淺談不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

郝廣持 煙臺市不動(dòng)產(chǎn)登記中心

不動(dòng)產(chǎn)是人類最重要財(cái)產(chǎn)，不動(dòng)產(chǎn)檔案是最為重要的民生檔案之一，創(chuàng)新不動(dòng)產(chǎn)檔案管理服務(wù)現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，是貫徹黨的十九大“以人民為中心”重要思想的根本方向，因此，如何發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用，更好地為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)，是新形勢下不動(dòng)產(chǎn)檔案管理服務(wù)的重要舉措。

一、創(chuàng)新不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)模式

首先，檔案管理機(jī)構(gòu)要通過建立局域網(wǎng)，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，科學(xué)有效地管理檔案應(yīng)充分利用相關(guān)服務(wù)單位，如：城建部門、稅務(wù)機(jī)構(gòu)、紀(jì)檢監(jiān)察等網(wǎng)站制作檔案信息共享網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與相關(guān)服務(wù)單位網(wǎng)站鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索、服務(wù)共享，為用戶提供更快速、便捷的服務(wù)。國內(nèi)許多單位都在積極利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上服務(wù)，這已成為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的重要形式之一。不動(dòng)產(chǎn)登記作為一種專門檔案管理，檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索;同時(shí)，建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。與相關(guān)的共享服務(wù)單位的信息管理部門加強(qiáng)配合，建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密性的電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

其次，通過電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案與其他檔案的形成有很大區(qū)別，與其他傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形成的最大差異是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，而不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是依據(jù)國務(wù)院《不動(dòng)產(chǎn)登記條例》、國土資源部《不動(dòng)產(chǎn)登記細(xì)則》相關(guān)規(guī)范，由產(chǎn)權(quán)人提供法定材料提出申請后，經(jīng)過初審、審核、核定、登記簿等環(huán)節(jié)后形成，其具有嚴(yán)格的程序和規(guī)范的環(huán)節(jié)，因此，不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案部門要嚴(yán)格遵守國家法定模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，及時(shí)準(zhǔn)確地將不動(dòng)產(chǎn)登記材料收集歸檔，并在本部門的檔案服務(wù)器上歸檔完善。例如：利用不動(dòng)產(chǎn)登記系統(tǒng)方便地將受理窗口所收集的資料通過錄入、拍照等有效形式在局域網(wǎng)上傳送至檔案館。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全部自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需人工在檔案庫房、登記窗口來回跑，極大地節(jié)省了人力和時(shí)間。

第三，開展網(wǎng)上在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如：到檔案館藏機(jī)構(gòu)利用檔案、閱讀復(fù)制檔案、出具查詢記錄等，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理機(jī)構(gòu)可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的查詢要求、提供相應(yīng)的信息庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館藏機(jī)構(gòu)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

二、擴(kuò)展不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)領(lǐng)域

不動(dòng)產(chǎn)是人們?nèi)粘Ｉ钭顬橹匾呢?cái)產(chǎn)，智能化、信息化服務(wù)是不動(dòng)產(chǎn)登記查詢服務(wù)的方向。其服務(wù)涵蓋多領(lǐng)域、多行業(yè)，如：城市建設(shè)、公檢法、紀(jì)檢監(jiān)察、組織人事、產(chǎn)權(quán)人等等，應(yīng)該說，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是利用最為廣泛的專門檔案，這已成為檔案管理者的共識。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，又要服務(wù)于一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，還要有針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。首先，處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者;檔案機(jī)構(gòu)也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、編研中心和信息技術(shù)的用戶。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理服務(wù)的改革創(chuàng)新方向就是要走信息化道路。其在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實(shí)體。對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場主動(dòng)出擊。如在為舊城改造提供信息方面：房屋檔案最早可追溯到民國，蓬勃發(fā)展期則是近幾年新近開發(fā)的房地產(chǎn)項(xiàng)目，其檔案的信息利用都具有無法替代的價(jià)值，幫助引進(jìn)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)，能為社會(huì)發(fā)展、城市建設(shè)、維護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益提供快速優(yōu)質(zhì)的智能化信息化服務(wù)等。其次，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，任何一個(gè)檔案管理部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行檔案服務(wù)一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。第三，實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報(bào)。通過建立聯(lián)合目錄，形成，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

三、健全不動(dòng)產(chǎn)檔案管理機(jī)制

不動(dòng)產(chǎn)登記管理機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)科學(xué)、有效管理的重要基礎(chǔ)。煙臺市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理已經(jīng)實(shí)行了統(tǒng)一信息、統(tǒng)一系統(tǒng)，分散布局、機(jī)構(gòu)一體的模式，即：通過招標(biāo)采用國土資源部推薦的安圖不動(dòng)產(chǎn)登記信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)：一是實(shí)現(xiàn)“四統(tǒng)一”。即登記機(jī)構(gòu)、登記依據(jù)、登記簿冊和信息平臺的“四統(tǒng)一”，形成權(quán)界清晰、分工合理、權(quán)責(zé)一致、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、法治保障的不動(dòng)產(chǎn)登記體系，最終實(shí)現(xiàn)各類不動(dòng)產(chǎn)從分散登記到統(tǒng)一登記的轉(zhuǎn)變；二是實(shí)現(xiàn)時(shí)空協(xié)同，以GIS地圖為核心，對其上所附著的建筑物、林地、草原等進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立五局之間橫向聯(lián)合以及各局之間內(nèi)部縱向協(xié)同，實(shí)現(xiàn)了跨部門、跨單位的高效協(xié)同辦公；三是信息高效共享。實(shí)現(xiàn)了國土、住建、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、海洋等部門不動(dòng)產(chǎn)登記信息的審批、交易等實(shí)時(shí)互通共享和數(shù)據(jù)高效利用，極大地提升了政府的辦事效率；三是提升了公眾服務(wù)水平。即：基于統(tǒng)一的平臺，完成登記依據(jù)和簿冊的統(tǒng)一，橫向聯(lián)通國家的三部門兩局，縱向聯(lián)通部、省、市、縣四級登記機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)互通互查、提供面向公眾的不動(dòng)產(chǎn)登記查詢服務(wù)系統(tǒng)。

首先，要建立健全各種競爭向上的創(chuàng)新機(jī)制。在用人制度、考核制度、獎(jiǎng)懲機(jī)制方面，將工作創(chuàng)新納入其中，充分調(diào)動(dòng)員工作積極性和創(chuàng)造性，以激勵(lì)競爭手段，把職工的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能和管理素質(zhì)充分調(diào)動(dòng)起來，確保不動(dòng)產(chǎn)登記人員具備高素質(zhì)、強(qiáng)技能，適用任何工作崗位，才能保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化、數(shù)字化的順利進(jìn)行。

其次，要提高檔案管理的服務(wù)意識。一要把服務(wù)方式由被動(dòng)式向主動(dòng)型轉(zhuǎn)變。隨著信息時(shí)代的突飛猛進(jìn)，社會(huì)對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息的需求日益增強(qiáng)，檔案工作人員一定要提高服務(wù)意識，在服務(wù)方式、服務(wù)能力、服務(wù)手段等方面不斷完善自己、提高自己，積極主動(dòng)地開展檔案信息利用的各種服務(wù)，只有這樣才能適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)需要。二要加強(qiáng)檔案利用的宣傳。增加社會(huì)公眾對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用的認(rèn)識，使更多的公眾熟悉檔案的內(nèi)容和價(jià)值。如：提供功能全效率高、檢索方便快捷的查詢檢索系統(tǒng)；加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息研究，向檔案利用者提供有效地利用途經(jīng)。三要盡快將服務(wù)手段由傳統(tǒng)型向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)與其他檔案聯(lián)網(wǎng)，共享信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。

第三，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)。一是要對歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化加工整合和綜合系統(tǒng)開發(fā)工作。如：在不動(dòng)產(chǎn)圖文信息數(shù)據(jù)庫中增設(shè)檔案查詢登記、詳細(xì)規(guī)定并公示檔案查詢要提供的資料、查詢流程等。內(nèi)部調(diào)閱檔案，工作人員通過電子密碼打開查詢系統(tǒng)自動(dòng)查詢；外部查詢通過建立自動(dòng)查詢系統(tǒng)，轉(zhuǎn)入產(chǎn)權(quán)人身份證號碼和查詢內(nèi)容實(shí)現(xiàn)查詢，并打印查詢結(jié)果。這樣既方便查詢?nèi)瞬樵儯譁p輕工作人員的壓力。二是建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度。要完善檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理規(guī)范等，如：閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。要根據(jù)不同情況，對不同層次的利用人確定不同的查詢范圍，嚴(yán)格遵守國家對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案查詢的相關(guān)法律、法規(guī)，做到有法可依，依規(guī)服務(wù)，確保權(quán)利人合法權(quán)益，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效便捷的服務(wù)。

[1]傅榮校著.檔案管理現(xiàn)代化[M].浙江大學(xué)出版社.

[2]楊公之主編.檔案信息化建設(shè)務(wù)實(shí)[M].中國檔案出版社.