條碼技術在檔案管理中的應用

楊洪鵬

山東招遠市老干部活動中心

條碼技術在檔案管理中的應用

楊洪鵬

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當今時代是信息技術飛速發展的時代，而信息技術的飛速發展也在很大程度上改變著我們的生活理念、工作和學習的方式，對于檔案管理工作亦是如此。而信息是世界經濟網絡中流動的血液，從某個意義上來講，信息決定著檔案管理工作的有效性。而當今時代，檔案管理工作已經有了新的內容，不在是簡單的存儲、備份，而是需要更加有效的提取和利用檔案信息，而本文主要研究的內容時檔案管理中涉及到的條碼技術，分析了條碼技術的起源、種類，并就條碼技術在檔案管理中的應用進行了較為細致的分析，闡述了在應用過程中需要注意的問題。

條碼技術；檔案管理；實際應用；注意問題

一、條碼技術的起源

條碼技術起源于20世紀中葉，是一種集合光、機、電和計算機為一體的高新技術，是一種將數據進行自動采集并輸入計算機的重要方法和手段。現如今，條碼技術已經實現了30多年的發展，可以說，自從條碼技術出現，在全國范圍內得到了迅猛的發展和廣泛的應用，有效的解決了數據采集中遇到的“瓶頸”問題，實現了信息的快速、準確的獲取與傳輸，這也是信息管理系統實現自動化的基礎，也在很大程度上推動了相關行業的發展和進步，包括商業貿易、物流、電子商務等各個領域，同樣也是建設大市場、搞活大流通，促進社會事業發展和國民經濟發展的重要力量之一，也是行業競爭的重要工具和手段之一。

二、條碼技術的種類

由上述簡單的分析可知，條碼技術起源于上個世紀中葉，現如今已經得到了廣泛的應用和發展，而隨著信息技術的發展和日新月異，條碼也有了新的種類，并一直處于不斷完善和優化升級的趨勢。到目前為止，條碼主要包括一維條碼、二維條碼、三維條碼三個類型。一維條碼就是我們常說的條碼，包括Code39碼（標準39碼）、Code25碼（標準25碼）20多種，是一種集中集編碼、印刷、識別、數據采集和處理于一身的新型技術。而二維條碼也就是我們常說的二維條碼，主要是利用特定的幾何圖案按照一定的規律在平面上分布的黑白圖形。相比一維條碼，其蘊含的內容更為豐富，在商品防偽、廣告推送、商品交易等各個方面都得到了廣泛的應用。而三維條碼主要是在二維條碼的基礎上誕生的一種條碼技術，相比二維條碼，主要增加了色彩灰度和灰度，而這兩個要素的增加在很大程度上提高了條碼的存儲容量，有些三維條碼甚至可以承載下一首MP3或是一段小視頻的內容。相信，隨著條碼技術的不斷發展，其可以承載的內容將更為豐富，容量也會大幅度的增加。

三、條碼技術在檔案管理中的應用

條碼技術在檔案管理中的應用主要體現在以下幾個方面：

第一，條碼技術能夠有效的控制檔案實體的位移。在條碼技術誕生之前，我們對于檔案在借閱過程中發生的位移情況主要是依靠手工登記的方式來實現的，隨著檔案的增加，相關工作人員的工作量和工作難度可想而知。而條碼技術的有效應用，就有效的解決了這一問題，也就是說在每本檔案按卷上都貼上一定的條碼，作為該案卷的檔案號。當檔案離開實體的庫房時，就可以通過條碼查詢檔案所在地，在檔案供給利用者和返還檔案時都可以通過當案卷的條碼來查詢，也就是說可以通過條碼時時的跟蹤檔案的去向，這樣一來，當歸還時，通過查詢也可以方便的將其放回原處。

第二，條碼技術能夠更好的管理檔案用戶。也就是說，將檔案利用者的相關信息記錄到條碼數據中，管理者就能夠很方便的查詢到檔案利用者的信息，這樣一來，就在很大程度上提高了檔案的安全性，防止了不必要危害和風險的發生。

第三，條碼技術有助于檔案著錄信息實現自動錄入。眾所周知，現如今，條碼技術已經擁有了一維碼、二維碼、三維碼三種類型，一維碼能夠記載檔案號等少量的字符信息，二三維碼能夠在記錄一維碼所能夠記錄的信息之外，還能夠記錄檔案著錄及摘要信息等內容，這樣一來，將條碼技術有效的落實其中，就能夠使得檔案在文件歸檔、檔案進館等工作變得更為方便、快捷、科學，并能夠確保案卷在所有數據庫中的記錄實現一致性。

四、條碼技術在檔案管理中應用時需要注意的問題

由上述分析可知，條碼技術在檔案管理中的應用是一項十分專業和復雜的工作，而如何確保其實現價值最大化，就需要我們在實際應用中注意以下幾個基本的問題，具體內容如下所述：

第一，要不斷的提高檔案管理人員的工作熱情和工作積極性。也就是說可以通過不斷的培訓，提高準入門檻，制定相關的制度規范等方法來豐富檔案管理人員的知識儲備量和專業技能，讓相關工作人員能夠順利的應對現代社會給其帶來的各種壓力和挑戰。

第二，要優化自己的硬件設備，在信息技術不斷更新進步的今天，為確保條碼技術能夠有效的應用到檔案管理工作中去，并確保其取得良好的應用效果，推動檔案管理事業的發展，就需要我們能夠隨著時代的發展不但的更新既有的設備和技術，不斷的提高其實用性和適用性。

五、結束語

總的來說，現如今，檔案管理技術在檔案管理中已經得到了廣泛的應用，并實現了新的發展，尤其是在檔案名稱標識、檔案分類等各個方面的價值都越來越突出，加上其容易識別、存儲能力強、制作簡單等優點更是使其更廣泛的融入到了檔案管理中的實際工作中去。相應的，如何合理的應用條碼及時，提高檔案管理的現代化水平也成為了需要我們行業工作人員不斷努力的方向和目標，而隨著信息技術的日新月異，條碼的容量會繼續攀升，其重要性也將日漸突出，而作為行業工作人員我們必須加倍的努力，更細細致的研究和分析，以確保條碼技術實現價值最大戶，幫助檔案管理工作實現新的發展。

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[2]王文武.試論二維條碼技術在檔案管理中的應用[J].黑龍江史志,2014,22：83.

[3]李丹.試論二維條碼技術在檔案管理中的應用[J].赤子（上中旬）,2015,15：221.

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