基層科研檔案管理的思考與建議

肖明珠

摘要：本文探討和分析高校科研檔案的特點及管理現狀，分析目前高校科研管理存在的問題，并以廣東藥科大學及廣州大學城檔案管理為例，收集相關數據進行分析，以此為基礎提出完善科研檔案管理的建議，以供其他學校參考。

Abstract： This paper explores and analyzes the characteristics and management status of scientific research archives in colleges and universities， analyzes the existing problems of scientific research management in colleges and universities， and analyzes the relevant data by taking the archive management of Guangdong Pharmaceutical University and Guangzhou University City as an example. On this basis， this paper makes proposals for improving the management of scientific research archive management to provide reference for other schools.

關鍵詞：高校；科研檔案；科學研究；管理；建議

Key words： colleges and universities；scientific research archives；scientific research；management；proposals

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）20-0008-02

0 引言

在科研活動中形成的科研檔案是經科學整理的具備保存價值的各種形式的記錄。科研檔案記錄了科研活動全部過程與成果，為科學研究和科技服務提供憑證，具有重要的參考作用[1]。科研檔案較文書檔案更具現實性、成套性、專業性。深化對科研檔案的了解，能夠指導高校科研檔案的科學管理。

1 醫藥科研檔案管理的重要性

1.1 醫藥學科研檔案是醫藥學研究的基礎與條件

繼承前人科研成果，汲取前人科研經驗，并基于目前基礎完成創新與發展，繼承發揚前人科研碩果需要充分利用檔案資料的信息資源。

1.2 醫藥學科研檔案是維持醫藥學研究延續性的有力工具

以前期工作為基礎，吸取并借鑒前人工作成果，填補前人科研設計漏洞，以前人遺留的關鍵問題為科研對象，進行更深層次的科研工作即為醫藥學科學研究。

1.3 醫藥學高校科研檔案有利于推動社會發展

高校醫藥學科研檔案能夠完整、真實、準確地記錄相關項目的研究過程，還利于轉化和推廣社會醫藥學科技的發展。故醫藥學高校科研檔案管理的加強不僅利于轉化醫藥學科研成果，更有益于積累和利用社會資源。

2 高校科研檔案管理的現狀

2.1 忽視高校科研檔案的作用

科研檔案具有推動高校自身發展的作用，然而，許多高校科研工作者及相關部門并沒有認識到這一點，導致其歸檔意識不強，體現在：重視科研工作的具體操作、論文發表、成果推廣與獎項申報，忽視資料歸檔的完整性、連續性；不愿將科研工作所得的文字、聲像、圖表等各種資科交予檔案室（館）歸檔，認為科研成果屬于個人所有，戒心過重，致使資料難以收集。

2.2 科研檔案制度不健全

目前許多高校存在科研檔案制度不健全的現象，主要體現在：科研檔案管理制度不具體，科研檔案的歸檔范圍與保管期限規定不明確，沒有針對科研檔案收集、整理、鑒定過程制定具體的制度，影響科研檔案歸檔工作的完整性。部分高校有相關制度，但仍不能起有效的制約作用，例如沒有詳細規定課題負責人的權利和義務，導致管理制度不能被充分執行與落實。

2.3 科研檔案管理人員專業性低、工作繁重

科研檔案管理工作常由兼職檔案管理人員擔任。許多兼職檔案管理人員沒經過檔案工作相關培訓，檔案管理不規范；科研檔案管理人員兼任其他工作，對檔案管理沒能投入足夠的時間與精力[3]。

近幾年，由于申報、獲準、驗收的科研項目逐年增多，使歸檔工作日益繁重。通過分析廣東藥科大學近3年項目情況，發現廣藥每年平均申請、獲準、驗收、鑒定、獲獎等項目數量呈現加倍上升的趨勢（見表1），造成科研資料歸檔工作量大大增加，且由于專職科研檔案管理人員的缺失，造成檔案工作質量低下。

2.4 科研材料集中統一管理難度大，歸檔質量仍需提高

隨著我國社會經濟快速發展，科教事業登上新的臺階，政府部門越發重視高校的整合、拆分。例如隨著廣州大學城校區的投入使用（有些學校是主體遷入），辦學條件水平的快速提高，現實存在的問題也逐漸顯現，大學城的建設規劃導致高校與其附屬院校或機構（醫藥院校的附屬醫院）相隔過遠，給建檔歸檔增加了難度，科研人員常保留重要的關鍵性技術材料以便研究利用，導致材料收集不夠完整，集中統一管理難以實現。

3 對高校科研檔案管理的一些建議

3.1 建立健全的科研檔案管理制度

為實現科研檔案管理工作的規范化，高校科研管理部門和檔案管理部門需根據本單位特點，密切配合，共同建立更加健全的科研檔案管理制度，制定科研檔案的移交、接收、管理、利用等相關的制度，保證高校科研檔案管理的有效性。

3.2 強化高校科研工作者的檔案意識

應加強對科研人員的宣傳教育工作，幫助科研人員認識自己擔負著配合檔案工作者完成科研相關文件材料的形成、積累、立卷、歸檔的職責。強化高校科研人員的檔案意識，提高歸檔完整度。

3.3 加強科研文件檔案管理的信息化建設和全過程管理

重視電子科研文件管理的規范化和檔案化，將階段性孤島系統管理變為連貫性集成化管理與網絡化服務；建立由科研項目活動與其管理工作流程集成的全項目期和全文件生命期的動態管理機制，保障科研活動數字信息的真實性、可靠性、完整性和長久可用性。

3.4 明確科研檔案歸檔范圍，制定科研檔案歸檔制度

科研檔案包含各類課題的立項申請書、合同書、開題報告、實驗設計、實驗記錄、課題進展報告、課題結題報告、與課題有關的會議紀要以及科研經費使用情況記錄等[4]。

在科研檔案管理過程中，對科技處、課題組、學院檔案員、科研秘書等與科研檔案工作相關的部門及人員應明確其相應的科研檔案歸檔范圍。可通過在校園網上公布歸檔要求，幫助相關人員及時了解最新動態，以便做好科研檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，促進科研檔案歸檔制度的落實。

4 結束語

規范化、信息化、現代化的科研檔案管理是高校科研工作的基石，能夠促進高校教育與科研工作的可持續發展。利用科研檔案的價值，提高自身的競爭力和綜合實力，實現高校綜合水平的整體突破。高校需要出臺更為完善的管理制度和激勵機制，保證科研工作的正常進行并確保相關資料能夠完整、系統地歸檔，促進科研工作與檔案管理工作進入新臺階。

參考文獻：

[1]汪潔.高校科研檔案管理存在問題及對策研究[J].浙江海洋學院學報（人文科學版），2011，28（01）：94-96.

[2]徐志紅.關于加強高校醫學科研檔案管理的思考與建議[J].教育教學論壇，2013（15）：10-12.

[3]李海燕，吳志華，王可煒.充分發揮科技檔案在科研管理中的作用[J].中華醫院管理雜志，1999（02）：6-8.

[4]高園.高職院校科研檔案管理的現狀及對策[J].南陽師范學院學報，2010，9（4）：123-124.