提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

張輝

黑龍江省黑河市愛輝區水務局

提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

張輝

黑龍江省黑河市愛輝區水務局

檔案管理正在越發顯現其關鍵性的作用，科學的管理模式和方法是目前很多企事業單位所追求和努力想要達到的，因為其能夠促進管理工作效率和質量的提升，使檔案發揮更加重要的作用，具備更大的實用價值。

檔案管理；科學化；管理模式

引言

隨著社會中各個行業領域突飛猛進的發展，我們每天都可能接觸到新事物和新理念，因而產生的信息和數據就更多，檔案管理所要面對的信息數據就愈加龐大，也因此利用信息處理技術來加強管理工作的能力，促進管理工作的科學化建設，提高工作質量和水平。

一、檔案管理綜述

檔案承載著豐富的社會和歷史發展的信息資源，在當今社會中信息的重要性不言而喻，檔案的重要作用也愈發凸顯，因為檔案能夠系統全面的將信息更好的記錄保存起來，其記錄的信息和數據以規范形式歸檔，形成寶貴的信息資源，擁有很高的研究和使用價值，為了充分施展檔案的作用和價值，就必須提高管理水平，達到科學化管理的要求和標準，無論是電子檔案還是紙質檔案，都要以科學化的管理和基礎性工作將信息與其載體完美融合在一起，并得到妥善的保管。檔案之所以是寶貴的資源，是其本身所擁有的豐富的信息資源對企業的發展和規劃形成較大的影響，依靠以往的實踐經驗的總結能夠更好的做出明智的策略和計劃，也是研究更加科學合理的規劃設計要充分借鑒和參考的重要信息資料的來源，檔案能夠為多個行業領域提供信息支持，檔案的提供服務的范圍正在加速擴展，檔案管理為了配合檔案實現其實用價值，采取了科學化管理，對原有的制度和工作模式進行了改革，加快建立一個科學合理、高效可靠的管理體系，利用多種先進的技術和設備加強科學化管理程度。

二、提高檔案管理科學化水平的重要作用

（一）突出主要問題，有針對性的解決問題

檔案管理經過多年的發展，很多機制和工作方式已經逐漸顯現出脫離、落后于時代的現象，而且隨著多種先進智能、信息技術的應用，其原有的管理方式暴露出了更多的問題和缺陷，急需開展管理制度層面的改革，增強科學化管理的能力和水平，科學管理是一個比較籠統的概念，但是又明確的指出了現階段管理制度中存在的漏洞，對于不合理的管理方式要具有足夠的針對性，這樣才能引起人們的重視，采取合理的措施來解決存在的問題。

（二）完善能夠有效融合先進技術的管理體系建設

電子信息技術已經逐步滲透到各行各業之中，電子檔案的出現解決了很多傳統紙質檔案的發展局限問題，技術只能解決一些個別的問題，而要形成與之相配套的管理體系則不是一件簡單的事，實行科學化的管理和控制，可以在目前使用電子檔案為主要管理方式的基礎上，制定與之相適應的配套工作機制和具體辦法，否則就會造成技術水平先進，但是工作模式還是沿用以往的工作制度，會出現很多矛盾和分歧，也會給工作人員帶來很多困擾，因此建立一個科學化的管理機制和體系才能更好的加強先進技術與檔案管理之間的融合程度。

（三）保障檔案管理工作的質量，提升工作效率

緩慢而且正在逐步下滑的工作效率是檔案管理工作遇到的重大難題，由于工作機制僵化，導致人們的工作習慣和方式逐步定型，對于新事物和新理念的適應能力很弱，工作效率還停留在遲滯、遲緩的狀態中無法自拔，效率影響了檔案歸檔的時間，使檔案信息存在一定的滯后性。建立科學化管理機制，從機制和制度層面改變以往的工作模式，提高工作效率，縮短歸檔時間，以科學的統籌規劃重新為檔案管理的陳舊制度做一個改良規劃，以效率提升促進員工工作態度和習慣的轉變，以此來加強檔案管理工作的質量。

三、提高檔案管理科學化水平的具體措施

（一）挖掘檔案信息內在價值，增強其合理利用率

以當今社會對信息和數據資源的重視程度，檔案信息就應該以提高信息利用率和使用價值為中心開展相關的管理工作，以往的檔案利用率很低，長時間處于無人調閱和檢查的情況之下，如今檔案信息的重要性越來越明顯，顯然加強檔案管理的質量和效率勢在必行，提高檔案的利用程度是當務之急，然而檔案并不是都可以發揮出較高的價值和效能，要想做到這一點，首先要將檔案的內容和所體現的含義意義體現出來，這就要求在檔案整理和記錄的過程中緊緊抓住主要的信息內容和最有價值的信息資源，將其根據本單位或機構的整理原則，運用最適合的編制模式形成檔案，如此檔案才能真正的為企業的發展規劃提供應用的作用，才可以發揮出價值，人們也能深入的挖掘其信息資源的深度和廣度，使其在多個領域范圍內發揮作用。

（二）轉變檔案管理模式

真正提升檔案管理的科學化水平，轉變其管理模式是根本途徑。對于傳統的檔案管理思維，應當注重轉變；對于老舊的檔案管理模式，應當注重革新。樹立現代化的管理理念，甚至將企業管理的一系列方法應用到檔案管理部門的工作當中，進行一系列借鑒和革新，完善管控機制，都是可行的。決策者應當在部門內部開展一系列思想討論以及管理模式轉變研討會，并成立相關工作小組，探討當前出現的問題并研究解決辦法，針對當前的管理體系進行解剖，研究建立更加科學高效的立體化、信息化、多層次的管理體系，建議采取分層建立檔案、網上集中管控的檔案管理模式。

（三）培養檔案管理人才

人才梯隊建設是檔案管理工作中不容忽視的一環，集中培養并建立健全一支科學高效、積極進取的檔案管理人才梯隊，對于改善當前的檔案管理工作局面，具有舉足輕重的作用。建立科學的管理體系離不開專業的檔案管理人員，在引進現代化管理技術和設備的同時也離不開專業的檔案管理人員。首先要做好人才引進工作，其次要展開部門內部培訓，針對新技術展開普及活動，針對新設備操作展開培訓。建立高水平的檔案管理人才梯隊，對于提升檔案管理工作效率具有重要作用。

四、結語

檔案管理的科學化進程如果跟不上信息時代的發展步伐，就難以在現有的管理工作制度和模式中取得突破式的進展，管理工作不只要維持工作持續運轉所需要的穩定性，還需要根據社會發展變化做出恰當的科學部署和大膽改革，推進檔案管理的科學化進程就是一個不斷突破現有制度的過程，也是檔案能夠發揮作用的有力保障。

[1]周雪梅.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].管理科學，2016（19）.

[2]岳小晶.淺談如何使檔案管理工作更規范化、標準化[J].才智，2010（3）.