新形勢下CNAS實驗室人員檔案管理的探研

潘玉靈 李小蘭

廣西中煙工業有限責任公司

新形勢下CNAS實驗室人員檔案管理的探研

潘玉靈 李小蘭

廣西中煙工業有限責任公司

人員檔案工作是實驗室人力資源管理的重要組成部分，是實驗室檔案工作的重要內容，是實驗室全面考察、了解、評價各崗位人員的重要依據。本文將對新形勢下實驗室人員檔案的管理內容及要求進行探研，并分享成果。

CNAS 實驗室 人員檔案 管理

隨著知識經濟時代的到來，實驗室要生存和發展就必須重視其核心競爭力，即人力資源的管理，因為實驗室的檢測技術水平很大程度上取決于人員的水平和能力，而人員檔案管理是人力資源管理的關鍵內容，為此，實驗室需要對人員的學歷學位、專業知識、操作技能、工作經驗、實際工作能力、培訓經歷等信息進行有效管理，才能不斷提高實驗室的管理水平和技術能力。

一、基本概念

人員檔案是實驗室按照相關政策和要求，記載個人經歷、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，更是反映個人成長歷史的有效憑證和依據。

根據CNASCL01《檢測和校準實驗室能力認可準則》可知，而CNAS實驗室的人員管理更側重于專業知識、技術能力和工作經驗，因此CNAS實驗室在人員檔案管理中應重點關注以上內容。

二、CNAS實驗室人員檔案管理存在的問題

（一）重要性認識不夠

部分CNAS實驗室管理者更關注于技術水平的提升，而在人員檔案的管理存在誤區，認為不是實驗室的主要工作，因而不重視、不管理。

（二）時效性和連續性不夠

很多實驗室只是在人員調入時建立了人員檔案，而后的持續培訓、進修、晉升等信息沒有及時更新，導致人員檔案斷檔、人檔分離嚴重，從而影響管理時效性和連續性。

（三）信息化程度不夠

隨著科學技術的不斷進步，人員檔案信息化管理得到普遍推廣，但一些先進的計算機技術沒能在人員檔案中廣泛應用，導致管理效率低下。

三、新形勢下CNAS實驗室人員檔案管理的內涵及要求

（一）人員檔案的歸檔范圍

CNAS實驗室人員檔案應做到每人一檔、專人保管、側重技術能力的管理，個人檔案的信息應包括履歷材料、自傳材料、學位學歷材料、專業技能（職稱）資格材料、培訓材料、獲獎材料、科研創新材料等，具體為：

1.履歷材料：包括履歷表和屬于履歷性質的登記表等材料。2.自傳材料：自傳和屬于自傳性質的材料。3.學歷學位材料：高中、中專、普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校、研究生等畢業證書、學位證書復印件；選拔留學生審查登記表等參加出國（境）學習和中外合作辦學學習的有關材料；國務院學位委員會、教育部授權單位出具的國內外學歷學位認證材料等。4.專業技能（職稱）資格材料：專業技能、職業資格、職稱資格等證書復印件，如工程師、高工、研究員等職稱證書復印件。5.培訓材料：培訓（學習、進修）證書、考核證書、結業證書等復印件，重點關注專業知識的培訓信息。6.獲獎證明材料：市級、區級、行業或國家級的獲獎證書或證明。7.科研創新證明材料：專利證書、科研項目證書或證明材料、論文及發表刊物等。

（二）人員檔案材料收集歸檔要求

CNAS實驗室要建立人事檔案材料歸檔管理制度，由各檢測室負責收集轄區內的歸檔材料，屬于歸檔范圍的檔案材料，在材料形成后盡快送交人事檔案管理員歸檔。收集的檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入檔案中。

同時，實驗室應建立人員檔案的滾動管理和時時更新制度，并安排專人定期對檔案信息進行更新和替換，持續完善人員檔案信息。并利用計算機信息系統，對人員檔案進行信息化管理，提高工作效率。不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分情況予以處理。凡銷毀涉及員工個人的材料必須詳細登記，并報請實驗室最高管理者審查批準，由專人負責監銷。

（三）人員檔案管理和應用

CNAS實驗室對收集的人員檔案材料要按規定進行整理，并進行分類、編號、管理。對人員檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。定期（建議半年）檢查核對檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

根據安全保密、便于查找的原則，嚴禁任何人私自保管他人檔案，負責管理人事檔案的工作人員不得泄露檔案內容。存放人員檔案的庫房應具有消防等安全設施，庫房內應保持清潔、整齊和適宜的溫濕度。

實驗室人員檔案卷盒、目錄和檔案袋的樣式、規格按要求制作，編制檢索工具，逐步實現人員檔案的現代化管理，便于提供應用。對人員檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。

凡需從人員檔案中取證或辦理公證的，有關材料應認真核實簽署意見并加蓋人員檔案主管部門印章，方為有效。

（四）人員檔案的提供利用

查閱人員檔案人員在查閱人員檔案前，必須嚴格履行登記手續，查閱人事檔案后應及時注銷登記。查閱人員檔案時，人員檔案管理人員必須在場，查閱人員應在檔案室或檔案管理人員指定地方進行查閱，嚴禁吸煙，防止檔案材料破損，查閱人員檔案的情況須有詳細記載。

查閱人員檔案人員，應嚴格遵守保密制度和閱檔規定，不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容查。查閱人員查閱檔案時嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、添加檔案材料，未經批準，不得摘抄、復制、拍攝檔案內容。

人員檔案一般不外借。如必須借出使用時，須經實驗室最高管理者批準，并嚴格履行登記手續，借出的檔案須指定專人保管，不得轉借，更不得把檔案交無關人員或本人翻閱。

四、結語

綜上所述，在實驗室人事管理中，人員檔案管理是其重點和關鍵內容。實驗室應制定科學、適宜的人員檔案管理制度，才能有效地對開展人員的管理，從而提高人事管理的水平和能力。

[1]CNASCL01《檢測和校準實驗室能力認可準則》.