試論高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升

黃文靜

廣州工商學院

試論高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升

黃文靜

廣州工商學院

高校的中心工作是教學，如果高校院系較強，那么就表示該院校的綜合實力較強，這對于高校的健康、可持續(xù)發(fā)展來說起到了非常重要的作用。行政秘書是院系行政管理層的得力助手，在一些二級高校行政管理中扮演著重要的角色。然而，近年來，各個高校在發(fā)展過程中，對于院系行政秘書崗位設定不重視，所招聘的秘書來源多樣化，綜合素質(zhì)水平存在著很大的差距，這對于高校的發(fā)展來說造成了很大的影響。如何有效提升高校院系行政秘書執(zhí)行力已經(jīng)成為了高校在發(fā)展過程中所關注的重要話題之一。基于此，本文對高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升進行了簡單的研究。

高校院系；行政管理；秘書；執(zhí)行力；提升

前言

行政秘書主要負責管理層與教師之間的溝通、交流工作，為高職院校接下來所開展的教學活動提供了良好的保障基礎。行政秘書對于院系行政管理層的影響與院校的內(nèi)部架構、自身綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能等方面來說起到了非常重要的作用。然而，行政院系辦公室事務的處理與行政秘書的決策執(zhí)行力有著非常重要的作用。因此，高校在發(fā)展過程中應該提高對行政秘書培訓、管理工作的重視，根據(jù)社會發(fā)展的現(xiàn)狀構建出一項科學、合理的培訓管理體系，提高對行政秘書培養(yǎng)工作的重視，只有這樣才能提升高校院系行政秘書的執(zhí)行力，為高校的健康、可持續(xù)發(fā)展提供良好的保障基礎。

一、高校院系行政秘書執(zhí)行力的內(nèi)涵

高校院系行政秘書的執(zhí)行力主要指院校在發(fā)展過程中行政秘書在院校現(xiàn)有的管理模式中按質(zhì)按量地來完成各項工作，而這一種能力就是行政能力，對于高校的發(fā)展來說起到了非常重要的作用。行政秘書的這種執(zhí)行力主要以管理執(zhí)行力為基礎，對于教學、科研等方面的執(zhí)行力相比存在著很大的差距，但是行政秘書在實際工作期間有著較強的凝聚力、戰(zhàn)斗力、競爭力等，可以有效地將院校行政管理層與教師群體進行有效的連接，為院校所開展的各項工作任務提供良好的保障基礎[1]。

行政秘書的行政執(zhí)行力可以有效地對行政秘書崗位價值進行評估，并通過直觀的形式將行政秘書的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能體現(xiàn)出來。行政秘書作為一種具有較強關聯(lián)性的服務崗位，其在工作期間，行政秘書的主要工作責任就是為高校管理層與教師群體開展各項行政工作任務，比如說，常見的有文書起草、文件收發(fā)、函電處理等。另外，行政秘書在工作期間能否按質(zhì)量地完成工作任務已經(jīng)成為了評估行政秘書執(zhí)行能力的主要手段之一。因此，行政秘書在工作期間可以根據(jù)高校的發(fā)展現(xiàn)狀結(jié)合自身的工作能力將工作任務進行合理劃分，只有這樣才能保證各項行政工作可以順利進行下去。

二、提升高校院系行政秘書執(zhí)行力的重要性

隨著社會不斷的發(fā)展，我國經(jīng)濟水平逐漸提高，各個高校規(guī)模逐漸擴大，教學形式也逐漸朝著多元化的方向發(fā)展下去，高校院系行政管理模式由傳統(tǒng)的金字塔管理模式逐漸轉(zhuǎn)變成矩陣網(wǎng)絡式管理，這對高校行政秘書的工作來說提出了全新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段，我國各個高校在發(fā)展過程中行政，秘書所開展的各項工作任務主要以辦公室中的瑣碎任務為主，這些工作任務的技術含量較低，對于高校的發(fā)展來說沒有起到任何決定性的作用，久而久之導致高校的管理人員對行政秘書的角色認識不強，而行政秘書在不受高校重視時，也會慢慢地降低自身工作積極性，從而導致各項工作質(zhì)量與效率提不上去。因此，提升高校院校行政秘書執(zhí)行力已經(jīng)成為了高校在發(fā)展過程中所關注的重要話題之一。

三、提升高校院系行政秘書執(zhí)行力的有效對策

（一）強化行政秘書工作意識

高校院系行政秘書在開展各項工作任務時，應該順應時代發(fā)展的變化與管理模式轉(zhuǎn)變，明確自身的角色位置，強化自身工作意識，只有這樣才能保證各項行政管理工作可以順利進行下去。首先，行政秘書工作人員在工作期間強化自身的服務意識，并樹立牢固的“以人為本理念”，在為院校服務過程中，行政工作人員應該懂得換位思考，并以謙虛謹慎、熱情服務等原則開展各項工作任務，提升自身的執(zhí)行力。其次，行政秘書在工作期間應該強化自身的創(chuàng)新意識，根據(jù)高校對人才質(zhì)量需求開展各項工作目標，做到與時俱進，只有這樣才能保證各項工作任務可以順利進行下去，為高校的發(fā)展提供良好的保障基礎。比如說，行政秘書在工作期間應該不斷地強化自身的團隊意識，以大權為重開展各項工作任務，與行政管理工作人員溝通、交流，發(fā)現(xiàn)自己在工作期間存在的不足并制定有效的解決對策，保證所開展的各項工作任務都可以順利進行下去[2]。

（二）提升行政秘書綜合素質(zhì)水平

行政秘書的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能對于高校的發(fā)展來說提供了良好的保障基礎。因此，高校在發(fā)展過程中應該加強對行政秘書的教育、培訓、管理，對行政秘書進行有計劃的管理，只有這樣才能提升院校的行政秘書的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能。在提升高校院系行政秘書執(zhí)行力時，高校可以培養(yǎng)行政秘書的創(chuàng)新意識，提升行政秘書的創(chuàng)新能力與創(chuàng)造性思維，保證高校院系的行政管理工作可以順利進行下去。另外，高校還可以培養(yǎng)行政秘書敏銳的觀察能力，保證行政秘書在工作期間可以找出院校在發(fā)展過程中存在的不足，并及時為其制定有效的解決對策，提升高校院系行政管理工作質(zhì)量與效率。比如說，行政秘書在工作期間應該合理利用高校的各種公文來開展各項工作任務，這不僅可以提升行政秘書在工作時的寫作能力，同時還能促進高校行政管理層與教師群體的綜合協(xié)調(diào)能力。

（三）規(guī)范行政秘書工作流程

科學合理的管理規(guī)范體系對于提升行政秘書自身執(zhí)行力來說起到了非常重要的作用。因此高校院系行政秘書在工作期間應該完全服從全局原則、法律法規(guī)原則、平等協(xié)商等原則，只有這樣才能保證所開展的行政管理工作可以朝著服務科學化、制度化、規(guī)范化等方向發(fā)展下去，提升行政秘書的執(zhí)行能力。

具體來說，行政工作人員在工作期間應該明確自身的工作責任，結(jié)合自身的工作能力、狀況等方面將行政管理的思想貫徹到行政管理工作中。其次，行政秘書在工作期間應該把握住正確的與學校有關的政策體系，并嚴格遵守國家指定標準開展各項工作任務，提升行政管理工作質(zhì)量與效率。其三，行政秘書在工作期間應該及時領會、服務學校院系領導人員的指揮命令，并以此為基礎規(guī)劃出屬于自身的行政工作目標與方向。其四，行政秘書工作人員在工作期間應該掌握正確的工作時間，并對所開展的各項工作任務進行管理，分清行政管理工作的輕重緩急，之后再為其制定有效的解決對策，保證在實際工作期間可以避免工作漏洞的出現(xiàn)。最后，高校在發(fā)展過程中應該加快信息化平臺建設，根據(jù)自身經(jīng)營發(fā)展狀況結(jié)合現(xiàn)代化信息技術手段，提高自身的自動化與智能化辦公水平。

（四）完善激勵機制

高校院系行政秘書的主要工作特點是以“幕后服務”為基礎開展的各項工作任務，對于高校的發(fā)展來說起到了非常重要的作用。行政秘書工作人員在工作期間付出的辛勞較多，但是得到的回報較少。如果高校在發(fā)展期間對于行政秘書付出的勞動成果不認可，那么久而久之就會降低行政秘書工作人員工作積極性，這對于高校的發(fā)展來說造成了很大的影響[3]。要想從根本上解決這一問題，高校在發(fā)展過程中就應該提高對行政秘書崗位的認知，根據(jù)自身經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀制定出一項科學、合理的激勵管理機制，推出“目標管理、考核嚴格、突出績效”等工作理念，加強對高校院系的行政秘書績效評估，推出獎懲制度，為行政秘書提供更多的發(fā)展空間。比如說，當秘書在工作期間出現(xiàn)不足，那么該制度應該及時發(fā)出警告，找出行政秘書在工作期間存在的不足，并及時為其制定有效的解決對策。對于一些工作質(zhì)量、效率較好的員工來說，還可以提供物質(zhì)上與經(jīng)濟上的支持與鼓勵，從而激發(fā)員工工作積極性，提升工作質(zhì)量與效率。

總結(jié)

總之，高校院系行政秘書在高校的發(fā)展中起到了非常重要的作用。然而，現(xiàn)階段，行政秘書在實際工作期間面臨著眾多矛盾問題，主要體現(xiàn)在工作流程不完善、綜合素質(zhì)水平較低等。對于這些問題，高校在發(fā)展過程應該根據(jù)自身的發(fā)展需求探索全新的行政秘書隊伍發(fā)展與素質(zhì)提升途徑，并為其制定出一項完善的考核評價體系，為行政秘書的發(fā)展提供良好的保障基礎。本文對高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升進行了簡單的研究。文中還存在著一定的不足，希望我國專業(yè)技術人員加強對高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升的研究。

[1]梅萍.提升高校二級學院行政秘書工作執(zhí)行力的對策[J].渤海大學學報（哲學社會科學版）,2015,04：159-160.

[2]李靜.論高校科研秘書工作職能和定位[J].黑龍江教育（高教研究與評估）,2010,10：49-50.

[3]徐瑩,陳楓,劉鄭一,喬麗清.高校外事工作存在的問題與工作創(chuàng)新淺談[J].才智,2012,27：251.

黃文靜（1987-），女，廣東佛山人，2013年畢業(yè)于澳洲西悉尼大學翻譯專業(yè)，就職廣州工商學院，碩士。