檔案信息化建設與地質工程檔案管理

張杰

吉林省煤田地質二〇三勘探公司

檔案信息化建設與地質工程檔案管理

張杰

吉林省煤田地質二〇三勘探公司

信息時代下，地質工程檔案管理工作既有機遇，也面臨挑戰，檔案信息化建設對提高地質工程檔案管理水平具有非常重要的推動作用。本文對信息時代下檔案信息化建設與地質工程檔案管理進行如下分析，以期可以幫助地質工程檔案管理部門在信息時代下抓住機遇，不斷提高其檔案管理水平。

檔案信息化建設；地質工程；檔案管理

一、制約地質工程檔案信息化建設發展的因素

（1）缺乏必要的軟硬件設施支持：俗話說“巧婦難為無米炊”，信息時代下，地質工程檔案管理工作只有具備相應的軟硬件設施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時俱進，在信息時代促進地質工程檔案管理工作的發展。如今，我國的地質工程檔案管理工作相較于國外而言，軟硬件設施支持明顯不足，設施技術含量較低，使得地質工程檔案管理工作方式還較為傳統。

（2）缺乏對地質工程檔案的系統管理：地質工程檔案的多少往往直接影響地質工程檔案管理工作的水平，如若地質工程檔案過少，則無法體現地質工程檔案管理工作的真正作用，如若地質工程檔案過多但是缺乏系統的管理，則地質工程檔案管理工作的不足和弊端將嚴重阻礙地質工程檔案管理工作水平的提升。如今，我國的地質工程檔案相對豐富，但卻缺乏系統的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足信息時代企業對工程信息的精細化要求。

二、加強地質工程檔案信息化建設發展的重要助力

（1）現代化的信息管理手段對提高地質工程檔案管理工作非常有利：現代化的信息管理手段具有以下三個特點，第一，高效性，高效的信息管理方式可以在很大程度上簡化地質工程檔案管理工作的流程，使地質工程檔案管理工作變得更加簡便且易于控制。第二，實用性，隨著企業對實用性的信息資源的需求量越來越大，實用性的地質工程檔案資源的管理已經成為了地質工程檔案管理工作的重要組成部分。第三，真實性，信息只有是真實可信的，才能在企業運行過程中發揮它應有的價值，現代化信息管理手段保障了信息的真實性，因此對提高地質工程檔案管理工作水平是非常有幫助的。

（2）信息時代下信息的傳播范圍更廣，傳播速度更快，為擴充地質工程檔案資源提供了有利條件：首先，信息的傳播范圍更廣，可以擴充基礎性的地質工程檔案資源，為地質工程檔案管理工作提供豐富的原材料，利于對某一信息進行全面而系統的采集和整理工作。其次，信息的傳播范圍更快，可以有效的保障信息的有效性和真實性，在地質工程檔案管理工作中，有效性和真實性的信息往往可以避免管理工作多走彎路，從而提高地質工程檔案管理工作的工作效率。

（3）信息的實時共享可提高地質工程檔案管理員之間的信息溝通效率，進而提高地質工程檔案管理效率：主要表現為以下幾點，第一點，保證地質工程檔案管理信息可以在最短時間內傳達給每一位地質工程檔案管理員，方便地質工程檔案管理員在交接工作時，不會出現信息錯亂和信息遺漏的現象，第二點，提高了地質工程檔案管理員的信息反饋效率，確保可以及時的發現地質工程檔案管理工作中的問題，并能夠在最短時間內解決問題。

三、加強檔案信息化建設，提高地質工程檔案管理工作水平的相關建議

（1）利用信息化手段豐富地質工程檔案資料：首先，利用信息化手段，深入分析現有的知識資源，深入挖掘現有知識資源背后的價值。其次，利用信息化手段，在互聯網上大面積的搜索和采集有用的知識信息，并與現有的知識資源相融合，擴充地質工程檔案管理部門地質工程檔案。

（2）對地質工程檔案分門別類，加強地質工程檔案規范化和有序性管理：利用信息化手段，做好地質工程檔案的整理工作，及時的剔除不完整的地質工程檔案信息。地質工程檔案管理的規范化和有序性是提高地質工程檔案管理工作的重要前提，也是充分挖掘知識信息背后價值的有力保障。

（3）保證對地質工程檔案歸檔信息的及時更新：地質工程檔案歸檔信息應包括地質工程檔案編號、分屬類目、檔案保密等級等多種屬性。實際的地質工程檔案管理工作中，地質工程檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動最頻繁的，因此，信息時代下，地質工程檔案管理工作要運用相關的信息管理軟件，及時更新地質工程檔案歸檔信息，從而保障地質工程檔案的完整性。

（4）提升地質工程檔案管理人員的業務水平：地質工程檔案管理人員的業務水平應包含三方面的內容，第一，地質工程檔案管理水平，包括熟知地質工程檔案管理準則、認真落實相關的地質工程檔案管理工作、制定更加合理的地質工程檔案管理策略等。第二，信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以SQL語句精確查找地質工程檔案信息等。第三，相關硬件設備的管理水平：包括可以解決一些低級的硬件問題，做到定時定量的養護硬件設備等。

（5）提升地質工程檔案管理人員的信息服務意識：培養地質工程檔案管理員的信息服務意識，是提高地質工程檔案管理工作水平的重要策略。因此，地質工程檔案管理部門應積極的組織各種信息服務培訓活動，提高他們的信息服務水平，在以科學、高效的檔案管理方式之上不斷創新，以人性化的檔案管理方式為奮斗目標。

（6）提升地質工程檔案管理人員的信息安全意識：信息安全工作往往是地質工程檔案管理工作中最難的部分，這不僅由于信息具有時效性、共享性等諸多特點，還因為高質量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和財力。隨著時代的發展，人們的維權意識越來越強，對個人信息的保密工作也越來越重視。地質工程檔案管理工作中經常會涉及到大量的員工信息和組織信息，一旦出現大范圍的信息泄露，造成的經濟損失將不可估量，引發的社會矛盾也將難以調和。因此，提高地質工程檔案管理人員的信息安全意識，是提高地質工程檔案管理水平的重要環節。

結語

信息時代下，地質工程檔案管理工作的制約因素和發展機遇的區別在于對信息的利用和管理是否合理。我們相信，只要其檔案管理工作可以與時俱進，加強檔案信息化建設，就一定可以在機遇與挑戰并存的時代中大跨步的向前發展。

[1]趙甲信.關于加快推進縣域檔案信息化建設工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案,2008(06).

[2]趙鵬,李光.檔案工作落實科學發展觀的關鍵——實現檔案實物化管理向信息化管理的轉變[J].山東檔案,2005(05).