如何提高辦公室檔案管理工作的效率思考

陳梓源

凌源市凌北街道辦事處

如何提高辦公室檔案管理工作的效率思考

陳梓源

凌源市凌北街道辦事處

在現代化的社會中，我國經濟實現了飛速的發展，市場競爭體制的增強為人們的生活和發展帶來了更多的便利條件。然而無論是各個企業還是事業單位對于人才的要求也有了新的認識，尤其是我國辦公室部門對于人才的選拔有著更為苛刻的要求。對于新時代的辦公室來說，其檔案管理工作是非常重要的，在選擇檔案管理人才的時候，一定要選擇專業性強，具有一定的人事管理經驗的人才，這樣的工作人員才會更好的提升辦公室檔案管理工作。本文將會針對如何提升新時期辦公室檔案管理工作的質量等內容進行具體的分析和闡述。

民政局；檔案管理；工作效率；規范化管理

引言

在現代化的社會發展中，各個企業與事業單位之間的競爭已經逐漸的發展成為了人才的競爭，也就是專業素質和自身素質越好的人才就會有著更好的發展空間。對于辦公室來說，檔案管理是非常重要的，檔案管理工作不僅會涉及到人們的一些婚姻狀況、思想品德、工作作風、本職能力以及取得業績等，還會涉及到人們的一些隱私問題。所以安排專業化的人才對檔案進行管理是非常有必要的。只有這樣才會更好的發揮出檔案管理的自身作用，只有高效的檔案管理才會更好的服務于社會，讓辦公室充分的發揮出自身的作用。

1 分析目前辦公室檔案管理工作中出現的問題

1.1 沒有足夠的思想重視

從目前的情況來看，辦公室中一些從事檔案管理的工作人員并沒有認識到自身工作的重要性，在實際的工作中，人們總是認為檔案管理就是看管好這些檔案，別讓這些檔案丟失或者是損壞就可以。還有一些檔案管理工作者認為檔案管理并不是什么中心工作，沒有必要對自己有著更加嚴格的要求，實際上并非如此，檔案管理所涉及的范圍非常廣闊，其中涉及到了人們的隱私問題，但是實際上，工作人員并沒有認識到這項工作責任的重要性，經常會出現“人走檔留”的情況[1]。

1.2 沒有充分發揮檔案的作用

在現代化的社會中，我國正處于一個轉型時期，這一時期的人們總是喜歡高質量的生活環境和工作環境，各類高素質的工作人員往往更加傾向于大城市，大部分的民眾都比較傾向于市場化的發展。而檔案管理工作卻很少得到人們的重視。有一些檔案管理人員都不能夠清楚的意識到人事檔案的基本內容、固有功能、規范管理等內容，進而會出現人檔分離的情況。可見新時期辦公室并沒有發揮出檔案的自身作用，這樣不僅浪費了人才，還影響了自身的工作效率。

1.3 沒有先進的管理手段

先進的管理手段是檔案管理工作順利開展的首要條件，但是從目前的情況來看，我國企業的辦公室并沒有運用現代化的技術手段對檔案進行管理。大多數辦公室在設置檔案管理工作區域的時候，往往是將幾間屋子連到一起，并沒有設置專門的辦公地點，這種簡單的辦公設置必然缺乏安全性和可靠性。也不具備防潮、防盜設備，并不利于檔案工作的管理。為了提升檔案管理工作的自身性質，人們應該選擇現代化的檔案管理技術，實現信息化技術管理，這樣可以有效的避免檔案丟失等問題，為實現檔案管理的高效發展奠定一定的基礎[2]。

1.4 缺乏較高的管理素質

有些人對檔案管理工作并沒有正確的認識，甚至有一些人錯誤的認為人事檔案管理工作就是看管好這些檔案，守好這一攤子別出事就好，但是這種想法是錯誤的。實際上檔案管理雖然在平時的工作中并沒有發揮出很大的作用，只是對檔案進行搜集和管理，但是實際上，檔案管理工作具有十分重要的意義和作用，在新時期辦公室檔案管理工作中，人們一定要充分的認識到檔案管理工作的重要性，并且認真的貫徹和落實有關部門的管理政策，這樣才會更好的凸顯出檔案管理的重要性。

1.5 沒有進行規范的管理

對于企業辦公室來說，在實際的工作中對檔案進行定期的整理和搜集是非常有必要的，但是在現實中，有些企業辦公室不能夠有效的開展管理工作，其主要就是因為檔案管理缺乏真實性。造成這一結果的原因是工作人員工作失職，沒有充分的認識到檔案管理的重要性，在填寫檔案和搜集檔案的時候出現了錯誤，這也將會導致檔案管理這一環節失去意義。辦公室檔案管理主要就是想搜集和整理工作人員自身的個人信息，其信息一定要保證唯一性和真實性，而不是隨意的搜集，檔案管理不完善將會影響單位對人才的選拔和錄用，可見規范化的管理制度是非常重要的。

2 規范化辦公室檔案管理工作的有效措施

2.1 轉變思想，充分認識人事檔案管理工作

要想提升新時期辦公室檔案管理工作的高效性，有關部門首先就應該明確的認識到檔案管理的重要性，通過完善現代化的檔案管理制度，進而更好的提升檔案管理工作人員的工作效率。在此之前，應該讓企業的有關領導認識到檔案管理是有一定難度的，并非是看管好檔案不丟失這么簡單，一定要安排專業化的人才對檔案進行管理，這樣才會更好的發揮出檔案的自身價值[3]。

2.2 提高檔案管理人員的素質

為了能夠更好的規范辦公室檔案管理，有關部門的領導應該對檔案人員的素質進行專業化的培養，在選拔人才的時候，首先就需要要求工作人員對該工作有著一定的認識和了解，只有端正自身的工作作風，具有一定無私奉獻精神的工作人員才能夠勝任這一工作。在檔案管理的工作中，還應該定期的對這些工作人員進行剛上培訓，一方面是為了提升工作人員的自身工作效率，另一方面也是為了更好的首先數字化的檔案管理。

2.3 建立完善的檔案管理硬件設備

完善的檔案管理硬件設備可以更好的提升辦公室的檔案管理效率，在現代化的社會發展中，工作人員可以利用信息化技術實現檔案的云端儲存，這樣就可以徹底避免檔案丟失等問題。但是即使有先進的檔案管理技術，也應該注意防水、防火、防盜等問題，這也是為檔案管理工作負責，為提升實現新時期辦公室檔案管理工作質量作出一定的貢獻。

結束語

綜上所述，本文簡單的論述了辦公室檔案管理等內容，通過分析可以發現，在現代化的二十一世紀中，辦公室檔案管理并沒有受到人們的廣泛關注，有一些工作者還是認為這種檔案管理工作缺乏專業性，實際上并非如此，檔案管理工作具有非常廣泛的作用，有關部門領導應該對其加以重視。做好檔案管理和基本的安全保障工作，為培養高素質人才奠定堅實的基礎。

[1]楊海生.淺析如何做好檔案管理工作[J].山東社會科學，2011（05）.

[2]王樹海.論檔案管理工作內容與模式的轉換[J].檔案學通訊，2014（15）.

[3]張園園.試論檔案管理工作的規范化和標準化[J].改革與開放，2013（01）.