淺談制造企業發出商品管控中存在的問題及對策

陳云霞

摘 要：在競爭激烈的買方市場中，為了提升競爭力企業應提前儲備庫存，以便在客戶下達貨物配送指令時，可以在最快最短的時間內滿足客戶要求，但此種做法增加了企業的發出商品庫存，提高對企業發出商品管控工作的要求。本文著重分析了制造業企業在發出商品數量核對、ERP操作流程、銷售開票環節中存在的問題，并提出了相應的管理建議。

關鍵詞：制造企業 發出商品 ERP銷售模塊

中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）02（a）-109-02

1 制造企業加強發出商品管控的意義

發出商品是企業為了單獨反映已經發出但尚未確認銷售收入的產品成本，而反映在企業存貨中的科目。從產品發出到確認收入期間，企業需要規范業務操作流程、加強審批管控、制定檢查制度，方能有效規避發出商品庫潛虧，降低發出商品資金占用，提高企業盈利能力。因此企業加強發出商品管控已刻不容緩。

2 制造企業發出商品管控存在的問題

2.1 發出商品數量核對困難

企業與第三方物流公司簽訂運輸協議，由物流公司承接配送業務。只有在企業與物流公司完成實物交接、物流公司再與客戶主機廠完成實物交接后，方能確保發出商品庫準確數量。企業、物流公司、客戶主機廠三方實物交接過程中，易存在如下問題：第一，企業發貨人員清點錯誤，多發或少發、左右混料；第二，物流公司在承運過程中發生毀損、丟失；第三，客戶主機廠生產計劃臨時調整，不能及時清點收貨，更有甚者拒收，再由物流公司運回企業。這些異常原因極易造成企業發出商品庫賬實不符。

2.2 ERP銷售退貨流程操作錯誤

制造企業涉及物料種類多，物料進銷存業務量較大，企業通常都會采用先進的ERP管理系統進行數量管控，但倘若銷售人員對ERP系統銷售退貨操作流程不清晰時，易存在操作錯誤：第一，前期已向客戶開具銷售發票且確認銷售收入的售出產品存在質量問題，需退回企業。銷售人員在辦理銷售退貨后，ERP自動生成存貨增加，主營業務成本減少的會計科目，與此同時銷售人員未同步辦理銷售退貨負數發票沖減銷售收入，從而會造成企業收入與成本記賬不匹配；第二，前期未向客戶開具銷售發票且未確認銷售收入的發出商品存在質量問題，銷售人員針對發出商品辦理銷售退貨后，會錯誤地認為流程就此終止了，未在ERP系統里繼續走完ERP銷售正數發票和ERP銷售負數發票流程，則會造成企業發出商品庫存虛增，賬實不符。若因銷售人員漏做ERP銷售退貨步驟會造成企業發出商品庫潛虧，若被企業經辦人員惡意利用，人為調節利潤，會造成企業資產虛增、收入虛增，后果嚴重。

2.3 銷售開票困難

制造企業發出商品庫存居高不下，銷售開票困難，易存在如下問題：第一，銷售開票物料品種核對困難。如企業發出商品庫與客戶主機廠的物料，雖為同一實物，但名稱不一致，銷售人員在辦理開票時，極難核對。第二，銷售開票物料數量核對困難。如企業與客戶計量單位不一致，企業按整件銷售發運，客戶主機廠是按散件收貨，企業在銷售開票時需要進行數量折算，極易出錯。第三，企業業務類型錯誤，導致無法辦理銷售開票。如企業銷售部門將售后服務領用與銷售發運業務混用，導致發出商品庫中存在長期無法銷售開票的物料、或因發出商品無庫存而無法辦理銷售開票。第四，因質量、設計更改等原因，客戶以此為借口遲遲不與企業談妥銷售開票價格，或拖延企業的開票時間，造成企業無法正常開票。

3 發出商品管控存在問題的原因

制造企業在發出商品管理中存在上述問題，其原因主要有以下幾方面：首先，企業發出商品管理制度不健全。沒有規范的制度指導并約束各部門，銷售人員、駐廠人員、發運人員、倉儲人員相互推諉扯皮，造成發出商品賬實不符。其次，企業ERP業務流程操作手冊不健全。制造企業所涉及的物料種類繁多，日常收發次數頻繁，因此其大多引入ERP管理系統，并將內部控制制度嵌入ERP系統。但如果沒有規范完善的ERP系統操作手冊，各業務人員擅自處理ERP單據，也會造成企業會計數據偏離實際業務。

4 解決途徑及對策

4.1 建立規范的發出商品管理制度

企業需建立完善的發出商品管理制度，著重規范發出商品的確認、發運單據的傳遞與保管，銷售部門應定期與客戶核對發出商品，并及時辦理銷售開票。

（1）產品發運

發運部門應根據銷售部門的發運需求，編制“銷售交貨通知單”，倉儲部門根據發運部門批準后的“銷售交貨通知單”配送物料。“銷售交貨通知單”需一式三聯，第一聯由承運物流公司簽字后由企業倉儲部門留存；第二聯由承運物流公司簽字后攜帶交客戶收貨簽字，承運物流公司再將此聯交發運部門，作為運輸費結賬及客戶收貨憑據；第三聯由承運物流公司交客戶收貨時使用。另外倉儲部門須添置專用包裝工具、計數器等輔助發貨工具，對于不易清點的物料，需使用定量包裝容器；對于易碎易毀損物料，需使用專用的包裝容器，減少貨物多發、短缺、運輸途中毀損等各種風險。

（2）產品運輸

承運物流公司須將產品安全完整的送達客戶，并將客戶簽收的第二聯“發貨清單”帶回給企業，作為客戶已簽收憑據。為了降低運輸途中貨物毀損、丟失等風險，首先要規范運輸渠道，尋找有資質的承運物流公司；其次應對發貨產品購買運輸險。

（3）產品退貨

由于質量、設計更改等原因造成的客戶退貨，銷售人員在接到客戶退貨要求后，應及時通知駐廠人員；由駐廠人員編制“銷售退貨通知單”（一式四聯，即銷售、倉儲、質量、技術）并安排運輸公司運回企業。倉儲人員根據“銷售退貨通知單”接收退貨，質量和技術應對退回產品進行拆箱檢驗并判定責任，同時出具“退貨處置單”。

（4）銷售開票

次月5日前，由銷售部門根據客戶簽收“銷售交貨單”，向客戶提出銷售開票要求，經銷售人員與客戶核對無誤后，由銷售人員辦理銷售開票流程。

（5）持續跟蹤分析

銷售部門為發出商品庫的直接責任部門，需按月對長期未辦理銷售開票、或金額較大的物料進行持續跟蹤分析。由于客戶遲遲未確認銷售合同價格、或遲遲未確認開票需求等非正常原因，銷售部門需出具發出商品分析報告，并向企業財務部門報備。

（6）定期與客戶清查盤點

制造企業的物料種類多、品名規格各異，發貨退貨次數頻繁。更會因為與客戶收貨名稱不一致或與客戶計量單位不一致及企業內部業務類型做錯、運輸途中毀損丟失等各種異常原因，造成企業發出商品數量與客戶未開票記錄不一致。因此銷售部門需定期與客戶核對發出商品明細，至少每年兩次，查明發出商品賬實不符的具體原因，并按企業規定流程履行報批手續，以確保企業發出商品庫存賬實相符。

4.2 建立完善的ERP業務模塊操作手冊

ERP管理系統可將企業日常的采購、生產、銷售所有業務數據自動集成并生成會計憑證，備受各現代企業青睞。為確保企業發出的商品賬實相符，會計記錄真實準確，需要建立完善全面的ERP銷售模塊操作流程。

（1）針對銷售發運進行規范。第一，企業應在ERP系統中對發出商品科目下設客戶核算單位；第二，銷售人員根據與客戶簽定的銷售合同在ERP中創建銷售訂單；第三，發運部門根據銷售訂單的交付計劃在ERP中創建銷售交貨通知單；第四，倉儲部門根據銷售交貨通知單安排產品發運，并在ERP中將銷售交貨通知單確認出庫，倉庫庫存轉至客戶發出商品庫。

（2）針對銷售退貨進行管理。第一，銷售人員接收到客戶的退換貨的要求，在ERP系統中創建銷售退貨訂單；第二，駐廠人員根據銷售退貨訂單創建銷售退貨通知單，并安排產品退運；第三，倉儲人員收到退運產品清點收貨，并在ERP系統中將銷售退貨通知單確認入庫，不沖減發出商品庫數量，直接入到倉儲庫存。

（3）針對銷售開票進行整合。第一，銷售人員根據確認出庫的銷售交貨單，在ERP系統中創建正數銷售發票，經審核無誤后，傳輸至金稅開票系統開具藍字紙質增值稅發票；第二，銷售人員根據確認入庫的銷售退貨單，在ERP系統中創建負數銷售發票。在辦理銷售退貨業務時，銷售人員需要核實此批退運產品有無辦理銷售開票。若將已辦理銷售開票的產品退回企業，需要將ERP系統中負數銷售發票傳輸至金稅系統開具紅字增值稅發票。若將尚未辦理銷售開票的產品（即發出商品）退回企業，銷售人員需要再在ERP系統中將原發出商品創建正數銷售發票。

參考文獻

[1] 陳慧珍.淺談企業內控之發出商品管理[J].中國外資，2010（11）.

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