秘書的職業管理模式探究

鄭慧敏

（西南財經大學公共管理學院人力資源管理2014級）

【摘要】職業管理是建立在組織內部的職業設計與規劃，對于個人發展和企業發展都有重要意義。本文以職業管理的雙通道理論和多通道理論為基礎進行了對秘書的職業管理模式探究。結合實際對秘書崗位進行了雙通道模式和一體化模式的職業設計管理，具有實際借鑒意義。

【關鍵詞】秘書 職業管理 雙通道模式

一、引言

職業管理是為了實現組織目標和個人發展的有機結合，從組織角度，對員工所從事的職業進行計劃、引導和控制的過程。所謂職業管理，是指組織提供的用于幫助組織內正從事某類職業員工的行為過程。開展職業管理工作既滿足了員工個人職業發展訴求，也滿足了企業組織需要，是惠益雙方的極佳方式。我國現今秘書的主要職責是協助領導人處理綜合情況、調查研究、聯系接待、辦理文書和交辦事項等的職務。一般而言，秘書的職業發展較為緩慢，因此科學的職業管理模式顯得尤為重要。

二、理論基礎

（一）秘書的職業管理模式相關理論

雙通道管理理論，即；管理通道和專業技術通道。為了適應時代要求、擺脫單通道發展的困境，這種雙通道的職業管理理論（雙軌制）己經成為較流行的職業管理理論。實際上，職業發展雙通道模式在很多跨國公司如微軟、福汽車等都進行了持續性的成功實踐。

在此基礎上，對雙通道管理理論進行拓展延伸，產生了多通道管理理論。多通道管理理論在雙通道管理理論對某職業進行進一步細化分解，增加可發展的職業選項。

（二）適用范圍

職業管理是從組織的角度對員工進行的職業規劃、引導和控制，是以組織為中心開展的活動。其行為主體是組織本身，組織通過職業管理對員工提供職業幫助的過程是企業人力資源規劃的一項重要內容。因此，職業管理主要是針對組織內部員工，其目標主要是服務于組織的。

三、秘書的職業管理模式

（一）秘書的職業管理雙通道模式

根據組織內部的專業分布狀況，在原有的職業管理序列的基礎上設立獨立的專業發展通道。根據態度、業績、能力等各個方面多維度進行綜合評價，同時建立于專業等級相匹配的績效考核體系、薪酬待遇、晉升通道等政策，實現專業通道發展的可比性。同時，秘書專業通道的建立，提煉了秘書的核心能力、提升了秘書職業的含金量。例如貝爾阿爾卡特通信有限公司就設立了“行政管理職位系列”和“專業技術職位系列”的雙階梯模式供員工發展。國內的品牌企業儒海爾、聯想等也都加入了改革創新、建立運功職業發展雙通道管理的試驗。

在組織內部的秘書崗位上，以應屆畢業生為例，員呢工可以根據自身的特點進行不同職業發展選擇。選擇管理序列發展，可以規劃“助理秘書——主辦秘書——辦公室副主任——辦公室主任——行政總監”的路線進行發展。根據工作業務的差異，比如業務類秘書可以發展為業務員、業務經理等崗位；行政類秘書可以發展至辦公室主任的職務；以會務工作為主的秘書可以向大型會務服務管理工作方面進行發展。或可以選擇在組織內部的專業通道發展，在“初級秘書——中級秘書——高級秘書——資深秘書——首席秘書”的軌跡發展。但這種發展的弊端也是顯而易見的，因為秘書職業的輔助性、從屬性的屬性和特點，很難將秘書作為一生所從事的職業。

（二）秘書的職業一體化模式

根據職業多通道發展理論，職業一體化模式是在職業雙通道管理模式的基礎上跟進一步對管理通道和專業通道的深入融合，讓員工根據自身不同階段發展的需求特點真正尋找屬于自己的發展道路。

華為公司建立任職資格雙向晉升通道（管理任職資格和專業技術任職資格），縱向分為管理、專業、干部三條發展路線，橫向進行不同專業全覆蓋，并為每位員工建立個人發展計劃（Individual Development Plan）。以華為某秘書崗位員工為例，第一可以走管理崗位通道，進入人力資源系統以成為人力資源經理為目標，第二可以選擇走專業技術通道，成為公司人力資源技術專家。這種模式可以從多方面實時關注員工成長和個人發展需求，根據不同員工的特質差異，幫助員工及時、正確地調整個人職業發展方向，實現個人價值的最大發揮。此外，還有許多其他企業例如騰訊公司也建立了相應的一體化模式，實現管理和專業的多通道發展。職業一體化模式的另一重要特點是實現了崗位的權責分明。細化崗位的類別和專業指責是的不同人才可以充分發揮個性化的能力根據能力決定其需要承擔的職責，強調了責權利的匹配，從而實現了對員工的有效激勵。

四、秘書職業管理科學化的建議

（一）建立完善的職業培訓體系

員工個人職業發展的成功同樣是企業發展的重要推動力，對于員工歸屬感的培養、企業的業績提升都有重要意義。要使員工對自我發展進行科學合理的規劃，提升員工的職業發展知識和能力，就需要建立完善健全的職業培訓系統。公司可以信息資源共享、職業能力培訓、職業發展咨詢服務等多種方式切實為員工服務，有計劃有組織地進行系統服務。值得注意的是職業培訓系統的建立需要具體化，有實際操作意義。根據不同的職業特點，培訓內容需要個性化和動態化，適應不同員工、不同職業的個性發展。

（二）堅持客觀性的原則

嚴格按客觀性原則辦事，是職業設計科學化的基本前提。

有實際意義和可操作性的職業規劃需要對現實情況進行客觀分析。首先是基于自身個人能力、優劣條件的分析，自我認知是職業發展規劃的基礎，個人能力特點是職業管理的客觀支撐條件。其次，職業規劃是針對組織內部進行的，組織環境是需要考慮的重要因素，組織發展空間直接決定了職業管理的寬度和廣度。最后，職業管理要適應社會發展的需求和方向。社會大環境如經濟、政治等宏觀條件可以為我們未來職業管理等傾斜方向提供重要參考，適應社會發展的職業設計才是可持續的。因此，職業管理需要基于各方面的客觀條件分析，以達到與個人職業充分協調配合。

（三）建立科學的激勵、約束機制

企業或單位建立完善的激勵制度是職業管理的有效保障，在員工的職業晉升中具有積極作用。企業需要針對不同類別、級別的崗位進行不同的激勵約束，以崗位工資為基礎，根據崗位級別、績效指標、職稱等因素建立完善的激勵機制，從薪酬待遇、福利等方面充分體現差別，充分體現組織對人才的重視以激勵員工積極爭優。