如何做好當前單位辦公室檔案管理創新

陳梓源

凌源市凌北街道辦事處

如何做好當前單位辦公室檔案管理創新

陳梓源

凌源市凌北街道辦事處

單位辦公室檔案管理對單位管理職能發揮有著極強的現實意義，加大單位辦公室檔案管理創新需要被予以重視。相關者應深入研究現階段單位辦公室檔案管理問題，設計針對性的措施，不斷提高辦公室檔案管理的水平，進而為單位辦公室檔案管理事業的發展注入源源不竭的動力。本文圍繞“單位辦公室檔案管理創新”展開討論，希望能夠為相關者提供借鑒。

創新；單位；辦公室；檔案管理

近年來，事業單位改革力度不斷加大，作為單位管理工作重要組成的單位辦公室檔案管理的作用不斷凸顯。現如今，辦公室檔案管理質量已經成為單位發展的重要影響因素，單位想要在競爭激烈的市場環境之中保有自身的積極性，必須不斷強化單位辦公室檔案管理，加大檔案管理創新力度。

一、加大單位辦公室檔案管理創新的重要性分析

首先，單位辦公室檔案能夠為單位開展各項工作提供可參考的數據資料，管理者的決策能夠更具科學性；其次，單位辦公室檔案中融入了社會發展需求的相關因素，因而能夠更好地契合社會發展的節奏，有利于調整單位的管理水平、健全單位的管理制度，提高單位的工作效率。基于此，加大單位辦公室檔案管理創新重要且必要，具體來說包括如下兩點理由：第一，能夠影響單位的未來發展，為提高單位工作效率夯實基礎；第二，能夠使得單位發展與時代發展同步調，有益于單位選擇最佳的管理模式、最優化資源配置。

二、單位辦公室檔案管理問題

通過剖析單位辦公室檔案管理現狀，可以發現單位辦公室檔案管理存在問題，主要集中于思想認識、人才素質、科技運用三方面，現對之進行詳細論述：

（一）未正確認識單位辦公室檔案管理

首先，雖然近年來我國人民的思想意識不斷提高，但從全局角度看來，思想覺悟不高是我國公民普遍存在的問題。由于很多單位辦公室檔案管理人員未能正確認識檔案管理工作的重要性，以至于他們在落實檔案管理工作時敷衍了事，為求提高工作效率盲目縮減管理程序，不僅影響了辦公室檔案管理的質量，更容易損害檔案的應用價值。其次，由于領導人員未能正確認識單位辦公室檔案管理的重要性，很多領導人員為了節省人力、物力、財力，盲目壓縮單位辦公室檔案管理資源，辦公室檔案管理嚴重缺乏人力、物力，根本難以保證工作的順利實施。最后，由于不重視單位辦公室檔案管理，管理考核工作被忽視，檔案管理人員的年度考核缺乏相應的指標，當管理人員的管理水平優劣并不會影響檔案管理人員的經濟效益，檔案管理者沒有深入鉆研單位辦公室檔案管理的思想意識，以至于辦公室檔案管理水平難以有效提高。

（二）缺乏優質的單位辦公室管理人才

由于不重視單位辦公室檔案管理工作，以至于很多單位的辦公室管理人員都是在人事改革過程中調度于檔案管理部門的人員，這些人大多不具備專業的檔案管理能力，加之沒有經歷專業的培訓，因而很難應對檔案管理工作中的突發問題。還有部分人員本就缺乏必要的崗位責任心，而這無疑也給提高單位辦公室檔案管理工作質量增加了難度。

（三）未重視現代信息技術的合理運用

21世紀是科技生產力時代，先進的信息技術不斷向各個行業滲透，并使之產生了深刻的變革。在單位辦公室檔案管理工作中運用現代信息技術不僅能夠提高單位辦公室檔案管理的速度，對于提高辦公室單位檔案管理的質量亦能夠發揮出積極的作用。然而，由于現階段單位辦公室領導階級普遍未能正確認識單位辦公室檔案管理工作，與之相關的資金投入被不斷壓縮，現代信息技術的引入難以落實，檔案資源的信息化和數字化難以實現，資源共享更是淪為紙上談兵的空想。

三、單位辦公室檔案管理創新策略

想要創新單位辦公室檔案管理，必須基于現階段單位辦公室檔案管理問題設計針對性的措施，主要包括如下三點：

（一）建立完善的單位辦公室檔案管理制度

完善的單位辦公室檔案管理制度不僅能夠為單位辦公室檔案管理工作落實提供可依的“法”和可循的“據”，還能夠為落實單位辦公室檔案管理工作營造良好氛圍，因而需要被予以重視。領導階級需要積極帶領檔案管理人員剖析單位辦公室檔案的現狀，積極制定契合實際的單位辦公室當管理制度，以促使檔案管理不斷規范化、科學化發展。思想是意識和行為的先導，為了保證上述工作的順利落實，領導階級還應正確認識檔案管理工作的重要性并充分發揮模范帶頭作用，幫助檔案管理人員正確認識檔案管理工作，以激發檔案管理人員在檔案管理工作中的主動性，提高檔案管理工作的質量，加速檔案管理工作的創新。

（二）構建優質的單位辦公室檔案管理隊伍

首先，加大現有檔案管理人員的培養力度，積極組織檔案管理人員參與相關的培訓或是講座活動，利用與名家交談的途徑開闊檔案管理人員的視野，以提高檔案管理人員的檔案管理技能，提高整個檔案管理隊伍的素質。其次，建立優渥的薪資制度，鼓勵檔案管理人員深造或是主動參與相關的培訓工作，以不斷提高自身素質。最后，加大人才的引入力度，聘請管理領域的專業人士，在為單位辦公室檔案管理隊伍注入新鮮血液的同時拔高管理者的素質。

（三）加大現代化信息技術的引入力度

單位辦公室檔案管理的信息化發展是檔案管理工作發展的必然趨勢，為了提高單位辦公室檔案管理的水平，單位應積極引進先進的現代化信息技術，讓科技成為提高檔案管理質量的強大后盾。當然，單位還可以積極聯系其他兄弟單位，借鑒其他單位的先進的檔案管理經驗，并基于自身的實際情況，將之合理運用于自身的單位辦公室檔案管理過程，以不斷提高檔案管理的質量和效率。

結束語

綜上所述，單位辦公室檔案管理對單位的發展意義巨大，是提升單位工作效率、工作質量的有效途徑。在創新單位辦公室檔案管理時，可以從完善檔案管理制度、提高檔案管理人員素質、加大信息化技術運用三個角度出發，相信能夠取得不俗的成效。

[1]劉奇.淺析如何做好當前單位辦公室檔案管理創新[J].科技創新與應用,2013,05：286.

[2]劉偉偉.試析如何創新事業單位檔案管理工作[J].東方企業文化,2014,22：195.

[3]張寶燕.事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架[J].中小企業管理與科技(中旬刊),2015,01：26-27.

[4]李世霞.關于做好當前檔案管理創新工作的幾點認識[J].黑龍江史志,2014,09：165.