關于做好醫院檔案管理工作的思考

張君 河北省唐山市中醫醫院

關于做好醫院檔案管理工作的思考

張君 河北省唐山市中醫醫院

在醫院管理當中，檔案管理發揮著極為關鍵性的作用，是促使醫院管理水平得到顯著性提升的有效舉措。對醫院而言，規范化的檔案管理將關系著醫院發展的成敗。在醫院發展的過程當中，檔案可以說是醫院發展歷程的主要呈現，并且關乎著未來醫院發展階段內經營策略的制定和具體實施，所以說，做好檔案管理工作具有十分重要的現實性價值。

檔案管理 醫院管理

從醫院發展的層面進行分析，檔案管理工作所發揮的價值是非常大的，在經過很長時間基礎上，檔案管理的重要作用卻沒有被人們所認識到，并未將檔案管理工作的價值充分地發揮出來。在醫院日常工作當中，檔案管理工作作為不可或缺的組成內容，是促使醫院經營效益得以提升的關鍵舉措。

一、加強管理力度，保障檔案管理工作的順利進行

通常，檔案資料是一些專業度非常高的技術性隱秘材料，所以，檔案管理人員肩負著十分重要的責任。在醫院的檔案當中，很多檔案具有隱秘的性質，為此，針對不同性質的檔案資料采取恰當的管理措施有著實際性的意義。在過去的檔案管理工作當中，經常因管理工作不到位導致很多檔案丟失或缺損的問題存在，這必然會給醫院造成意想不到的影響。為防止出現檔案損壞或丟失的問題，在日常的檔案管理工作當中加強檔案的管理力度非常有必要。此外，需要設置專門的檔案室，安排完善的檔案存儲設施，從而達到檔案的一體化管理。

二、拓展檔案資料收集渠道，嚴把收集關

通常檔案可包含很多種不同的類型，內容繁多，為此，正確處理檔案歸檔的問題是很關鍵的，這就需要檔案管理人員明確檔案的歸檔范圍與收集重點，方便將價值高的資料完整的搜集到一起。

（一）創建完善的網絡管理機制

醫院要從當前發展的實際狀況入手，制定科學合理的檔案管理機制，設置明確的管理機構，從而形成系統化的網絡管理體系，組成各管理程序有專門人員負責的網絡管理架構，上下互相配合、密切協作，為做好檔案管理工作打下堅實的根基。作為一名合格的檔案管理人員要時常保持與其他部門的密切聯系，不斷加強對檔案資料搜集的自檢，爭取能夠達到檔案資料的隨時性收集和定期歸檔，防止醫院檔案資料的出現外流的現象。在完善的網絡管理機制下推動了醫院各項工作的順利進行。

（二）檔案管理人員要堅持“三勤”原則

檔案管理工作人員在做好檔案資料數據的收集基礎上，在日常的管理工作當中，一定要堅持做到“三勤”——即腦勤、手勤、腿勤。熱愛自己的工作，竭盡自己最大的權利做好每一件事情。按照檔案材料的來源途徑、涉及區域做好主動服務工作，并且做好檔案資料的收集跟蹤。這就要求按照檔案資料的形成規律做好資料的主動收集，這樣把握好檔案資料收集的主動權，將那些能夠真實呈現主要職能活動、歷史面貌的關鍵資料全部收集到一起，強化與其他部門間的及時性溝通，防止檔案出現未及時歸檔的現象。在年度工作完成之后，檔案管理人員要主動地將所有的文件資料做好收集與歸檔整理，對那些分散的檔案做好類別劃分和相應的歸檔，從中找出資料中淺存的規律，做好完整的真實記載，與此同時，加強檔案管理工作價值的宣傳，促使醫院全體員工的檔案管理觀念得到進一步的提升，讓大家能夠積極地配合檔案管理工作的正常進行，從而促使檔案的作用真正地發揮出來。

（三）重視檔案管理人員綜合素養，提高檔案有效使用率

無論是哪項工作，工作人員的綜合素養關系著此項工作的質量。對檔案管理工作而言亦是如此。在日常的檔案管理工作當中，最終工作質量實則在很大程度上取決于檔案管理人員的綜合素養，這是十分關鍵的一大影響要素。所以，醫院有責任和義務去加強對檔案管理人員綜合素質的培訓，除此之外，亦可開展各種類型的活動來培養大家對檔案管理工作的濃厚興趣，帶動大家工作的積極能動性，從而促使現有檔案的有效使用率得到顯著性地提高。關注與檔案管理人員的專業技能培訓和專業知識的積累，增強管理人員在電腦計算機運用等其他技術方面的學習，這樣大家就能夠很好地利用先進的計算機技術高效率地完成檔案管理工作。

在日常的檔案管理工作當中要認真遵循國家既定法律制度和醫院現有規范，履行自身肩負的管理職責，并且一定要詳細記錄好檔案資料的查詢與使用登記，保證檔案查閱的質量和精準性，這樣才能夠達到檔案網絡查詢的最終目的，讓檔案資料得到更為有效地運用，這會在一定程度上提高醫院整體檔案管理水平。

四、改善基礎設施，保證檔案管理安全有序

在醫院原有檔案管理成本的基本前提下進行成本的增加，從而使得當前檔案管理設備得到及時地更新，為檔案管理日常辦公提供優質的設備，更好地完成日常檔案管理工作。一間好的檔案室不僅要具有充分的存儲空間，并且要有良好的工作氛圍，同時要配備完整的檔案存架、存儲柜、滅火設備、打孔機、特殊材質的紙質檔案整理設備、移動硬盤、電腦等相關設備，從而創建一套完善化的檔案管理電子系統，安裝檔案室監控設備，確保整個檔案室的安全，只有將各項檔案存貯和安全工作共同做好，才能確保檔案管理工作安全有序的進行。

五、增加檔案管理成本投入，實施檔案數字化管理

在建立信息化檔案的過程當中，檔案目錄的數據化是首先要達到的一個目標，是創建數字化檔案室的先決性因素。伴隨著信息化科學技術的飛速發展，過去依賴于人工管理的方式顯然無法適應飛速發展的信息化社會對信息的多元化需求，為此，加大檔案管理成本投入，早日實現檔案的數字化管理是實現醫院檔案資源信息共享的有效方式，從而更好地為醫院各部門及領導供應更加優質的信息，促使醫院檔案管理整體質量得到顯著性的提高。

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