探究計算機技術在辦公自動化中的應用

張雷+張正斌

摘 要： 在信息化不斷發展的大環境下，計算機技術已經成為了生產生活中不可或缺的重要組成部分。在社會工作之中，人們對于計算機技術的依賴性也在日益增加，將計算機技術應用于辦公自動化中不僅是時代發展需求，同時也是企業發展，企業工作人員實現自我價值的重要條件。以下，本文就對計算機技術在現代辦公自動化中應用的意義進行了分析，同時對幾點計算機技術在辦公自動化中的具體應用進行了粗略探討。

關鍵詞： 計算機技術；應用；辦公自動化

近年來，在社會生產過程中，計算機技術幾乎在各行各業之中得到了全面應用，并對人們的生活方式與工作方式帶來了翻天覆地的變化。在日常辦公過程中，人們借助計算機技術進行信息處理，溝通交流，日常工作開展。通過計算機技術應用，加快了信息的溝通，為辦公、決策提供更快速準確的依據。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

一、計算機技術在辦公自動化中應用的意義

1.1 極大的提升了辦公效率

對于企業員工來說，計算機技術在辦公過程中的應用，極大的提升了辦公效率。辦公室工作中，有許多繁瑣的文字材料與數據需要進行編寫、匯總等，如果僅靠人工進行編寫與統計，需要耗費大量的時間與精力。而計算機辦公軟件的應用，如WORD、EXCEL等，則快速、準確的實現了工作開展，無論是以書面形式還是電子文檔形式，都極大的降低了工作時間，提高了工作的準確性，也更方便修改與傳遞。從另一個角度分析，計算機技術在辦公中的應用，增加了企業員工之間的合作與交流，各部門、各位員工之間可以借助計算機技術更加快速、準確的進行信息溝通以及資源共享，如使用QQ、MSN等通訊工具，實現了協同工作，極大的提升了辦公效率。

1.2 有效節約企業成本

將計算機技術合理應用于辦公自動化中，對于企業來說，可以極大的節約辦公成本，同時也為社會節約了資源。傳統的辦公室工作中，對工作人員的工作能力與工作量都有較大要求，而借助計算機設備資源共享與維護，實現辦公無紙化，運用計算機技術提升工作效率，有效的節省了人力資源成本。在現代辦公信息不斷增加的競爭環境之下，采用計算機技術既有效的節約了企業成本，節約人力資源，同時有效提升了工作質量，也能更好的規避因人為失誤造成的不必要損失。

1.3 創造更有條理的辦公環境

傳統辦公環境下，企業員工受到了環境以及空間限制，工作負擔重，心理壓力較大，而計算機技術在辦公系統中的應用，則可以有效的改善辦公環境。辦公人員借助計算機與互聯網進行工作分配，對工作情況，工作結果進行有效溝通，借助計算機技術進行數據分析，報表整理，員工之間的的信息交流更便捷，交流更順暢，從而有效的緩解了緊張的辦公氛圍，提升工作效率。

二、計算機技術在辦公自動化中的應用

2.1 應用網絡通信技術

計算機網絡通信技術根據服務對象的不同可以分為：（1）局域網（LAN）；（2）城域網（MAN）；（3）廣域網（WAN）。在辦公自動化中，局域網（LAN）應用，將一個部門或一組群體組建成為一個系統網絡，通過多種通信網絡子系統和相應通訊技術，對話言、數據、圖像等信息進行接收、存儲、交換等功能。借助網絡通信技術在辦公自動化中的應用，能提高相互交流的效率，提高信息共享、人員交流的有效性。與此同時，網絡通信技術這種共享與交流的作用，可以有效的避免因企業工作人員之間信息傳輸錯誤而造成的損失，達到節約信息傳輸成本，提高信息準確度的作用。除此之外，網絡通信功能通過強大的交流、收集、共享等特點，為企業所構建的信息平臺，可以簡化辦公自動化工作流程，對各項信息數據做到合理準確的利用，從而為企業發展決策提供依據，促進現代化企業的持續發展。

2.2 應用計算機遠程信息傳輸技術

一臺計算機、一個內置或外置、一條電話線、如需要傳真還需要一條傳真機，這些硬件可以實現計算機遠距離信息傳統技術。在辦公自動化中，對遠距離信息的傳輸可以借助計算機技術的遠程信息傳輸技術。辦公自動系統中安裝BWV軟件，結合具體工作，對傳真機進行有效利用，從而對遠程信息進行快速傳輸，達到文字與表格的快速轉換以及傳真的有效收發。具體來說，計算機的遠距離傳輸技術可以通過對傳真收發命令的執行，使文件存儲為傳真形式，處于接收狀態，從而實現對文件的自動接收。除此之外，在電話線被拔出，網絡不暢通情況下，BWV軟件仍然可以支持計算機之間的信息傳輸，通過簡單的操作步驟，實現較快的傳輸速度，實現計算機技術在辦公自動化中的高效應用。

2.3 應用計算機數據備份、恢復技術

在日常辦公過程中，經常會有工作人員出現誤刪數據、操作失誤等問題。而計算機技術的數據備份技術則可以對這些常見的失誤問題進行數據備份與恢復，從而有效的減少因失誤問題造成的損失。通過運用計算機數據備份、恢復技術，自動掃描電腦中的個人數據如doc、txt、pdf等后綴文件的文件平，甚至包括QQ等存檔文件，可以備份文件并自動上傳到網絡硬盤，通過設置備份頻率，采用增量備份，在發生意外情況下，就可以查看歷史備份記錄。當存儲設備出現故障，無法存諸情況下，可以利用計算機技術的數據恢復功能，對當天丟失的數據日志備份進行恢復。通過有針對性的恢復操作，使辦公自動化中的存諸數據更安全。

三、結語

綜上所述，在辦公自動化中計算機技術的應用，對于提高辦公人員工作效率，簡化工作流程，提高企業經濟效益等都有著非常積極的作用。因此，在實際應用中，應在辦公自動化各個環節之中，合理應用不同的計算機技術，將軟件硬件有效結合，針對計算機技術的數據備份功能、遠程傳輸、共享等技術，推進辦公自動化快速發展，進一步推進企業的市場競爭能力。■