人才交流中心文書檔案管理存在的問題和對策

張長美

摘要：檔案管理是人才交流中心管理工作的重要組成部分，而文書檔案管理則是檔案管理的主要形式之一，其管理水平與管理質量將直接關系到檔案的保存與使用效率，主要分析了人才交流中心文書檔案管理過程中存在的問題，并提出了一些規范文書檔案管理的策略，為我國人才交流中心文書檔案管理提供一定參考。

關鍵詞：人才交流中心 檔案管理 問題和對策

文書檔案是對各項工作的真實記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據，而且還可以對各項工作起到較好的指導性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對文書檔案的重要性有一個深刻的認識，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時對存在的問題進行解決，確保文書檔案管理水平的提升。

一、目前人才交流中心檔案管理工作的現狀及問題

鑒于就業單位日漸重視人才的社會性、實用性、操作能力、實踐能力等因素，以及虛假檔案材料的出現，社會各界甚至包括檔案人本人對檔案的重視度均在日趨下降，為了更好的促進人才資源的整合，有必要對現在人才交流中心上存在的問題進行研究和分析，主要表現為以下幾個基本問題。

1、棄檔現象嚴重加重檔案管理人員工作負擔。人才交流中心進行人事代理業務主要面向以下人群：（1）社會的流動人員；（2）因私出國人員；（3）需要在規定范圍內申報或者組織評審專業技術職務資格認定人員；需要辦理轉正定級和工齡核定的人員；（4）需要辦理接收手續的大中專畢業生；（5）其他人員。面對如此龐大的幾大類人群，歸檔工作無疑需要極大耐心，但是各類人群都有將自己檔案放置在人才交流中心置之不理的情況。流動人員棄檔主要帶來的壓力有兩方面：一方面，檔案“沉睡”不利于提高工作效率。面對大批量的無人問津的遺棄檔案，在流動人員人事變動或需辦理就業手續、從業手續時，該類群體才開始到處四處尋找自己的檔案材料，在目前尚不能完全電子化、信息化歸類管理檔案的情況下，對沉睡幾年的檔案進行查找、歸檔，在一定程度上加重了管理檔案人員的工作壓力；另一方面，棄檔對于人才交流中心的秩序管理也會造成壓力。人才交流中心可以安排不同級別、專業、方向的人才選擇與洽談招聘會，為促進流動人員就業和企業招聘員工提供平臺。然即使面對棄檔人員，檔案管理人員也不得不對其信息進行統計、歸類和保管，并按照其自身條件適時地向其通知招聘事宜，對其檔案進行管理，這無疑增加了檔案管理人員的工作壓力，降低了工作效率，浪費了社會的公共資源。

2、檔案管理的網絡化和信息化水平較低造成大量重復勞動。計算機的廣泛運用已經極大的促進了各行各業的發展，尤其是在檔案管理、數據統計、資源整合、智能校對等方面的作用不可小覷。當然，國家亦在一定上注意到檔案市場管理中一些問題，開始先后制定政策規范檔案管理工作，以促進檔案管理工作的信息化和網絡化。

3、高質量專業檔案管理人員供應不足阻礙檔案管理工作快速前行。任何工作的順利完成，都需要一個強有力的合作團隊，人才交流中心的檔案管理工作尤為突出。人才交流中心管理工作量大、涉及人員數量多、檔案涉及事項范圍廣、檔案不可修復等特點，故需要專門檔案管理知識的人才對檔案進行分門別類進行系統歸檔和資料編撰。

二、人才交流中心檔案管理工作的新思路

1、社會和個人強化檔案意識，正視檔案的重要性。首先，應保證檔案的真實性，提高檔案的公信力。個人的檔案材料事關個人工作變動，面對嚴峻的就業形勢，一些在校學生為了提高自己的競爭實力在檔案中放置虛假證明、虛假優秀證書等，還有些高等院校為了提升本校學生就業率也會適當擴大優秀學生的比率，加大社會活動投入，增加其他社會活動獲獎的機會，使證書未能客觀反應應聘者的真正實力，故在檔案整理時無論是個人還是學校均應當堅持實事求是，提升檔案的可靠性；其次，加強檔案的重要性教育。只要將檔案轉入當地的縣級以上人才交流中心進行人事代理托管，在未找到合適的工作時間內，也可以計算工齡、如期轉正、工資提升、職務升遷、辦理社會保險，防止造成將來這些方面的損失；最后，及時辦理檔案的轉接手續。在找到合適的單位就業或者考取公務員以后，應當及時辦理檔案轉接手續，防止檔案拖沓，影響辦事效率。

2、人才交流中心中介單位加大工作人員培訓力度，提升人員素質。首先，各人才交流中心建立工作人員的定期培訓計劃。檔案管理人員應當堅持與時俱進的思想，保持高度的學習熱情去了解掌握現行的科學管理手段，可以鼓勵一部分人學習先進技術，回到本單位向其他員工介紹科學的管理手段，也可以運用微博、騰訊、微信等各種現代化手段借鑒其他同類單位的科學經驗；其次，建立檔案管理的考評獎懲制度，提升檔案管理人員的業務水平和服務熱情。人才交流中心可以將其工作人員的檔案管理服務水平、服務態度、就業信息交流模式、管理效率、錯誤率等作為檔案管理人員晉升職務和領取年終獎金的參考依據，以此促進人員素質的提升；再次，敢于吸引專業化人才，打破就業封閉。人才交流中心也應當積極引進外來人才，廣泛招募懂技術、懂管理、有熱情的應屆畢業生或者其他二次就業人員。

3、政府增加財政投入，全面實現管理的網絡化和信息化。一方面，各省市地方人民政府在進行科學的進行財政預算時，適當增加在檔案管理方面的支出，鼓勵研究開發全國聯網的檔案查詢計算機軟件系統，形成一個人從出生到死亡的完整的檔案共享機制，實現公安系統、檔案管理系統、學校系統、工作系統、社保系統有分工、有合作的檔案管理體系。建立反病毒數據庫，做好檔案管理的安全工作，在加強聯合的同時，不能放棄檔案管理工作最基本的保密性工作的實施；另一方面，加強各階段檔案的銜接制度，人才交流中心應做好人才檔案移交的中間人。人才交流中心檔案銜接對于檔案人本人工作經驗的積累、工齡的計算、工資薪金水平的核定、社會保險的取得具有重要的認定意義等，故在各人才交流中心應對檔案本人材料進行認管、信息收集、材料審核時應當提高信息化水平，科學編排檔案管理手冊，防止檔案張冠李戴。

三、結語

總之，人才交流中心檔案管理工作在新形勢下存在著機遇和挑戰。面對現行存在的問題，國家、社會和個人均應全面提升檔案意識，為加快國家檔案管理工作法制進程，全面提升檔案管理人員的綜合素質，實現檔案管理工作的信息化和現代化探索適合我國發展的道路。