關(guān)于做好醫(yī)院檔案管理工作的思考

張君 河北省唐山市中醫(yī)醫(yī)院

關(guān)于做好醫(yī)院檔案管理工作的思考

張君 河北省唐山市中醫(yī)醫(yī)院

在醫(yī)院管理當(dāng)中，檔案管理發(fā)揮著極為關(guān)鍵性的作用，是促使醫(yī)院管理水平得到顯著性提升的有效舉措。對(duì)醫(yī)院而言，規(guī)范化的檔案管理將關(guān)系著醫(yī)院發(fā)展的成敗。在醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，檔案可以說(shuō)是醫(yī)院發(fā)展歷程的主要呈現(xiàn)，并且關(guān)乎著未來(lái)醫(yī)院發(fā)展階段內(nèi)經(jīng)營(yíng)策略的制定和具體實(shí)施，所以說(shuō)，做好檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)性價(jià)值。

檔案管理 醫(yī)院管理

從醫(yī)院發(fā)展的層面進(jìn)行分析，檔案管理工作所發(fā)揮的價(jià)值是非常大的，在經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間基礎(chǔ)上，檔案管理的重要作用卻沒有被人們所認(rèn)識(shí)到，并未將檔案管理工作的價(jià)值充分地發(fā)揮出來(lái)。在醫(yī)院日常工作當(dāng)中，檔案管理工作作為不可或缺的組成內(nèi)容，是促使醫(yī)院經(jīng)營(yíng)效益得以提升的關(guān)鍵舉措。

一、加強(qiáng)管理力度，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行

通常，檔案資料是一些專業(yè)度非常高的技術(shù)性隱秘材料，所以，檔案管理人員肩負(fù)著十分重要的責(zé)任。在醫(yī)院的檔案當(dāng)中，很多檔案具有隱秘的性質(zhì)，為此，針對(duì)不同性質(zhì)的檔案資料采取恰當(dāng)?shù)墓芾泶胧┯兄鴮?shí)際性的意義。在過(guò)去的檔案管理工作當(dāng)中，經(jīng)常因管理工作不到位導(dǎo)致很多檔案丟失或缺損的問題存在，這必然會(huì)給醫(yī)院造成意想不到的影響。為防止出現(xiàn)檔案損壞或丟失的問題，在日常的檔案管理工作當(dāng)中加強(qiáng)檔案的管理力度非常有必要。此外，需要設(shè)置專門的檔案室，安排完善的檔案存儲(chǔ)設(shè)施，從而達(dá)到檔案的一體化管理。

二、拓展檔案資料收集渠道，嚴(yán)把收集關(guān)

通常檔案可包含很多種不同的類型，內(nèi)容繁多，為此，正確處理檔案歸檔的問題是很關(guān)鍵的，這就需要檔案管理人員明確檔案的歸檔范圍與收集重點(diǎn)，方便將價(jià)值高的資料完整的搜集到一起。

（一）創(chuàng)建完善的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制

醫(yī)院要從當(dāng)前發(fā)展的實(shí)際狀況入手，制定科學(xué)合理的檔案管理機(jī)制，設(shè)置明確的管理機(jī)構(gòu)，從而形成系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)管理體系，組成各管理程序有專門人員負(fù)責(zé)的網(wǎng)絡(luò)管理架構(gòu)，上下互相配合、密切協(xié)作，為做好檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的根基。作為一名合格的檔案管理人員要時(shí)常保持與其他部門的密切聯(lián)系，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案資料搜集的自檢，爭(zhēng)取能夠達(dá)到檔案資料的隨時(shí)性收集和定期歸檔，防止醫(yī)院檔案資料的出現(xiàn)外流的現(xiàn)象。在完善的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制下推動(dòng)了醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

（二）檔案管理人員要堅(jiān)持“三勤”原則

檔案管理工作人員在做好檔案資料數(shù)據(jù)的收集基礎(chǔ)上，在日常的管理工作當(dāng)中，一定要堅(jiān)持做到“三勤”——即腦勤、手勤、腿勤。熱愛自己的工作，竭盡自己最大的權(quán)利做好每一件事情。按照檔案材料的來(lái)源途徑、涉及區(qū)域做好主動(dòng)服務(wù)工作，并且做好檔案資料的收集跟蹤。這就要求按照檔案資料的形成規(guī)律做好資料的主動(dòng)收集，這樣把握好檔案資料收集的主動(dòng)權(quán)，將那些能夠真實(shí)呈現(xiàn)主要職能活動(dòng)、歷史面貌的關(guān)鍵資料全部收集到一起，強(qiáng)化與其他部門間的及時(shí)性溝通，防止檔案出現(xiàn)未及時(shí)歸檔的現(xiàn)象。在年度工作完成之后，檔案管理人員要主動(dòng)地將所有的文件資料做好收集與歸檔整理，對(duì)那些分散的檔案做好類別劃分和相應(yīng)的歸檔，從中找出資料中淺存的規(guī)律，做好完整的真實(shí)記載，與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作價(jià)值的宣傳，促使醫(yī)院全體員工的檔案管理觀念得到進(jìn)一步的提升，讓大家能夠積極地配合檔案管理工作的正常進(jìn)行，從而促使檔案的作用真正地發(fā)揮出來(lái)。

（三）重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)，提高檔案有效使用率

無(wú)論是哪項(xiàng)工作，工作人員的綜合素養(yǎng)關(guān)系著此項(xiàng)工作的質(zhì)量。對(duì)檔案管理工作而言亦是如此。在日常的檔案管理工作當(dāng)中，最終工作質(zhì)量實(shí)則在很大程度上取決于檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，這是十分關(guān)鍵的一大影響要素。所以，醫(yī)院有責(zé)任和義務(wù)去加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，除此之外，亦可開展各種類型的活動(dòng)來(lái)培養(yǎng)大家對(duì)檔案管理工作的濃厚興趣，帶動(dòng)大家工作的積極能動(dòng)性，從而促使現(xiàn)有檔案的有效使用率得到顯著性地提高。關(guān)注與檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)的積累，增強(qiáng)管理人員在電腦計(jì)算機(jī)運(yùn)用等其他技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，這樣大家就能夠很好地利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)高效率地完成檔案管理工作。

在日常的檔案管理工作當(dāng)中要認(rèn)真遵循國(guó)家既定法律制度和醫(yī)院現(xiàn)有規(guī)范，履行自身肩負(fù)的管理職責(zé)，并且一定要詳細(xì)記錄好檔案資料的查詢與使用登記，保證檔案查閱的質(zhì)量和精準(zhǔn)性，這樣才能夠達(dá)到檔案網(wǎng)絡(luò)查詢的最終目的，讓檔案資料得到更為有效地運(yùn)用，這會(huì)在一定程度上提高醫(yī)院整體檔案管理水平。

四、改善基礎(chǔ)設(shè)施，保證檔案管理安全有序

在醫(yī)院原有檔案管理成本的基本前提下進(jìn)行成本的增加，從而使得當(dāng)前檔案管理設(shè)備得到及時(shí)地更新，為檔案管理日常辦公提供優(yōu)質(zhì)的設(shè)備，更好地完成日常檔案管理工作。一間好的檔案室不僅要具有充分的存儲(chǔ)空間，并且要有良好的工作氛圍，同時(shí)要配備完整的檔案存架、存儲(chǔ)柜、滅火設(shè)備、打孔機(jī)、特殊材質(zhì)的紙質(zhì)檔案整理設(shè)備、移動(dòng)硬盤、電腦等相關(guān)設(shè)備，從而創(chuàng)建一套完善化的檔案管理電子系統(tǒng)，安裝檔案室監(jiān)控設(shè)備，確保整個(gè)檔案室的安全，只有將各項(xiàng)檔案存貯和安全工作共同做好，才能確保檔案管理工作安全有序的進(jìn)行。

五、增加檔案管理成本投入，實(shí)施檔案數(shù)字化管理

在建立信息化檔案的過(guò)程當(dāng)中，檔案目錄的數(shù)據(jù)化是首先要達(dá)到的一個(gè)目標(biāo)，是創(chuàng)建數(shù)字化檔案室的先決性因素。伴隨著信息化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，過(guò)去依賴于人工管理的方式顯然無(wú)法適應(yīng)飛速發(fā)展的信息化社會(huì)對(duì)信息的多元化需求，為此，加大檔案管理成本投入，早日實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源信息共享的有效方式，從而更好地為醫(yī)院各部門及領(lǐng)導(dǎo)供應(yīng)更加優(yōu)質(zhì)的信息，促使醫(yī)院檔案管理整體質(zhì)量得到顯著性的提高。

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