之一。于2011年3月國家內河高等級航道“十二五”期建設啟動時正式開工建設。2014年是京杭運河開鑿2500周年，蘇南運河蘇州段在2014年完成航道整治任務，并順利交工。

蘇南運河蘇州市區段、吳江段三級航道整治工程的實施，不僅能極大地提升航運能力，完善綜合交通運輸體系，而且對沿線的環境整治、區域經濟建設、水資源綜合利用，以及行洪排澇等方面都能發揮積極的促進作用，切實推動資源節約型、環境友好型社會建設。

二、項目檔案工作開展情況

檔案資料管理工作，作為項目施工管理工作的重要組成部分，其重要性程度不言而喻，系統完善的檔案資料管理工作是一個優質工程項目最直觀的表現形式之一，是全體工程參建者們付出辛勤汗水的最好見證。多年來，本人參加過蘇瀏線航道整治工程、張家港復線船閘工程的檔案驗收工作。深知只有良好的職業道德、嫻熟的業務素質、熱情的服務態度，才能做好項目各類檔案的搜集、整理、存檔、建立電子文檔及查閱等工作。此次有幸參加蘇南運河蘇州段三級航道整治工程的檔案資料整理工作，本人有三點淺顯的心得體會，記錄如下：

（一）領導重視，是做好檔案管理工作的基本條件

單位領導在蘇南運河蘇州段三級航道整治工程每一個標段開工后的第一次工地例會上就要求工程施工、監理單位建立檔案管理網絡，層層建立檔案管理崗位責任制，從立項到竣工，每個項目嚴格按照單位領導的要求，明確檔案管理的分管領導和責任人。本單位將檔案工作納入項目法人制、招投標制、工程監理制和合同管理制中。要求在日常的檔案工作中切實加強檔案基礎業務、檔案信息化、檔案法制和干部隊伍建設，建立健全檔案機構，配備專門的檔案人員，嚴格遵循本單位項目檔案管理考核辦法。為更好的迎接蘇南運河蘇州段三級航道整治工程檔案驗收，在“奮戰100天確保年底完成蘇南運河蘇州段剩余航道工程”攻堅戰會議中確定了本次驗收檔案工作由主要領導掛帥，分管領導負責，辦公室主任主抓，專兼職檔案員具體抓，形成了齊抓共管、各司其職的良好工作局面。充分調動本單位各科室力量，要求各科室安排人手共同參與，按照《江蘇省航道建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》的通知（蘇交航〔2011〕5號）里的歸檔范圍將手上的資料及時的交予本單位專職檔案員。本單位檔案員將根據檔案歸檔內容及序時進度，認真做好檔案材料整理入庫工作，對入庫材料進行檢查，保證了入庫檔案的數量和質量，使檔案材料在外觀和內容上都達到了規范化和標準化的要求。

（二）以“細”為綱，是做好檔案管理工作的基本原則

檔案資料管理工作，看似繁雜瑣碎，然又有其內在的獨

特聯系，每一份檔案資料都不是孤立的存在的，它們既相對對立，又密切聯系，這種天然的特性就決定了檔案管理工作的基本原則，那就是相關工作要做“細”。在本次蘇南運河交工檔案資料工作不斷完善的過程中，本人作為蘇南運河三級航道整治工程檔案的參與者，一方面積極與省航道局、市交通局、市檔案局的相關工程檔案專家聯系，把檔案中遇到的問題解決在整理過程中；另一方面主動與施工、監理單位溝通，要求他們嚴格按照《江蘇省航道建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》的通知（蘇交航〔2011〕5號）的歸檔辦法進行歸檔，要求他們把檔案做得很細。蘇南運河蘇州段項目自2014年9月5日打響“奮戰100天確保年底完成蘇南運河蘇州段剩余航道工程”攻堅戰后，檔案工作也同步進入整理自查階段，我們要求各個標段安排專職檔案員進行工程文件材料整理組卷。本單位根據各標段施工進度，對每個標段檔案工作進行檢查，逐一過堂，以書面形式提出檢查意見和整改要求，限期整改并復查。11月中旬，本單位召集蘇南運河蘇州段所有施工、監理單位檔案人員對案卷和歸檔材料進行集中整理，以抽查和互查的形式，再次對檔案材料進行全面梳理，對共性問題進行再指導再統一，并進一步暢通工作聯系渠道，做到第一時間答疑指導，保證了項目檔案質量。在文件整理中我們原則上要求用原件歸檔，但是一些單位還有部分復印件，我們要求復印件歸檔時必須在備考表上說明原因并注明原件存放處。存檔的文件材料要求內容填寫規范，簽字手續完備；原始記錄數據確實需要修改的，必須履行負責人簽字手續。所以這就要求我們整理、檢查的時候要細心。細就是細心、細致，檔案工作既是一門科學，又是一門學問。所以，要想做好檔案管理工作，我認為最重要的是細心加耐心。

（三）以“勤”為本，是做好檔案管理工作的有效途徑

檔案資料管理工作的特點要求我們，要做好“精細”的檔案管理工作，只有“勤”這一條路。勤就是勤快，在具體管理過程中要做到勤于收集整理、勤分類管理檔案，做到數據清楚、準確，內容充實，相關影像資料完善等。在平時收集過程中文書檔案和工程檔案是混合在一起的，在此次的蘇南運河蘇州段三級航道整治工程文件收集過程中本人將每一季度所收文件進行分類，做好預立卷。凡具體工作堅持自己動手嚴格按照工程檔案歸檔的規范要求，加以歸類整理，形成一套完整的檔案，透過檔案資料就能了解工程項目管理過程中各項活動的開展情況，這一切都需要有一顆勤勞的手去實踐。

三、項目檔案完成情況

根據項目實施情況，本次交工檔案驗收內容為全部航道護岸工程和標志標牌工程，共16個施工標和7個監理標，目前已形成項目檔案2691卷（件）。根據省交通運輸廳《關于印發<江蘇省航道建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法>的通知》（蘇交航[2011]5號）的規定，我們對已經整理到位的工程文件材料按十大類進行了分類立卷。

四、整理過程中遇到的困難和接下來的打算

蘇南運河蘇州市區段、吳江段三級航道整治工程涉及的建設單位、施工單位和監理單位共2691卷（件）檔案材料已全部整理完畢，并歸入指揮部檔案室統一存放，材料內容與項目進展基本同步。經過一階段的集中整理，蘇南運河蘇州段三級航道整治工程已形成的項目檔案總體完整、系統、準確，各類別文件材料真實全面，分類準確，條目清楚，能全面反映工程的管理、設計、施工、監理等建設情況，也為日后航道管理提供了較為全面的技術數據，基本符合交工檔案驗收要求。

在這次蘇南運河三級航道整治工程檔案資料管理中還是遇到不少問題，主要表現在：

1.施工監理單位檔案人員配備不及時，對檔案工作重視程度不夠，導致部分文件資料遺失。

2.施工監理單位對檔案工作經費投入不足，基礎設施配套不到位，保管條件落后。

3.參與工程檔案資料管理人員變動較大，造成工作前后銜接出現斷檔。

這些問題既影響工程項目檔案管理工作的系統性和完善性，也嚴重削弱了項目檔案管理的工作水平。因此，在下一步工作中我們要做好宣傳，強化項目各級領導對檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識，加強對檔案工作的指導，關心項目檔案管理的基礎工作，從而從整體上提高工程項目檔案管理工作的水平。

以上四點是我通過蘇南運河蘇州段三級航道整治工程檔案資料整理工作所獲得的淺顯體會，通過一個項目的檔案資料管理工作的學習與親身實踐，我真切感受到了檔案管理工作的重要性。下一步，我將以更加強烈的事業心和高度的責任感、過硬的本領及扎實的工作把本職工作做得更好，為推動蘇州水運檔案事業發展做出更大的貢獻。

作者簡介

姓名：莊麗莉，性別：女，出生年月：1984.11.23，工作單位：蘇州市水運工程建設指揮部，研究方向：檔案管理，籍貫：蘇州。