工程檔案管理面臨的問題及應對策略

吳菲

（深圳市政府投資審計專業局）

【摘要】作為信息資源的重要載體，檔案對于企業以及事業單位來講都非常的重要，因此我國相關部門或者相關企業要對檔案管理工作給予重視，將檔案管理工作切實的落實好，這樣對于信息資源的利用以及在開發有著非常深遠的影響。但是在我國目前的檔案管理工作過程中，由于我國檔案管理工作的起步較晚，難免會存在很多不足之處。 文章主要闡述檔案管理工作過程中出現的主要問題，通過闡述來找出相應的處理辦法，進一步完善我國的檔案管理工作。

【關鍵詞】檔案管理 問題 策略

一、檔案管理工作中存在的主要問題

對于大多數的檔案管理工作來說，主要存在著以下問題：（1）檔案收集方式單一，難以保證全面性。在當前的企事業單位檔案收集環節，大多還是依靠簡單的各部門整理匯總相關資料，然后提交給檔案管理部門這一操作方式。其中缺乏現代化技術的應用，還是單純依靠人工操作和約束，難以保證檔案收集資料的全面性；（2）檔案歸納與整理主要依靠人工，效率較低。隨著企事業單位規模的不斷擴大，檔案管理的工作量也隨著加大。很明顯，當前主要依靠人工的檔案歸檔與整理工作遠遠不能夠滿足需求，其不僅無法提高工作效率，同時還加大了在相關人力方面的成本投入；（3）檔案保管粗略，缺乏精細化管理。在檔案的保管過程中，管理較為粗略，僅為簡單的清潔、除菌操作，沒有將現代化的精細化管理融入其中；（4）檔案管理人員綜合素質較低，難以滿足現代化需求。縱觀當前大部分的檔案管理工作，其涉及人員大多在專業技能上有所缺失，綜合化程度也較低。

二、工程檔案管理面臨的問題的應對策略

1、在檔案管理的過程中要不斷的提升相關工作人員的綜合素質

在檔案管理工作過程中，我們要有意識的強化管理工作的梯隊建設，在管理人員的選擇過程重要優先選擇政治可靠，責任心較強，作風較正的人員來進行檔案管理工作，在日常的工作過程中，要不斷的進行相關的業務培訓，強化檔案管理工作人員的工作素質。同時還要對工作人員的生活以及工作給予關心，這樣才能夠讓檔案管理工作人員全身心的投入到檔案管理工作中來，提升檔案管理的工作效率。

2、在檔案管理的過程中要不斷的建立健全檔案管理的規章制度

管理工作必須有一套管理規章制度，檔案管理工作也是一樣，要不斷的建立健全相應的管理制度和規章。但是需要指出的是規章的建立要遵循四個原則。第一個是要保障規章制度的科學性以及合理性。第二個是保障規章制度的簡明實用，有現實可操作性；第三個是要保障規章制度的雙向約束性；第四個是要保障規章制度在領導層面以及工作人員層面有嚴格的落實和執行。

3、在檔案管理的過程中要不斷的完善并且改進檔案的實際功能

檔案管理工作的最終目的是要充分的發揮檔案的實際功能，為企事業單位爭取利益。在檔案管理過程中要進行全面，動態以及客觀的檔案記錄，對檔案管理的實際功能重新定位，對于需要保留的優質功能要進一步的發揮；對于檔案的功能要不斷的進行延伸和豐富，讓檔案管理滿足企事業單位不斷發展的需求。

4、加強工程檔案管理信息化建設

計算機網絡的不斷發展與推廣影響到社會各行各業的發展，涉及工程檔案管理的企事業單位也不例外，在工程檔案管理過程中充分借助計算機網絡技術能夠全面推動檔案管理工作的信息化發展，全面落實信息化建設，提升工程檔案管理的效率。首先企事業單位需要做好基本的檔案管理信息化設施建設，根據自身工程檔案管理實際情況引進或者開發檔案管理信息系統，開發相關管理軟件，提升檔案管理信息化水平，為工程檔案管理信息化建設打好基礎；其次還可以借助信息化技術對工程檔案管理工作進行有效監管，組建對檔案管理工作情況管理與監督的平臺，定期對工程檔案管理工作進行考核評價，建立科學合理的工作激勵與約束機制，全面提升檔案管理效率。

5、增強工程檔案管理風險防范意識

建筑工程檔案的管理工作會受到非常多的因素影響，存在一定的風險性，因此在實際工作中，工程檔案管理部門需要加強工程檔案管理工作的風險防范意識，做好安全保護工作，提高企事業單位的檔案安全性，這是科學高效開展工程檔案管理的重要環節。具體工作可以從以下幾方面開展：一是要會做好檔案整理，對現有的所有工程檔案進行綜合整理，制定好檔案清單，一條一條、一項一項進行分類編目，這樣才能夠對檔案資料進行優化配置，更好的實現工程檔案的使用價值；二是做好檔案管理工作，一般來說建筑工程中的檔案資料數量龐大，內容復雜，需要開展專項管理，為了安全，檔案管理部門可以對重要的檔案資料進行信息備份，采用不同的方式進行保管，避免因為意外出現資料丟失；三是對現存的檔案管理編制方法進行創新改進。進行檔案管理必然離不開檔案管理編制方法，而科學合理的檔案管理編制方法才能確保工程管理工作得到更好地開展。

結束語：工程檔案建設工作最直觀的反映了工程的整體建設情況，是對工程質量進行衡量的一大參考依據，是推動社會建設進一步發展的重要手段，有必要重視工程檔案管理的重要性，加強管理力度。我國建筑工程的相關企事業單位，開展工程檔案管理也存在了相當長一段時間，但是依然存在很多管理漏洞，在一定程度上影響了工程檔案作用的發揮，制約了工程檔案管理工作的有序開展。企事業單位有必要深入對建筑工程檔案管理現狀進行研究，及時發現當前工程檔案管理實踐中存在的各類問題，不斷對工程檔案管理策略進行創新型調整，號召工程各方責任主體以及相關工作人員有效重視，相互之間積極配合，制定具體的實施方案，將與工程檔案管理相關的規章制度落到實處，使得工程檔案管理工作得到健康有序的發展，為我國工程檔案管理水平的提升做出努力。

參考文獻：

[1]劉芙蓉.檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施[J].科技創新導報，2015，13：206+208.

[2]吳凌艷.淺談新時期如何做好檔案管理工作[J].科技創新導報，2015，24：212-213.