基于電算化環境下高等學校內部控制問題探析

郭小鈺

[摘 要] 隨著電子信息技術的快速發展，會計電算化得到了普及。由于會計環境的變化，高等學校的內部控制也出現了較大的變化。以強化內部控制作為先決條件，深入分析高等學校會計電算化下內部控制存在的問題。為了完善電算化環境下的內部控制，高等學校應該責任權限明確化、完善內部控制制度、加強會計電算化相關的檔案管理建設以及提高會計人員自身和高校的網絡防毒意識，從而使高等學校獲得更好的發展。

[關鍵詞] 電算化環境；高等學校；內部控制

[中圖分類號] F230 [文獻標識碼] A

在當前背景下，內部控制的特殊形式之一是會計電算化系統下的內部控制。與傳統的手工工作相比，在會計電算化環境下的財務工作，無論在會計處理的方式上，還是在決策的流程方面等都發生了很大的變化，以至于會計工作機制也發生了變革。會計電算化內部控制制度隨之發生了一系列的變化。對于高等學校而言，內部控制是其管理體制中重要的組成部分，探討電算化環境下高等學校內部控制問題，對推動高等學校健康發展有重要意義。

一、會計電算化對高等學校內部控制的影響

（一）控制形式發生變化：由事中控制轉化為事前控制為主

隨著會計電算化的發展，會計信息的處理發生了變化。原來傳統的手工記賬系統下的一些信息傳遞程序，會讓會計信息的真實性、準確性等得不到相應的保障[4]。在日常高校內部控制的業務下，只能通過會計人員等相關人員的相互核對、相互校驗來保證內部控制的有效進行，也就是所謂的事中控制。實現會計電算化控制之后，學校內部控制的控制形式也發生了巨大的變革。在信息管理系統使用之前，會對每個相關管理部門和會計人員等進行一定的權限分配，規定了他們各自的職責與權力，讓內部控制有效的進行。在這一點上內部控制的重點是為了進行控制的轉換，減少直接接觸會計監督的交易活動，此時由事中控制轉化為了事前控制。

（二）控制重點發生轉移：對人、機、軟件為主

傳統的手工會計工作中，學校內部控制的重點是以對人的管理控制為主。企業運用會計電算化之后，內部控制的控制對象由對人控制為主轉移到了以人、機、軟件為主。一筆交易發生時，原始憑證會通過相關會計人員進行錄入，把原來的紙質信息轉化為電子信息便于使用。有的院系人員負責信息的錄入，有的人員負責信息的審核和分析，而財會人員負責對其信息進行監督檢查。但是，財務軟件也有許多漏洞和錯誤，需要相關人員進行定時維護，減少企業損失。電算化的運用與傳統的手工相比，不管是效率還是數據處理的準確性，都得到了大大的提高，高校的有序發展速度也得到了大幅度的提高。因此，高校內部控制的改善重點必須轉移為以對人、機、軟件的控制為主。

（三）內部控制范圍擴大

由于會計電算化信息系統的數據共享能力所帶來的風險很大，所以相對傳統的手工工作來說，會計電算化的內部控制范圍更廣，要求更為嚴格。數據信息的錄入、讀取、修改、刪除、移動等方式都會對數據的安全產生威脅。計算機維護人員和軟件維護人員的疏忽、通過權限進行信息修改、舞弊等等；再加上網絡犯罪的隱蔽性和高超性，不留痕跡，不容易被人發現，對高校內部控制造成了很大的危害。

（四）內部控制安全性提高

由于傳統手工會計工作大都是通過手寫記錄在紙質之上，會計信息的丟失、破損以及人員舞弊的現象等嚴重影響到了會計信息的完整性，對以后的工作開展有一定的影響，內部控制的安全性也受到了威脅。隨著電子信息技術的發展，會計電算化技術得到了普及，內部控制安全得到了很大的改進和提高。在會計電算化環境下，通過對權限的設置、人員技術培訓等方法對其會計信息安全的提高也有很大的幫助。

二、基于電算化環境下高等學校內部控制存在的問題

（一）操作權限交叉，使內部控制產生失控隱患

分配操作的權利，是會計電算化環境下高校的內部控制中最為重要的一種控制方法。在會計電算化實際運用的過程中，很容易出現崗位之間的權限交叉設置。此外，系統管理人員由于工作的原因往往也會與網絡管理人員、數據管理人員等權限交叉太多，權限界限不清楚。有時會計電算化系統管理人員的權限會超過會計主管的權限，這使學校運用操作權限對學校內部進行控制產生了阻礙，甚至失控。操作權限使高等學校內部控制產生失控隱患可以追究于以下三個主要原因：一是操作人員的職業操守；二是會計電算化軟件的管理人員擁有超級權限；三是權限分配界限不清。

（二）審計對會計電算化的監督力度較弱

目前，我國大多數企業對會計電算化操作系統缺乏有效的內部審計監督體系，加上高等學校的會計電算化起步較晚，同時缺少綜合素養高的內部審計專業人員，對電算化的風險特性不熟悉，不了解對會計電算化如何實行內部審計。客觀地說，由于會計電算化系統隱藏的工作特性數據，使監督不能得到充分的體現，同時內部審計人員的職業操守也是有限的，所以高校的會計電算化系統無法得到有效的內部審計監督。

（三）軟件系統權限，使內部控制體系受到沖擊

目前，大多會計電算化系統都會提供已記賬的憑證返回未記賬狀態的“反記賬”、把賬恢復到結賬前狀態的“反結賬”及對已審核憑證進行取消審核的“取消審核”等霸道權限。在傳統的手工會計中不可能有人贊同“反記賬”這種做法的，原因有二：一是工作量太大；二是為了保證賬簿記錄的完整性、準確性等，當發生錯誤時，不準用任何方式對數據進行涂改，保證其有案可稽。但是，在會計電算化環境下，如果同時使用上述三項權限，對賬簿錯誤的修改可以做到不留痕跡，這對傳統的內部控制體系是一個很大的沖擊。

（四）網絡安全受到沖擊，數據安全性差

隨著電子信息技術的發展，越來越多的企業習慣運用網絡傳輸、遠程操控、資源儲存共享等網絡技術。在高等學校里面，也會有很多數據的傳輸，這毫無疑問的提高了各院系之間及學校內部的信息溝通交流，節約了時間，更好更快速地提供有效的信息，讓學校更有序的運行下去。但是，會計信息在網絡傳輸的過程中有時會出現丟失、竊取等情況，一旦發生將會對學校造成不可估量的損失。網絡環境的開放性使會計信息很難避免非法侵擾，讓內部控制難度增加。高校的內部信息有可能在無形中對外開放，若被非法者獲取，會對學校產生無法彌補的影響。例如：由于數據的共享性，會計數據保管人員會通過外部儲存器、云盤等數據傳播共享媒介把相關會計信息給予競標者以外的人員，產生了所謂的內部交易，以至于高校購進的教學設施不達標，對學校的發展等都會有著無法估量的影響。

三、解決電算化環境下高等學校內部控制存在的問題的對策

（一）責任權限明確化，培養財務人員的職業操守

為避免出現權限交叉，高等學校可以通過建立業務程序標準化控制來最大程度保證內部控制的有效性。例如，為了明確崗位應予履行的任務及其應負的責任，高等學校可以將每一項經濟業務活動都劃分為六個步驟，分別為授權、主辦、核準、執行、記錄和復核。通過這種業務處理，可以幫助高等學校做到分工負責，權責分明。因為可以明確核準、經辦、復核、驗收、審批等都有哪些工作人員具體負責。這樣經辦人員可以照章辦事，權責分明，也可以避免崗位權限交叉、相互推卸責任。同時，高等學校需要加強財務人員的職業操守的培養，提高財務人員的整體素質，使會計人員更好的合理運用自身的業務能力，在更好地保護電算化環境下內部控制的健康運行環境和數據的完整性和安全性的同時充分發揮應有的作用，才能確保學校更好的發展。

（二）完善內部控制制度

內部控制工作包括控制環境、風險評估、控制活動、信息和交流和監督等幾方面，各個方面都要加強和完善。在控制環境方面，了解改變學校管理層關于環境的態度、意識和行為，例如管理層和員工之間時不時的進行談心，舒緩員工內心的壓力，降低因壓力帶來的不道德和非法行為的動機；制定激勵機制，對工作表現好的員工實施獎勵政策，反之實施懲罰政策，避免道德危機；管理層通過直接或者間接的方式了解內部審計人員等員工對目前學校內部控制管理機制的看法，并進行探討與修改。在風險評估方面，內部審計人員對學校的采購、投資、融資等進行不定時的評估，同時請事務所專業人員進行風險評估，通過對比得出有利于或不利于企業經營效益的結論，并加以利用或改善。在控制活動方面，由專業人士對營運、財務報告、職責的遵循性進行判斷與比較。在信息和交流方面，對供應商、監管機構、員工等進行信息的流動，并與相應的內部控制決策聯系在一起，例如可以通過政策指南、備忘錄、錄像帶等方式進行信息交流。在監督方面，提高內部審計人員的業務能力，采取與外界信息進行比對等方式提高內部控制的質量。

（三）加強會計電算化相關的檔案管理建設

會計本身擁有相應的檔案管理建設，但是在電算化環境下，原有的會計檔案管理工作已經不能較好的適應財務管理的需要，所以高等學校應深入做好會計電算化相關檔案管理建設工作，定期和不定期的對會計電算化環境下內部控制中的重要數據進行及時的備份和加密工作，可以切實保證在電算化系統等方面出現錯誤以及對會計數據造成不必要的損失的幾率降得更低。再對及時打印出來的紙質檔案進行必要防護，例如在檔案室用樟腦以防受潮；儲存電子信息的電磁介質進行受熱、受磁的處理。同時，電算化的各種數據檔案的外借都要有相關會計主管部門審批同意才可執行。在原有的學校檔案內部控制的基礎上，對會計檔案的保密工作進一步加強。

（四）提高會計人員自身和高校的網絡防毒意識

網絡全球化給企業帶來了許多便利的同時也帶來了諸多問題。隨著信息共享的快速成長，加強企業對信息共享的安全勢在必行，各個高等學校也要重視信息共享的安全建設。網絡安全訪問應用程序的主要指標有數據的輸入與輸出、人員訪問權限、身份驗證等。高等學校可以通過采用數據技術與安全技術的結合來對其進行防護，例如訪問驗證技術、數據亂序修正技術、摩爾密碼技術和回復技術等來加強網絡共享的安全防護。同時，要對相應的硬件設施進行定期檢查，例如對計算機的維護、數據寬帶的維護、系統軟件的維護和系統內部的病毒查殺等等。學院的教務人員要加強網絡防毒安全教育，健全并嚴格執行相應的網絡防毒管理制度。安全措施具體包括：支持正版操作系統軟件、定期對專人專機的安全性能進行測試、防止自帶外部儲存器進行拷貝和采用下機自動修復防火墻等。在會計電算化系統升級和修復的過程中，高等校院必須由專業人士進行修正，并有相關人員進行監督，從而保證會計信息數據的連續性和安全性，維護企業自身的利益。

四、結束語

當前，會計電算化帶來的積極正面的影響正在慢慢的擴大，進一步完善會計電算化環境下的內部控制制度無疑是一種趨勢。完善高等學校電算化下的內部控制的基本思路是：責任權限明確化、完善內部控制制度和加強會計電算化相關的檔案管理建設等，從而適應新的會計信息系統環境。總之，高等院校要消除一切阻礙前進步伐的消極負面影響，在監督的前提下，嚴格有效的運行會計電算化系統，才可以更好的為社會創造更多的“財富”，更好的發展下去，同時為我國的經濟發展貢獻一份力量。

[參 考 文 獻]

[1]趙霞.會計電算化環境下企業內部控制存在的問題及其對策研究[J].經營間，2014（29）：62-63.

[2]劉剛.淺析會計電算化條件下企業內部控制面臨的問題及其對策[J].財會究，2008（35）：234-233.

[3]張紫薇.淺析會計電算化環境下企業內部控制存在的問題及其對策[J].財會研究，2013（9）：133-135.

[4]陳瑾.會計電算環境下企業內部控制存在的問題及對策研究[J].財會金融，2015（21）：282.

[5]朱麗華.高等學校內部控制制度建設問題及對策[J].理論研究，2016（1）：96-97.

[責任編輯：高萌]