淺析電子政務環境下地質檔案信息化管理

李蓉蓉 甘肅省地質環境監測院

淺析電子政務環境下地質檔案信息化管理

李蓉蓉 甘肅省地質環境監測院

隨著新時期我國經濟社會的快速發展，電子政務是政府提升管理能力的必經之路。電子政務背景下地質檔案管理工作在管理理念、管理載體、管理工作流程和服務方法手段等方面的工作模式發生著轉變。為更好地適應電子政務新環境下的地質檔案管理工作，建立整合地質檔案管理服務機制、強化地質檔案信息化建設、保障信息安全體系建設，提高地質檔案工作人員專業素養是今后地質檔案信息化管理的基本對策.

電子政務 地質檔案 信息化

一、電子政務環境下地質檔案信息化相關概念涵義

1.電子政務概念的涵義。電子政務是指“高效、開放的政府憑借計算機技術、現代通信技術等高新技術在安全可靠的網絡平臺上行使管理職能、開展政務活動。”電子政務是一種全新的行政理念，也是新型的政府管理模式。在電子政務環境下，檔案信息資源從收集、開發到利用，是以數字形式存在，以光盤、磁盤等載體存儲，以現代信息技術記錄的一種全程數字化的信息資源。

2.地質檔案信息化概念的涵義。地質檔案信息化是采用電子計算機、信息網絡新技術，運用科學的管理方法對地質檔案實施規范化、制度化和程序化管理，加強地質檔案工作現代化建設，充分發揮地質檔信息庫的作用，可以提高檔案管理效率和服務質量。

二、電子政務環境下地質檔案管理模式的轉變

1.地質檔案管理理念轉變。政府電子政務的執行催生了檔案工作的科學管理理念，也促使地質檔案工作逐步取代傳統管理方式。地質檔案管理工作開始趨向信息化、數字化和自動化，這就需要地質工作行政人員和地質檔案工作者順應現代信息技術發展特點，轉變觀念，對地質檔案的存儲、傳輸、共享及網絡信息平臺上的利用要進行合理、科學的管理。將地質檔案資源從被收錄收藏，轉變為可以共享利用、且有開發價值的流動資源。

2.地質檔案管理載體轉變。隨著電子政務的信息化進程推進原有地質檔案管理載體僅是單純利用文字記錄的紙質檔案，而今后將轉化為利用網絡技術、計算機技術、數碼技術等多種高科技形式為載體的多樣性的管理載體模式，使得地質檔案資料有豐富的音頻、圖片、圖像，并在存儲過程中打破僅利用紙質檔案存儲的局面。

3.地質檔案管理工作流程轉變。在傳統的地質類檔案管理模式中各部門需要將一些報告、圖片、文件、會議記錄、獲獎證書、獎牌、財務報表、財務憑證等檔案分類整理，再將檔案傳遞給檔案管理部門統一分類整理，在這過程中整理的資料繁多，很難保障檔案資料歸檔的及時性。在電子政務發展模式下，各部門可以利用網絡環境將需要存檔的資料及時地傳遞給檔案管理部門，減少資料遺失，且保證歸檔資料的準確性、完整性。在這種情況下，不僅減少人為錯誤，也加強了各部門間的信息檔案資源共享，做到了檔案信息的即時利用。但這個過程中需要加強網絡安全管理，提高安全措施，如應常更新維護殺毒軟件，減少病毒的攻擊。同時在內部信息使用時，也要加強保密管理工作，杜絕各種檔案網站破解信息向外傳播。檔案管理部門還應及時備份數據，減少信息丟失問題，確保信息的安全。

4.地質檔案管理服務方式、手段轉變。在傳統的地質類檔案管理過程中從檔案的收錄、整理到最終的保管主要依靠大量的人力資源完成。在電子政務環境下的地質類檔案管理將會與電子信息技術相結合，通過網絡化、智能化辦公系統減少工作中的誤差現象，并利用網絡技術將各部門聯結起來，加強部門間信息資源共享。這種管理方式打破了傳統的檔案管理模式，提高效率，也推進了工作的便捷化。

在信息化條件下，地質類檔案在服務形式上也有了創新，在檔案收集過程中由原來紙質文件存檔轉變為了電子文件歸檔，方便了查閱和利用；整理過程中，利用電子軟件和互聯網進行資料整理與整合，從引進信息的源頭進行監控與把關，并及時能夠更新檔案信息；在服務上改變了之前的文本查閱，現在可以利用網絡進行檢索與查閱。

三、電子政務環境下地質檔案信息化管理的基本對策

1.建立整合地質檔案信息化資源管理和服務機制。地質檔案整合本質上是對地質類檔案信息在時間、空間及數量上進行科學合理地配置、優化，在關鍵時刻快速、準確地定位檔案實體所處位置，達到有效發揮檔案資源的綜合效益。通過對現有地質類檔案資源空間布局和內部結構的調整，實現檔案資源利用效率的最大化，并構建更加合理完善的地質檔案資源體系，為地質檔案信息化管理與服務奠定基礎。現階段需要整合并建立開發地質資源檔案信息管理與服務平臺數據庫，將地質類檔案存在的信息資源分散、孤立、封閉的問題得到正真解決，整合檔案資源最終是為了檔案信息資源利用的便捷與價值的增值。

2.強化地質檔案信息化意識，保障安全體系建設。觀念創新是服務創新的前提，地質工作要充分認識到地質檔案信息化資源的優勢和意義，從思想上把地質檔案信息化建設重視起來。地質檔案信息服務既要保持傳統的服務內容，也要逐步增強現代服務模式，立足服務創新提高地質檔案信息服務的質量和水準。

在做好地質檔案信息化工作的同時，也要做好檔案信息化安全保障體系的建設。在《全國檔案信息化建設實施綱要》中就提到各級檔案部門要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；各級檔案部門在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。

3.加強對專職檔案人員的培養，提高檔案人員專業素養。新形勢下地質類檔案工作人員要善于捕捉和吸收新知識、新理論，要具備較高的信息資源處理能力做到與時俱進。另一方面，要根據工作性質有計劃、有步驟的深入進行繼續教育和崗位培訓，確保地質檔案工作的順利實施。

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[2]張友華.國土資源檔案管理數字化建設的思考[J].才智.2013(31).

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