人事檔案管理改革思考

關(guān)英慧

摘要：隨著社會(huì)及檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，人事檔案對(duì)人事資源的開發(fā)和利用所起到的作用越來越大，但目前我國(guó)人事檔案管理工作還存在很多問題。文章針對(duì)人事檔案管理中存在的問題提出了相應(yīng)的解決方案，以加強(qiáng)人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：人事管理；檔案管理；人事檔案；信息化建設(shè)；人力資源 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：G275 文章編號(hào)：1009-2374（2017）11-0318-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.11.161

1 概述

人事檔案在企事業(yè)單位人事管理中的作用非常重要，所有員工人事檔案包括單位人員信息，只有完成人事檔案信息的管理，人力資源管理才能打下基礎(chǔ)。人事檔案管理的核心是確保人事檔案信息的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。人事檔案管理改革必須有明確的目標(biāo)，有計(jì)劃地制定科學(xué)合理的改革方案，從而達(dá)到提高管理工作質(zhì)量和效率的目的。

2 人事檔案管理的作用

2.1 提高人力資源的結(jié)構(gòu)配置

企業(yè)人力資源管理部門可以借助相關(guān)的員工人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)高效的人員管理，所以企業(yè)人力資源規(guī)劃、人事檔案可以根據(jù)員工的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)性能和專業(yè)品質(zhì)，將最合適的人員放在最合適的崗位，執(zhí)行工作任務(wù)。此時(shí)人事檔案可以促進(jìn)員工潛力的激發(fā)，幫助他們實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 有助于人力資源需求的合理性和科學(xué)性

對(duì)人力資源的需求產(chǎn)生干擾的因素往往來自企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，輔助人事檔案管理可以幫助企業(yè)人力資源管理部門有一個(gè)一生都獻(xiàn)給了對(duì)人力資源的理解，并且可以參考企業(yè)長(zhǎng)、短期發(fā)展目標(biāo)，合理地估計(jì)和預(yù)測(cè)的需求，從而確保企業(yè)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，在規(guī)劃的過程中，人力資源管理人事檔案材料可以使企業(yè)高層管理者和決策者對(duì)人力資源有一個(gè)清晰的理解，是奠定一個(gè)好的基礎(chǔ)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，建立一個(gè)科學(xué)的人才體系，大大降低了好員工“跳槽”的現(xiàn)象。也就是說，人事檔案可以促進(jìn)人力資源管理科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展，這是一個(gè)重要的形式。

3 人事檔案管理改革中存在的問題

人事檔案管理改革的過程中，經(jīng)常會(huì)有一些難以解決的問題，一方面，相關(guān)管理人員的人事檔案管理缺乏全面的認(rèn)知；另一方面，人事檔案管理人員不具備完善的管理體系，需要提高人事檔案管理的質(zhì)量。具體問題表現(xiàn)為以下三點(diǎn)：

3.1 人事檔案管理改革人員缺乏正確的認(rèn)知

改革人事檔案管理和業(yè)務(wù)管理人員對(duì)于人事檔案管理、業(yè)務(wù)單元缺乏正確認(rèn)知，領(lǐng)導(dǎo)還沒有樹立正確的思想，在一定程度上不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不能提高人事檔案管理的關(guān)注。與此同時(shí)，業(yè)務(wù)單位人事檔案管理的工作人員對(duì)人才檔案管理存在錯(cuò)位的認(rèn)知，忽視其重要性，很難真正實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量低下。人事檔案管理改革存在問題，如人才稀缺，有關(guān)部門沒有建設(shè)高質(zhì)量的人才團(tuán)隊(duì)，沒有錢，在提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量上很難發(fā)揮出重要作用。

3.2 缺乏完善的人事檔案管理系統(tǒng)

目前，人事檔案管理工作沒有建立完善的管理制度，人事檔案成員的行為管理系統(tǒng)無法使用，導(dǎo)致人才流失加劇問題，很難提高業(yè)務(wù)單位人事檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)，人事檔案管理人員檔案工作領(lǐng)域改革得較晚，沒有建設(shè)完善的改革機(jī)制，可能存在文件丟失的問題，很難加強(qiáng)人事檔案的管理。

3.3 缺乏更高層次的信息化

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，引入相關(guān)的法律、法規(guī)和政府有關(guān)部門管理機(jī)制，可以努力提升信息技術(shù)水平，使人事檔案管理的效率得到提高，但結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)人事檔案管理，許多企業(yè)的人事檔案管理信息不完善，水平相對(duì)較低，電腦只是一個(gè)簡(jiǎn)單的打印作業(yè)配置，沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息電子化，也沒有互聯(lián)網(wǎng)接入功能，它會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)，人事檔案管理錯(cuò)誤率會(huì)直接影響人事檔案管理的效率。

4 改革問題的解決措施

隨著我國(guó)人事檔案管理的改革，相關(guān)的管理人員和技術(shù)人員必須完全解決各種問題，提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量，提高人事檔案發(fā)展的影響力。具體措施包括以下：

4.1 樹立正確的認(rèn)知

在我國(guó)人事檔案管理的改革過程中，必須重視對(duì)意識(shí)的想法，主要是因?yàn)橐庾R(shí)的正確概念有利于改變?nèi)藗兊乃枷牒托袆?dòng)，提高管理的效率，第一，管理者必須重視員工的概念轉(zhuǎn)換，使其可以面對(duì)他們的工作，與此同時(shí)，人事檔案管理部門需要增加營(yíng)業(yè)額，提高人事檔案管理的質(zhì)量，營(yíng)造良好的工作環(huán)境；第二，我們國(guó)家相關(guān)的管理部門必須嚴(yán)格分析人事檔案管理要求，形成系統(tǒng)的人事檔案管理平臺(tái)；第三，相關(guān)管理部門也應(yīng)高度重視人才工作，提高員工的專業(yè)素質(zhì)，使其能更好地參與管理，保證人事檔案管理專業(yè)和系統(tǒng)的管理能力，使員工更熟練地掌握辦公軟件，通過這種方式提高人事檔案管理改革的工作效率。

4.2 建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

人事檔案管理必須具備高質(zhì)量的人才隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。第一，我國(guó)人事檔案管理部門需要嚴(yán)格的招聘體系，招聘人員專業(yè)素質(zhì)高，要求按照規(guī)定和思想道德水平，提高人事檔案管理在我國(guó)的保護(hù)水平；第二，我國(guó)人事檔案管理部門在招聘員工時(shí)，應(yīng)定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，使其能掌握專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)和技能，并提高他們的工作質(zhì)量；第三，我國(guó)人事檔案管理需要做好思想政治工作，提高效率和質(zhì)量的思想政治工作，加強(qiáng)思想政治建設(shè)系統(tǒng)。

4.3 建立“統(tǒng)一”、“分離”查詢和方便的管理系統(tǒng)

所謂的“統(tǒng)一”是人事部門的要求，檔案管理機(jī)構(gòu)必須相互配合，緊密聯(lián)系在一起，在很大程度上要避免人員的轉(zhuǎn)移和流動(dòng)。所謂的“分離”是在職人員檔案管理和退休人員管理要分開，在職人員檔案保管在單位和部門，退休人員文件由另一個(gè)部門統(tǒng)一管理。一方面，它在很大程度上減輕了檔案管理工作的壓力；另一方面，檔案管理工作可以更清晰，更加方便管理。這個(gè)退休人員專業(yè)管理的方法，可以防止由于不注意導(dǎo)致的退休文件損壞或丟失，因此失去了重要的有價(jià)值的文檔。

4.4 建立社會(huì)公共權(quán)威檔案管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)

人事檔案管理可以建立一個(gè)社會(huì)公共性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)威，而我國(guó)現(xiàn)有的人力資源機(jī)構(gòu)和人力資源市場(chǎng)中心一段時(shí)間內(nèi)難以解決這個(gè)問題，一些人的檔案在歸檔后，他們將不會(huì)再接受這些檔案，這意味著一些人事檔案仍不能得到有效的保護(hù)，許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)都保持自己的單位人事檔案，這造成其他人和退休人員文件沒有托管，因此建立一個(gè)社會(huì)公共性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)威是必要的，它不僅有記錄的作用，還很大程度地方便了個(gè)人，如人的保險(xiǎn)信息是否有違法、違規(guī)的情況。

4.5 建立完善的創(chuàng)新體系

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)人事檔案管理應(yīng)該從單向到社會(huì)管理轉(zhuǎn)變，相關(guān)管理部門也需要改變管理方式，減少管理存在的問題，同時(shí)企業(yè)還應(yīng)重視人事檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)資源共享，通過人事檔案的流動(dòng)，加強(qiáng)人才選擇的科學(xué)性和合理性，并達(dá)到預(yù)期的目的。與此同時(shí)，我國(guó)人事檔案管理部門需要滿足社會(huì)的需要，減少人事檔案管理存在的問題，加強(qiáng)人事檔案的管理。

4.6 開發(fā)信息管理解決方案

我國(guó)人事檔案管理必須注意應(yīng)用信息技術(shù)，以確保合理利用人事檔案電子檔案的管理，減少人事檔案管理存在的問題。第一，人事檔案管理人員應(yīng)使用電子文件，而不是采用紙質(zhì)記錄管理模式，減少問題的產(chǎn)生，避免文件損壞和遺失等現(xiàn)象；第二，人事檔案管理需要備份，避免人員文件丟失等問題；第三，要在人事檔案管理時(shí)在計(jì)算機(jī)上秘密安裝防火墻軟件等，以避免黑客的攻擊，并確保能促進(jìn)改革人事檔案管理質(zhì)量和效率，加強(qiáng)人事檔案管理的改革。

5 結(jié)語

綜上所述，人事檔案的管理可以促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才和市場(chǎng)的重要環(huán)節(jié)是人事檔案，人事檔案管理不能一成不變，不能保守，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，打破傳統(tǒng)管理模式，通過改革和創(chuàng)新以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)和社會(huì)的不斷發(fā)展，從而達(dá)到真正地服務(wù)于人員檔案管理和人事管理。只有通過這種方式，才可以使人事檔案更好地服務(wù)社會(huì)，更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要。

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（責(zé)任編輯：周 瓊）