探討人才交流中心文書檔案管理存在的問題和策略

高振平

摘 要：檔案管理是人才交流中心工作的重要組成部分，而文書檔案則是檔案管理的主要形式之一，隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)在工作中的應(yīng)用變得越來越廣泛，部分工作人員錯誤的認(rèn)為傳統(tǒng)的文書檔案管理與時代發(fā)展的需要不匹配，不重視文書檔案管理，致使其在管理過程中，出現(xiàn)了較多的問題，不利于文書檔案管理的發(fā)展。本文，主要對當(dāng)前的檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了一些規(guī)范化的管理策略，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：人才交流中心 文書檔案管理 存在問題 策略

文書檔案管理是檔案管理的重要表現(xiàn)形式之一，它的主要作用就在于記錄單位的日常管理活動，如單位的人員調(diào)動、活動管理等，對于人員的合理調(diào)配具有重要的參考價值。當(dāng)前社會對人才的需求量極大，而人才交流中心是企業(yè)發(fā)掘人才的重要場所，做好文書檔案管理，對于社會的發(fā)展具有一定的積極意義。

一、當(dāng)前人才交流中心文書檔案管理過程中存在的問題

1、人才交流中心對文書檔案管理工作不夠重視

當(dāng)前，人才交流中心內(nèi)文書檔案管理遇到的一個重要問題就在于工作人員對于文書檔案管理不夠重視，許多工作人員認(rèn)為文書檔案管理的工作過于簡單，只是單調(diào)機(jī)械的記錄一些信息，缺乏一些重要信息的記錄。因此，在工作期間不重視文書檔案管理的工作，敷衍了事，致使人才交流中心的檔案管理工作只是流于表面，在人才交流的過程中，并沒有起到實質(zhì)性的作用。

2、文書檔案管理人員綜合素質(zhì)低

由于人才交流中心的工作人員沒有認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，在管理期間敷衍塞責(zé)，致使大部分工作人員并不愿意從事文書檔案管理的工作。而且，許多交流中心在挑選文書檔案管理人員的時候，隨意性也比較大，缺乏專業(yè)的技能訓(xùn)練和培養(yǎng)。此外，有些交流中心的文書檔案管理人員還是由其他崗位的工作人員兼任的，這也會給管理工作的開展造成一定的影響。

3、文書檔案管理方式不合理

文書檔案管理主要有兩大功能，其一是記錄人才交流中心所開展的各項活動，其二是充分的利用文書檔案管理資源，獲取有用的信息，在管理的過程中，只有管理得宜，才能發(fā)揮這兩大功能的作用，但是在當(dāng)前的管理工程中，文書檔案管理方式還存在有較多的不合理之處，比如說，有的交流中心在進(jìn)行檔案管理的時候，過于注重檔案管理的記錄功能，而忽視了檔案管理的利用功能，還有一些交流中心則過于注重利用功能，忽視了檔案管理的記錄功能，造成資源的浪費。

4、文書檔案管理的安全性過低

目前，人才交流中心的檔案管理主要有兩種形式，一種是紙質(zhì)文書檔案管理，一種是電子版的檔案，這兩種檔案管理形式各有優(yōu)缺點，如紙質(zhì)檔案容易損毀，整理的難度大，而電子檔案便于保存，查閱方便，整理起來比較容易，但是這兩種檔案管理方式有一個共同的缺點，那就是安全性過低，紙質(zhì)檔案如果保存不當(dāng)，文件內(nèi)的信息很有可能被他人竊取，而電子檔案的安全性更是無法保證，一旦檔案管理的系統(tǒng)被他人入侵，檔案上的所有信息都會丟失，這樣給人才交流中心和個人帶來了巨大的損失。

二、人才交流中心檔案管理效率提升的策略

1、提高人才交流中心對文書檔案管理的重視程度

文書檔案管理對于人才交流中心及社會的發(fā)展都有著極為積極的意義，在進(jìn)行檔案管理的時候，人才交流中心的相關(guān)工作人員，必須要積極的轉(zhuǎn)變自己的思維，認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，在平時的工作中，積極的落實上級領(lǐng)導(dǎo)布置下來的工作任務(wù)做好文書檔案管理工作，比如說，為了更好開展文書檔案的管理工作，人才交流中心，可以投入更多的資金，加大人才投入，制定合理的管理計劃，使文書檔案管理工作能夠朝著更好的方向發(fā)展。

2、通過專業(yè)訓(xùn)練提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

時代在不斷的發(fā)展變化，文書檔案管理工作也會發(fā)生相應(yīng)的變化，在進(jìn)行文書檔案管理的時候，管理人員的選擇對于文書檔案管理的效率有著極為重要的影響。如果負(fù)責(zé)文書檔案管理的工作人員，在管理期間認(rèn)識不到管理工作開展的重要性，在完成工作的時候，態(tài)度不端正，這樣的話是很難做好管理工作的。所以說，在提升文書檔案管理效率的時候，要通過專業(yè)的培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)，使管理人員能夠運用自己所學(xué)的知識，掌握文書檔案管理的最新資訊，掌握合理有效的管理方法。此外，在選取管理人員的時候，還需要選取責(zé)任心強，有進(jìn)取心的管理人員，為文書檔案管理工作的后期發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3、提高檔案利用率。做好文書檔案的安全防護(hù)措施

檔案管理的主要目的就是為了在工作中更好的利用這些檔案，發(fā)揮他們的價值和作用。因此，在進(jìn)行檔案管理的時候，還需要采取合理的文書的檔案管理形式，提高檔案的利用率。比如說，企業(yè)應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，使檔案檢索更加的科學(xué)方便，提高檔案的利用率。此外，在進(jìn)行檔案管理的時候，還應(yīng)當(dāng)注重檔案的安全性，不論是在管理紙質(zhì)檔案還是在管理電子檔案的時候，如果缺乏安全性，那么很容易造成信息泄露，對個人以及人才交流中心造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。由此可見，做好檔案管理安全管理的重要性，而要做好這方面的工作并非是易事，首先需要建立一套完整的文書檔案管理制度，在平時的工作中嚴(yán)格的按照制度實施工作，降低信息泄露的風(fēng)險，而針對電子檔案，交流中心則應(yīng)加強系統(tǒng)的安全措施，發(fā)揮防火墻的作用，盡可能的防止信息泄露。

總之，社會在不斷的發(fā)展和進(jìn)步，人才交流中心也變得越來越重要了， 人才交流中心的檔案管理工作對于單位日常工作有著更重要影響，而文書檔案管理工作作為檔案管理的重要組成，是影響人才交流中心工作效率的重要因素。在進(jìn)行檔案管理的時候，如果不做好這部分的工作，其他放的工作也很難做好。所以說，企業(yè)必須要重視文書檔案管理，做好相應(yīng)的管理工作，使企業(yè)朝著更好的方向發(fā)展。

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