關于事業單位財務檔案管理存在的弊端分析及優化方案探討

何劍輝

摘要：對于事業單位來說，對新形勢下的財務檔案管理要求不斷提高。在不斷改進檔案管理工作過程中，勢必會顯現諸多弊端。為了不斷優化事業單位的財務檔案管理工作，改善工作實效，本文針對事業單位優化財務檔案管理方案及建議，以期對事業單位在家今后的檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：事業單位；財務檔案管理；弊端；優化方案

在當今形勢下，我國的事業單位得到快速發展，財務檔案管理工作也逐漸暴露出不少問題，落后的管理模式、綜合能力較低的檔案管理人員、有待進一步完善的管理制度等都是普遍存在的問題。要想改變事業單位財務檔案管理的工作現狀，應當結合這些問題尋找成因，并提出有效對策和改進方案。

一、事業單位改進財務檔案管理工作的現實意義

新形勢下，對于事業單位來說，財務檔案管理工作是一項重要的工作之一。由于檔案保管年限較長，落后的管理方式等勢必會約束事業單位的財務檔案管理工作進展。為了使財務檔案管理工作能夠滿足事業單位發展現狀，一定要不斷改進落后的財務檔案管理工作，這對事業單位的正常運轉具有十分重要的現實意義，具體表現如下：

首先，有助于貫徹落實相關財務法規。面對各種突發狀況，如果沒有到位和規范的事業單位財務檔案管理，勢必會使單位相關工作陷入僵局。只有不斷增強事業單位財務檔案管理的規范性，優化相關管理模式，才能使事業單位在財務檔案管理工作能夠依法治理。

其次，便于審計部門開展審計工作。對于事業單位來說，財務審計可以預防犯罪、為取證提供重要依據，因此審計是一項重要的工作。但是，要想高效開展審計工作，離不開規范的財務檔案管理。事業單位應當重視檔案管理工作的重要性，主動加強管理方式，為審計部門提供工作便利，協助完成單位的審計工作。

最后，有助于充分發揮事業單位的相關職能。事業單位在履行相關職能時，一項重要的參考依據便是財務檔案內容。為保證相關職能發揮地更加高效，一定要確保單位的財務檔案內容的真實性，為今后事業單位在決策和制定計劃方面提供有力依據。因此，將事業單位的財務檔案管理工作開展地更加規范化，可以提升財務檔案信息的真實性，保證事業單位在履行職責時，可以有據可依。

二、事業單位財務檔案管理存在的弊端

1.對財務檔案管理工作不夠重視

部分事業單位，對財務檔案管理工作認識不足，財務檔案管理的從業人員責任心欠缺，不少管理人員甚至報有無所謂的態度。這直接導致很多財務檔案管理工作表面化，在真正收集財務檔案資料時不夠重視，部分重要的財務檔案資料甚至出現失真的情況。此外，事業單位不重視財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的配備沒有給予充分的支持，很多從業人員甚至是兼職從事財務檔案管理工作，工作效率底下等情況時有發生。

2.財務檔案管理工作信息化水平不足

很多事業單位中，財務檔案管理工作仍然停留在紙質財務檔案管理階段，對裝訂和整理財務檔案缺乏有效分類。信息化應用于財務檔案管理工作后，很多繁瑣而復雜的紙質檔案歸檔工作遲遲未能落實到位。加之財務檔案管理信息化實施后，并未充分發揮出信息化管理的優勢，財務檔案管理工作仍然處于落后繁瑣的工作環境中。

3.財務檔案管理人員素質參差不齊

要想做好財務檔案管理工作，需要依靠相關法律法規的規范下，全面開展歸檔工作，這樣才能夠保證事業單位的財務信息得到全面、具體的管理。但是，從現階段來看，由于很多事業單位對財務檔案管理工作重視程度不足，配備的從業人員整體素質不高，很多缺乏專業知識或安排兼職人員擔任財務檔案管理工作。單薄的法律意識，薄弱的信息技術以及沒有專業的檔案管理知識，這些都成為當前檔案管理人員素質底下的主要原因。他們無法滿足新形勢下，事業單位財務檔案管理工作的基本需求，在日常工作中極易發生錯誤導致財務管理工作無法順利開展，甚至給事業單位帶來不可磨滅的經濟損失。

三、優化方案及相關建議

1.提高對財務檔案管理工作的重視程度

要想做好事業單位的財務檔案管理工作，首先應當從意識上給予足夠的重視。事業單位的相關領導應當首先認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，加強內部關于做好財務檔案管理工作的意識，提高財務檔案管理工作的監督機制，完善管理過程中的相關制度。不斷增強人員的主人翁意識，讓他們能夠細致、嚴格地完成財務檔案工作的鑒定和審核，充分發揮財務檔案管理機構的協調能力。與此同時，事業單位的領導層應當對事業單位進行科學決策，以身作則，提高事業單位的財務檔案管理意識，為單位構建一個良好的工作氛圍和內部環境，以此來保障整個財務檔案管理工作能夠有序開展。

2.加大財務檔案管理信息化發展力度

從基礎設施方面來看，事業單位的財務檔案管理應當加大構建力度。事業單位可以組織相關人員提出設計方案，分別結合檔案管理和財務管理兩個層面考慮，制定出符合本單位實際的方案，綜合多重需求，充分發揮信息化的優勢，同時避免部分財務信息出現重疊，提高工作效率，提高事業單位在管理財務檔案過程中所需的硬件設備。此外，還應當提升實踐能力，確保財務檔案在管理過程中的信息化程度，高標準、嚴要求，將事業單位的工作開展與財務檔案管理工作有機結合，保證各項經濟活動有條不紊地開展，提高事業單位財政資金的利用率，為事業單位爭取最大的發展優勢。

3.提升檔案管理人員綜合素質

科技不斷進步，信息化程度不斷提升，電算化時代的到來也使事業單位的財務檔案管理工作逐漸向電子化形式發展。事業單位應當結合自身發展需求，按照財務檔案管理的實際情況，不斷優化財務檔案管理隊伍。可以組織從業人員定期開展專業教育培訓，提高人員整體素質，從檔案管理及信息技術等多個角度開展培訓，使教育培訓開展形式多元化，渠道豐富化，完善財務檔案管理人員的知識體系。還可以在單位內部開展業務比賽，鼓勵檔案管理人員積極參與其中，評選出比賽成績優異的檔案管理人員給予表彰，樹立單位內部的模范典型。還可以組織業務交流、專題學術研究及網絡業務學習活動，邀請行業內的專家及管理人員精英進行講座，給事業單位帶來更多先進的工作方法及發展趨勢，為事業單位的財務檔案管理工作提供有利的環境，充分提升財務檔案管理人員的工作能力及業務水平。

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