數字化檔案是檔案事業發展的方向

王保運

德州職業技術學院

數字化檔案是檔案事業發展的方向

王保運

德州職業技術學院

隨著互聯網技術的進一步發展，互聯網科技的進一步普及，信息呈現出爆炸式的增長。信息的及時收集、整理歸檔、快速檢索變得越來越重要。在這種情況下，數字檔案開始出現并且蓬勃發展。相較于有諸多不足的傳統檔案管理模式，更科學高效的數字檔案成為主要的檔案管理方式成為了必然趨勢。但同時，數字檔案也存在著一些不足，比如說安全系數過低、與辦公自動化軟件不兼容等等。本篇論文的研究目的，是為了通過比較多方面比較數字檔案和傳統檔案，來研究數字檔案的未來發展方向以及實現方式。同時，將指出數字檔案目前所面臨的問題，提出有建設性意見的解決方法。

數字檔案；檔案管理；檔案建設；發展趨勢

1 引言

數字檔案是信息全球化時代的必然產物。它作為最新型的檔案信息形態，通常是指以電子檔案為對象，以互聯網為媒介，以互聯網信息控制中心為數據庫，將電子信息文件以數字化的保存方式進行“歸檔”的一種檔案管理模式。相較于傳統檔案管理模式，數字檔案讓信息讓信息不再拘泥于一墻一角，而是真正做到全球互通，全網聯動，做到簡化程序，節省人工。就拿人事檔案管理來說，這個檔案的管理對象數量與流動信息都很多。如果是傳統的檔案管理，每一個職工入職，調職，辭職等，都必須要走繁復的程序“歸檔”，而要查詢現有人事的時候，又必須人工在所有“歸檔”里一個個查詢，大大加重了人工，拖累了效率。而現在，當我們使用數字化檔案管理，通過利用方便的信息控制中心這個電子檔案庫，我們可以在獲知消息的第一時間就將流動的信息編入檔案庫，讓檔案的歸檔與查詢變得更準確，更動態，更簡潔。

2 數字檔案的概念與特征

數字檔案也就是我們經常說的電子檔案。目前普遍的定義是通過計算機進行收集、傳輸和管理的文件。現在認定的數字文件的產生有兩種途徑。一種是在我們使用計算機的時候產生的新信息。另一種則是現有資料的數字化結果，比如說辦公類電子文件，mp3文件，WEB頁面等等。在信息科技飛躍發展的今天，數字檔案真正改變了檔案工作的模式和環境，適應信息時代的快節奏發展，讓社會真實活動能變成電子信息及時存貯起來，讓檔案管理更高效、簡約、全球化，無壁界。這也讓數字檔案必將取代傳統檔案管理，成為主要的檔案管理模式。據了解，現在已經有很多黨政部門和企事業單位已經開始使用數字文件和文字檔案。由此可見，數字文件的普及和數字檔案的一體化建設是不可抗拒的歷史潮流。

3 數字化檔案發展的必然趨勢

科技的飛速發展一方面讓我們的生活更加的便捷舒適，但另一方面也帶來了一些無法回避的問題。在過去，信息以地域為局限，以口口相傳和紙張載體為主要傳播途徑。這讓信息的管理對象范圍小，管理起來難度低。但當信息不再受到局限，以整個地球為傳播場地，以互聯網為傳播媒介的時候，信息的管理對象瞬間大幅度增長，信息的管理變得越發艱難起來。同時，信息量的繁多和辦公方式的落后之間的矛盾越來越深，越來越難以回避。在傳統檔案管理中，企業對此的解決辦法通常是增加辦公人員和經費。這種經營模式大大加重了企業的成本，降低了企業的凈利潤，而且并不能帶來企業工作效率的提高。對此，數字檔案應運而生。數字檔案以互聯網為媒介，打破時空局限與載體局限，將分散龐大的信息資源用數字化的方式存貯起來。數字檔案庫就存在與互聯網的信息控制中心，只要能夠連接互聯網，就能夠及時歸檔和查詢當前信息，這讓資料的存檔和使用變得更加簡潔高效，讓資源得以實現全球化的共享和及時性的利用，讓檔案管理及時化，動態化，超時空化。所以我們也將數字檔案稱作“無墻界檔案”。此外，相較于傳統檔案，數字檔案既可以省下檔案庫建設費用和保管費用，又節約了復印資料和人員的不必要消費。是企業發展的必然選擇。

4 數字化檔案發展面臨的問題

在互聯網科技高速發展的今天，辦公自動化系統和數字檔案管理軟件在大型企業中運用的越來越廣泛。但是一個難題是絕大部分辦公自動化系統是企事業自己設計的軟件，跟目前推廣的數字檔案現代化管理軟件不兼容。當兩者同時存在的時候，他們之間難以完成數據的傳輸與轉換，無法進行數字文件的歸檔，給數字檔案的建設造成了極大的困難。同時，因為電子信息具有超時空性，如果電子防火墻的防護力度不夠，就會讓企業的工作在網絡上透明化，讓企業機密公開化，這會給企業的工作帶來不便，甚至是重創，這也讓部分企業不愿意建設完整的數字檔案。除此外，一些企業還沒有管理數字文件的意識，依然在使用傳統檔案管理方式。互聯網在它們看來只是打印出漂亮文檔的工具，它們依然在使用大量的人工、投入大量的經費來完成信息的錄入、整理和檢索。所以，現在，我們必須要解決辦公自動化軟件與檔案管理系統的兼容問題，進一步加強網絡環境的安全，并且更加大力的推廣數字檔案，提高企業的數字檔案管理意識，才能讓數字檔案突破現有不足，有更進一步的發展。

5 強化和發展數字化檔案

檔案管理不僅需要對各色檔案進行專業的判斷分類，同時要能夠在密集的信息網中篩選出相關檔案信息存檔。這對于管理工作人員有著較高的要求。過去，我們的檔案管理采用粗放式經營，靠著堆砌大量的人工來滿足檔案工作的需求，維持檔案工作運轉。但在當今信息時代，龐大的信息量讓傳統的檔案管理模式越來越不能夠滿足現在檔案建設的需求，數字檔案必將成為潮流。而數字檔案則對管理人員文件歸納能力、計算機使用能力等各項能力都提出了更高的要求。因此，檔案管理正在由粗放的勞動密集工作轉向精細的知識工作。在這檔案管理變革的時代，對現在的檔案人員來說，應該順應歷史潮流，加強對數字檔案的認知，提高數字檔案管理水平，更好的服務于數字檔案。而相關企事業單位則應該盡快完成檔案管理模式的轉型，培養更多的高質檔案管理人員。

6 結論

在互聯網時代的今天，科學的數字檔案管理模式以其特有的優點，必將成為檔案管理的主要方式。它真正的實現了檔案管理工作的簡潔化、高效化、及時化。讓全世界的檔案信息都能夠通過互聯網連接起來，打破空間與載體的壁壘，真正達到古人所言“秀才不出門便知天下事”。檔案建設與我們每一個人息息相關，在這歷史性轉變時期，我們不僅要提高信息化水平，以積極的心態去面對，科學的方法去克服數字檔案建設中的難題，更要對數字檔案堅持規范化建設，人性化管理，立足高標準，落實嚴要求，以更好地完成檔案管理的轉型工作。

[1]劉惠霞.淺談數字化檔案管理[J].城建檔案，2011，12：45-46.

[2]董永昌，何家蓀.上海.電子文件與檔案管理[M].百家出版社，2001.

[3]張文浩.檔案信息進入公共網絡問題的初探.山西檔案，1999（3）.

王保運（1971-），男，漢族，山東德州人，德州職業技術學院，新能源系，教師，檔案管理員，研究方向：檔案管理。