論高職院校檔案數字化管理

司莉萍

[摘 要]網絡信息時代對高職院校檔案管理提出了新要求，實現檔案數字化、信息化管理是當前高職院校檔案管理工作的重點方向之一，也是高職院校檔案管理工作發展的必然趨勢。檔案管理內容面廣、信息繁雜，且管理意義重大。近些年，隨著高職師生對信息檢索和獲取的需求不斷提升，傳統檔案管理模式所暴露的弊端愈加明顯，這要求高職院校急需改變傳統檔案管理模式，積極利用現代網絡信息技術，實現對檔案的數字化管理，以進一步提升檔案信息搜索、獲取、共享等方面的便捷性，使檔案的作用得到充分發揮。

[關鍵詞]高職院校；檔案管理；數字化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.097

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

數字檔案是伴隨著現代信息技術的不斷發展，以及數字化記錄技術的產生而形成的新興產物，且在我國不斷強化信息化建設的大背景下，數字檔案的探索與實踐愈來愈頻繁，在高職院校中的運用和推廣也不斷推進。目前，高職院校建設數字檔案主要用于保存教職工、學生的基本信息，以及用于部分歷史信息的記錄，距離全面建設和實現檔案數字化目標還有不小的距離。為此，有必要從高職院校檔案管理現狀出發，找到推進數字化檔案建設過程中存在的問題，并提出相應的解決對策，以進一步轉變高職院校傳統檔案管理模式，優化其檔案管理效率和信息共享效率，為充分發揮檔案的作用、提升檔案服務教研工作奠定堅實的基礎。

1 高職院校檔案管理現狀

數字檔案在我國起步較晚，致使我國各大高職院校在很長時期內都廣泛使用傳統檔案管理模式。然而，傳統檔案管理的封閉性和難共享性，與檔案信息對高職院校師生教、學、研究等的重要性不相適應，導致高職院校檔案管理工作低效，大多數都是以一種被動的服務模式，承擔師生校內信息查詢服務，檔案資源未能得到有效開發，檔案信息未能得到充分的共享和利用。加上，部分寶貴的紙質檔案隨著時間的推移，存在較為嚴重的信息缺失問題，導致一些寶貴的文獻、信息、資料等未能及時地被挖掘和利用。另外，從實施檔案管理工作的主體層面上看，高職院校擔任檔案管理的人員素質參差不齊，檔案管理水平不同，且多數檔案管理人員未接受過專業的檔案管理教育或培訓，致使其在實施具體的檔案管理工作中，所采取的方法傳統、刻板，觀念陳舊、不思變通，對新方法、新技術的運用也同樣處處掣肘。

2 高職院校推行檔案數字化管理面臨的問題

數字化檔案管理相較于傳統檔案管理存在著較為明顯的優勢，其突出表現在信息共享性強、搜索方便、存儲容量巨大、可操作性和可控制性強、易于管理等方面。但由于網絡信息技術、基礎設備以及外部環境等的制約，造成數字化檔案管理工作也同樣不可避免地存在諸多問題。

2.1 數字化檔案管理制度的缺失威脅檔案信息安全

目前，我國正處于數字檔案建設的初級階段，數字化檔案的各項管理制度和相關法律、法規保護政策及措施尚未完善，造成高職院校在建設數字檔案的過程中面臨著諸多風險，威脅檔案信息的安全。高職院校在建設數字檔案過程中，一旦缺少法律、法規的保障，很容易給不法分子以可乘之機，加劇檔案檢索與共享過程中的風險，一旦檔案信息被人為的破壞，相關取證艱難，且現行法規及制度未能提供充足依據，致使高職院校檔案管理面臨巨大損失。

2.2 檔案信息化管理缺乏有效的規劃和組織

推行數字化檔案是一項改革創新的復雜工程，需集全校之力共建，通過組織檔案數字化管理專人專才，逐層推進檔案數字化建設和完善。然而，縱觀當前高職院校數字化檔案建設現狀，不難發現，在推進檔案數字化建設的過程中，大多數高職院校對數字檔案的關注度和重視度不高，對數字檔案建設所投入的人力、物力、財力嚴重不足，導致數字化檔案建設工程難以切實展開。

2.3 數字檔案管理人員安全意識低下

與傳統檔案管理工作相比，數字檔案管理面臨著諸多差異和問題，這要求檔案管理主體不僅要熟悉掌握數字檔案管理流程、技術、方法等，還要強化數字檔案的安全保障工作。但由于從事數字檔案管理工作的人員大多是以前掌管傳統檔案的人員，其文化素質、專業技能以及安全性意識等方面都未能及時跟上時代的要求，對數字檔案進行管理過程中存在較大的隨意性和麻痹情緒，致使檔案信息安全面臨風險和威脅。

3 高職院校構建數字檔案的對策

3.1 完善制度與法律法規建設

安全問題是高職院校實施“數字檔案”所不可避免的話題，針對目前數字檔案缺乏制度和法律法規保障的問題，相關人員應當對癥下藥，要求相關部門盡快完善數字檔案法律法規的建設，同時高職院校內部也要加強對數字檔案安全制度的建設，以此來確保數字檔案的安全性，使其在制度層面和法制層面都能得到切實的保障。

3.2 制定檔案數字化管理標準

數字化、網絡化時代，給檔案管理工作帶來了更大的難度和挑戰，與此同時，也給檔案管理工作提供新的機遇和手段。而對于網絡時代高職院校檔案管理工作而言，伴隨著工作難度和工作量的增加，若未采取切實可行的辦法加以應對，則很可能使檔案工作人員壓力驟增、應對不暇。為此，應采取數字化管理手段進行應對。高職院校首先要提高檔案數字化管理的認識，要將檔案數字化管理擺在重要位置，加大對其建設的投入，加強自主管理軟件的研制，建立數字化檔案管理系統，并嚴格制定完善的檔案數字化管理標準，使檔案管理、使用、保存能夠有效跟蹤、記錄到位，以此確保檔案的信息安全，提高檔案的服務能力。其次，運用構建的數字化檔案管理系統，將各類紙質檔案轉成電子檔案，建立數字檔案數據庫，通過紙質檔案與電子檔案相結合的方式，降低紙質檔案的破損率，提升電子檔案的服務能力和檔案管理工作的效率。再次，完善檔案管理其他配套設施和服務，如，參照圖書館的書目管理系統，構建類似的檔案管理系統，采取電子目錄的形式服務于檔案檢索、查閱等，進一步提升檔案管理和服務能力。檔案室內設置溫濕控制系統，防止檔案在溫度過高或者濕度過大的環境中保存，預防檔案霉化、變質，延長檔案保存時間。嘗試運用現代化檔案管理儀器和設備，在確保高職院校檔案管理工作順利完成的基礎上，探索檔案數字化管理的新渠道、新手段、新方法。

3.3 提升管理人員的安全意識和安全技術水平

遠程共享是數字檔案的突出特點，也是檔案提升服務功能的重要方面。但在檔案遠程共享中，增加了檔案泄密的風險。與此同時，部分高職院校檔案管理人員的安全意識淡薄，在一定程度上加劇了這一風險。為此，應當從源頭出發，強化與提升檔案管理人員的安全意識及安全技術操作水平，確保數字檔案安全管理工作落到實處。

4 結 語

數字化時代的高職院校檔案管理工作，應當及時轉變認識和觀念，摒棄傳統檔案管理的弊端，明確數字化管理檔案的重要性和地位，并積極采取數字化、專業化管理的方法，引進專業化檔案管理人才，確保高職院校檔案管理工作取得突出成效，為高職院校教育能力和競爭實力的提升打下基礎。

主要參考文獻

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