試論電子文件檔案的優越性及風險防控

陳艷玲

哈爾濱市兒童福利院

試論電子文件檔案的優越性及風險防控

陳艷玲

哈爾濱市兒童福利院

我國的科技在不斷的發展，尤其是計算機技術、信息化與網絡化的逐漸普及，使電子文件檔案被廣泛的應用，由于電子文件檔案自身的優點，在辦公的過程中可以提高效率，而且相對于紙質的文件來說便于管理，但是電子文件檔案除了自身的優越性之外，也存在著風險問題，必須要進行風險防控。

電子文件檔案；優越性；風險防控

電子技術在逐漸的發展，隨著科學技術水平的逐漸提高，信息公路也被建成，檔案也是如此，電子文件檔案逐漸的被人們應用到各個行業中，實現了由紙質檔案向著電子檔案的飛躍。電子文件檔案在對現代化的管理中扮演著重要的角色。但是電子文件檔案也是一把雙刃劍，存在著優點和不足，因此一定要正確的認識，做好風險防控工作。

一、電子文件檔案的優越性

（一）提高了工作的效率

電子的檔案的發展使人們逐漸的擺脫了傳統的紙質文件的束縛，減輕了工作人員的工作量，在此基礎上，提高了檔案工作人員的工作效率。隨著科技的逐漸發展，電子網絡也在逐漸的被普及，信息的網絡化也為檔案的檢索和歸檔提供了便利，從管理手段上來看，變得更加的便捷，相對于傳統的紙質文件來說，減少了工作人員尋找、檢查、立卷和存檔的時間，而且虛擬的現代信息網絡也節省了檔案保存的時間，對于檔案文件保留的時間也在延長，因為保存的載體出現了變化，電子文件檔案載體在保存的時間上更長，避免了紙質載體存在的缺陷，尤其是頻繁搬動和空氣潮濕等問題造成的遺漏、磨損和丟失，而電子文件檔案載體就成功的避免了這一缺陷，在此基礎上，就可以嚴格的把握其中存在的問題，一定要引起我們的重視。

（二）檔案的修補更加快捷

傳統的紙質檔案文件需要有專門的人員在文書成立之后進行檢閱，這樣才能夠保證文件的準確性，否則是極為容易出現錯誤的，尤其是有些保密性和有著法律依據的文件，一旦某些字句出現了問題就會導致未來的利用中出現糾紛和隱患，針對這一問題一定要引起我們的注意。在將文件全部、逐一的排查完畢之后，就需要進行補充和完善，尤其是針對一些出現問題的文件，必須要查缺補漏，對于缺少的內容一定要及時的補充，在文件補充完整之前，對于已經裝訂好的檔案文件必須要拆卷重新訂做，這樣就增加了工作人員的工作量，但是在使用了微機電子網絡化管理之后，就可以使用計算機對具體的文檔進行增刪修補，而且可以隨時的進行漏洞的補充，程序也不會過于繁瑣，不需要反復的進行拆卷處理，而且也不會出現未檢修檔案積存的現象。電子文件檔案在使用的過程中，更加的高效、便捷，也省時省力，在這樣的情況下，就可以避免出現檔案丟失的現象。

（三）電子文件檔案保密性更好

早期人們為了使檔案能夠被很好的保留下來，而且具備一定的保密性，在使用的過程中就會建造一些類似于防空洞的密室或者是一些窯洞，這樣增加了檔案保存的難度，而且在長期的放置中，極容易受到自然現象的影響，也會出現不可控的地質因素，因此檔案極有可能會出現破損、丟失的情況。但是電子文件檔案就避免了這一問題的發生，在這樣的情況下，利用電子文件檔案保密性會更強，因為電子文檔是將文件存儲在小小的計算機內，設置成為單分的文件進行閱讀，這樣在修改的過程中，修改人員也只能夠查閱到修改的部分，不會導致其他的文件出現泄漏，這樣文件的保密性就會更強。

二、電子檔案存在的風險

（一）制度管理方面的風險

電子文件檔案在搜集、編寫、整合、存檔和修改的過程中，必須要通過檔案管理人員進行日常的操作來完成的，而且參與檔案管理的人員眾多，在開放的網絡環境下，普通的大眾也會逐漸的參與修改和編寫中，這樣就導致了專業的人員素質不一，差異性較大，而且業務的水準也參差不齊，就會導致信息被盜。

（二）計算機和網絡技術方面的不安全因素

現代化的網絡是開放的，因此任何人都夠通過計算機進入到網絡中，在這樣的情況下，電子檔案的形式和內容就會被刪除、改動或者是復制，從而出現一定的泄露，在這樣的情況下，計算機中存儲的一些電子文件檔案就會被泄露，并且隨著電子技術的不斷發展，人們生活水平逐漸的提高，計算機和網絡技術中不安全的因素就會被暴露。

（三）電子檔案保存上不穩定

電子文件檔案的存儲介質在不保存年限上是比較長的，在這樣的情況下，電子檔案的保存時限是極長的，大約為100年，但是從性質上來看是極為不穩定的，會出現檔案丟失的現象，尤其是在強磁場和技術升級的影響下，就會導致電子文件檔案丟失。

三、風險防控的措施

（一）要做好控制與管理

必須要進行權限的審核，根據人員的級別進行權限的認定，對于電子文件檔案必須要嚴格的控制，在此基礎上，還要保證電子文件的安全性，做好拷貝管理工作，這樣就可以在一定程度上避免檔案的信息被全部拷貝，利用技術手段對于可能出現的資料進行控制。在管理的過程中，一定要根據密集的層次進行相應的管理，也可以利用監控進行有效的監控和跟蹤，對于其中的內容可以自動的生成相應的記錄，這些記錄就可以作為日后查找的證據。

（二）建立統一的電子文件管理體制

電子文件檔案必須要進行統一的規劃，在此基礎上，使文件和檔案同步的發展，除此之外，還要對電子檔案進行前期的控制和指導，制定統一、科學和合理的電子文件檔案管理標準，尤其是在歸檔上，必須要得到重視。作為檔案部門在接收相關的電子文件的過程中，必須要對電子文件的真實性和原始性進行檢定。

（三）應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

四、結論

電子文件檔案的形成得益于高速發展的電子科技，它有著傳統紙質文檔所無法比擬的優越性，但也有著其自身固有的風險性，我們不僅要充分利用計算機技術和網絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通管理。只有這樣，才能順應時代的發展，使電子檔案更好地為社會大眾服務。

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