電子政務系統中的檔案管理問題與思考

張璐璐+徐靜

摘要：近年來隨著計算機應用普及的越來越廣泛，出現了很多電子文件檔案，在方便了政務工作的同時，也由于網絡通聯的自由化，任何人都可以登陸互聯網，很多電子政務系統中的文件檔案在上傳、瀏覽中就時常會出現泄密、破壞、遺失、侵毒等危險，給電子政務檔案管理帶來了一定的風險。本文結合電子政務系統中檔案管理的現狀和存在的問題，有針對性、操作性地分析提出了解決對策。

關鍵詞：檔案管理；電子政務；問題分析

一.前言

由于計算機應用范圍越來越廣，在政務管理工作中出現了很多的電子檔案，通過電腦進行存儲、瀏覽、傳遞、發布，在方便了人們日常工作和生活的同時，由于電腦網絡的開放和自由特點，誰都能夠自由便捷地登陸互聯網網站，也很容易出現電子政務檔案被隨意訪問、人為破壞、病毒感染、資料丟失等情況，一定程度上制約了電子政務檔案的科學化、規范化管理。因此筆者試就電子政務系統中的檔案管理，談些粗淺的認識。

二.電子政務系統中檔案管理的現狀和存在的問題

2.1電子政務系統檔案管理基本情況

電子政務檔案的出現是伴隨著計算機應用的日益普及和完善而產生的，國際上往往認為從上個世紀60年代起，計算機就對電子檔案產生了深遠的影響。60年代初期召開的倫敦國際檔案會議上，就提出了自動處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會議上，也相繼對電子檔案的產生和發展進行了熱議，提出了在計算機上進行檔案應用的新概念，之后經過了機讀文件、機讀檔案和電子文件等幾個發展歷程，近些年逐漸規范地使用了電子文件和電子檔案的準確概念。比如，關于電子政務檔案的概念解釋，《美國聯邦文件管理術語手冊》就將其稱為機讀文件，認為是利用計算機進行處理的文檔材料。美國聯邦管理法規將電子文件定義為涵蓋了數字、圖形和文本的信息資料，能夠通過計算機這一手段進行記錄，同時符合了文件的基本特征。二十一世紀初，國家質檢部門頒布實施了《電子文件歸檔與管理規范》，對電子文檔進行了明確的定義，把在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件統稱為電子文檔。

上述概念和定義一個共同的特點就是，認為電子政務檔案是利用計算機設備進行存儲、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統的文檔材料，電子政務系統檔案一般有這樣幾個特征：

一是電子政務檔案具有獨立性。由于電子檔案可以通過計算機網絡進行傳遞，所以相對來說沒有固定的存儲位置，并且能夠經常變換存儲環境，經常更換利用載體，但保持內容和信息形態的固定。

二是充分利用計算機設備。由于電子政務系統中的檔案材料主要通過計算機來進行，所以對其軟硬件設施、操作系統依賴性比較強，無論是電子檔案的制發、存儲、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計算機來完成，所以一旦不依靠電腦設備，電子檔案將失去存在的空間。

三是存在一定的安全隱患。由于電子政務系統中的檔案是依靠計算機來完成，由于計算機中互聯網登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復制相對就非常容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來了一定的現實問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計算機硬盤系統出現了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。

2.2電子政務系統中檔案管理存在的問題

如前所述，電子政務系統中的檔案經常面臨著一些薄弱環節，一旦處理不當，就會給檔案管理帶來安全隱患。主要問題表現在：

一是原有電子政務檔案遭到破壞。由于電子政務系統中的檔案資料在計算機或存儲介質中予以保存，所以確保其真實、全面、完整地反映出來，具有很強的技術要求。檔案管理就是要求各項資料的原始性，但是電子政務檔案不如紙質文件那樣始終保持其原始結構，經常會隨著載體的變化而發生明顯的改變甚至丟失、破壞等，如果被人為地修改、刪除或者被計算機病毒侵擾，就將無法恢復。

二是電子政務檔案安全隱患嚴重。現今網絡應用非常普遍，而互聯網有具有極強的開放、共享和自由特性，誰都能夠非常方便快捷地登陸互聯網，如果電子政務檔案經由互聯網大量的傳遞、發布、瀏覽，就經常會出現人為地破壞、修改、刪除等情況，而且保管、存檔過程中還能夠被各種計算機病毒或者黑客侵襲，造成原有電子政務檔案的損壞或者無法恢復利用，給電子政務系統中的檔案管理帶來嚴重的安全風險隱患。

三.解決電子政務系統檔案管理問題的措施

針對上述問題，為了有效地防范電子政務系統中的檔案管理更加安全、科學、規范、高效，結合檔案管理工作實際，可以通過以下措施解決：

一是規范電子政務檔案管理體系建設。隨著電子政務檔案出現的越來越多，檔案管理機構應當充分考慮到這種現實情況，加強電子政務檔案管理體系建設，健全完善統一規范的檔案管理標準，明確電子政務檔案管理流程和主要工作任務，明細歸檔的電子政務檔案材料的類別和技術難點，確保電子政務檔案管理的科學化、規范化和標準化。

二是完善電子政務檔案管理技術手段。在電子政務檔案接收、鑒定、存儲、應用等環節，提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險，并且提前做好備份，防止出現電子政務檔案管理技術手段缺失的問題。

三是健全電子政務檔案管理相關法規。強化法律法規建設，在現行檔案法中修改完善電子政務檔案管理的有關內容條款，解決電子政務檔案管理法治環境的保障問題，做到有法可依、有法必依，增強電子政務檔案管理的法律效力。

四.結束語

綜上所述，由于計算機普及程度的日益提高，電子政務系統中的檔案材料將會越來越多，在方便工作的同時，也增加了一系列的管理問題，因此對于檔案管理機構和工作人員來說，確保電子政務檔案的真實、完整存在，便于日后參考利用便成為了一項重要任務。在日常管理中，應當科學地了解和把握檔案管理中存在的各種問題，并且及時采取行之有效的措施加以解決，保證電子檔案管理更加安全、科學，促進檔案事業健康協調穩步發展。

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