無紙化檔案管理面臨的挑戰淺談

王亞雄

華北天翔西部分公司

無紙化檔案管理面臨的挑戰淺談

王亞雄

華北天翔西部分公司

隨著信息時代的全面到來，在檔案管理的行業里，無紙化檔案已經成為了未來無法避免的發展模式。無紙化檔案由于具有簡單方便的諸多優點，受到了檔案管理部門極大認可。無紙化檔案的存儲方式比起傳統的紙質檔案來說，具有極大的優勢，例如無紙化檔案不需要占用現實空間，由于與信息化技術掛鉤，對檔案的檢索會非常快速，節省了很多工作時間。然而無紙化檔案系統在帶來便利的同時也帶來了很多需要面對的問題，首當其沖的就是無紙化檔案的安全問題。因為無紙化檔案是作為信息數據存儲在電腦之中，如果電腦出現問題，就會使得檔案信息消失，對檔案管理造成嚴重的損失。本文主要從無紙化檔案在信息時代的發展狀態及其面臨的挑戰這一角度來進行探討，為無紙化檔案系統的順利發展提供一些參考。

信息時代；無紙化檔案體系；紙質檔案；檔案管理系統

1、前言

無紙化檔案管理系統是信息時代的新型技術所帶來的一個檔案管理體系的改革方向。這個改革方向在信息時代中具有很重大的意義。但是由于傳統的觀念難以隨著時代的進步而迅速改變，很多地方的檔案管理部門對無紙化檔案管理系統的認知還存在很大的缺陷，甚至在有些比較落后的地區，檔案管理部門對無紙化檔案管理系統存在著抵觸態度。這些觀念上的沖突使得無紙化檔案系統的推廣和使用面臨著很多的挑戰。另一方面，在有些地區，檔案管理部門卻過度地依賴無紙化檔案管理系統，與此同時沒有將無紙化檔案管理系統的安全防護做到位，以至于無紙化檔案的固定缺陷也為檔案管理行業在信息時代的發展帶來了許多的問題。另一方面，無紙化檔案本身也存在著一些尚未克服的缺陷，這都讓無紙化檔案在發展過程中面臨著諸多挑戰。

2、無紙化檔案管理系統與傳統檔案管理系統的沖突

2.1 無紙化檔案的基本概念

在信息時代之中，許多的行業都需要將許多數據和資料以數字信息的形式存儲在電腦之中，因為這樣可以讓這些數據和資料的調用和傳播變得極具效率。無紙化檔案就是檔案管理部門在信息化時代中需要學習和使用的新型技術。無紙化檔案的基本概念就是將檔案這一數據通過電腦進行編碼，從而能夠以電子文檔的形式，擺脫紙張獨立存在于電腦的硬盤之中。這個概念的核心就是無紙化。通過對紙張依賴的減少，進而使得檔案管理部門在工作過程中能夠節約自然資源，提高歸檔效率，同時降低了工作人員的工作量。

2.2 無紙化檔案與傳統檔案管理觀念的沖突

由于我國地域廣大，許多地方的經濟發展程度參差不齊，這導致了不同地區人們的觀念也存在了較大的區別。在一些經濟不是特別發達，與外界交流相對閉塞的地區，人們的觀念會比較傳統。在這些地區，檔案管理行業的工作人員對于無紙化檔案管理這一新技術的認識水平就比較低。有許多的檔案管理行業的工作人員由于受到了傳統的檔案管理模式的影響，導致他們的觀念中，除了紙質的檔案，都不是真正的檔案。無紙化的檔案不被這些地區的檔案管理人員所接受。有些檔案管理部門就算在對無紙化檔案技術進行使用，也只是作為紙質檔案的備份來用，并不會因為無紙化檔案的存在而對紙質檔案管理系統進行精簡和淘汰。這樣會導致檔案管理行業全面進入無紙化時代之后，這些地區的檔案管理部門將難以和全國其他比較先進的地區的檔案管理部門進行交流和協同工作，因為由于這些地區對無紙化檔案系統的不重視，導致無紙化檔案的跨地區傳遞在這些地方會出現中斷，這對于無紙化檔案體系的正常工作是有很大影響的。

3、無紙化檔案管理系統自身面臨的挑戰

3.1 無紙化檔案管理面臨的過度依賴挑戰

在一些觀念比較新潮的地區，檔案管理部門對無紙化檔案的接受能力很強。但是由于缺乏一些嚴謹的思考，這些地區的檔案管理部門對于無紙化檔案這一系統的原理理解不夠，導致對于許多重要的檔案，沒有進行數據備份處理。無紙化檔案系統有一些固有缺陷，其中比較突出的一點就是檔案信息的安全性受制于其所存儲的電腦硬件環境以及網絡環境。如果無紙化檔案所存儲的電腦本身受到了病毒的感染或是硬件的損壞，就會導致這份檔案信息的丟失。由于一些地方的檔案管理部門對這一點理解不夠，盲目信任無紙化檔案技術和信息技術的安全性，沒有對重要的檔案進行必要的備份，這就導致一些重要的檔案文件由于電腦的硬件或者軟件原因被損壞，且無法恢復，使得工作遭受了巨大的麻煩，給與檔案內容相關的其他行業也造成了損失。

3.2 無紙化檔案系統由于軟件更替原因不能保證即時可讀性

無紙化檔案信息與紙質的檔案信息有很多不一樣的地方。無紙化檔案信息的信息內容存儲與電腦硬盤上，并且需要通過一些特定的軟件來進行信息的讀取。無紙化檔案雖然具有著管理便利，傳遞迅速等等優點，但是在即時查閱性這一方面不如紙質檔案穩定。因為無紙化檔案的查閱需要通過電腦軟件來進行，而由于信息時代的迅速發展，許多軟件和電腦系統都在進行迅速的更新。如果無紙化檔案管理系統所使用的計算機系統和檔案閱讀軟件沒有隨著信息時代的潮流而進行及時的更新，就會導致在新的計算機系統中，很多舊的軟件難以繼續被使用，或者在舊的計算機系統中，新的軟件難以被使用等等問題的出現。這些問題都會導致無紙化檔案的即時查閱出現問題，因而無法保證無紙化檔案在所有電腦中的可讀性。

3.3 無紙化檔案難以保證檔案的原始性

由于無紙化檔案具有編輯便利的特點，這在帶來工作上的幫助的同時，也導致了無紙化檔案面臨著一個重大的挑戰。這個挑戰就是無紙化檔案無法保證檔案的信息是未受過后期編輯的。也就是無法保證其信息原始性。這個問題在檔案內容涉及法律糾紛時非常致命，因為無紙化檔案的信息原始性如果得不到保證，那么無紙化檔案所提供的檔案信息就無法成為有效的法律憑據。如果不能尋找一種技術手段來保證無紙化檔案的絕對原始性，那么在法律問題的糾紛上，無紙化檔案就永遠無法克服自身這一重大的缺陷。

4、總結

無紙化檔案在信息時代終究會成為檔案管理的主流。由于無紙化檔案所在發展中所面臨的一些重大挑戰，我們應該在對其了解之后認真尋找克服這些問題的辦法。例如在過度依賴無紙化檔案這一點上，管理人員就可以對重要的檔案信息進行備份并且分別存儲于不同的電腦中，以此有效地解決這一問題。關于其他的挑戰，人們也終將尋找到合適的處理辦法，讓信息時代為人們的生活帶來更多的便利。

[1]朱偉華.關于無紙化檔案管理工作的探討[J].科技展望,2016,（05）：233.

[2]肖輝娟.關于我國檔案管理體制改革的研究[D].華東師范大學,2010.