PDCA循環在門診藥房自動發藥機提質增效中的應用

張琳琳

（江蘇省鹽城市第一人民醫院藥劑科，江蘇 鹽城 224006）

PDCA循環在門診藥房自動發藥機提質增效中的應用

張琳琳

（江蘇省鹽城市第一人民醫院藥劑科，江蘇 鹽城 224006）

目的 探討PDCA循環管理方法在增加自動發藥機效率和提高門診藥房服務質量中的應用。方法 收集實施PDCA循環前（2016年3月7日至2016年4月1日）門診藥房處方調配內差作為對照，觀察實施PDCA循環后（2016年8月8日至2016年9月2日）門診藥房處方調配內差情況。分析調配內差產生的原因并提出相應措施。結果 發藥機出藥數量錯誤在所有調配內差中占比例較高，其次為藥品包裝相似、藥名相似和一品兩規（或一品兩廠）等造成的調配內差。經過一些PDCA循環對策與措施后，日均補藥盒數大大提高，補藥差錯次數、機損盒數、機器故障率、落藥差錯率顯著降低。結論 PDCA循環管理方法有效地降低了門診藥房調配內差的發生，確保患者用藥及時、準確和安全，同時強化了門診藥房的藥學服務。

門診藥房；PDCA；自動發藥機；應用

自動發藥機的建設已成為我國醫院門診藥房發展的一個趨勢。醫院藥房成為健康咨詢的中心，醫院藥師已成功從處方的調配者轉向健康服務的提供者[1]。隨著自動發藥機在醫院藥房的推廣應用，給藥房管理帶來了諸多新的變化和挑戰[2]。2014年2月我院門診藥房引進蘇州艾隆科技有限公司提供的IRON-1200型快速發藥機和IRON-240型智能存取機，實現機械手自動上藥、存儲藥品，對藥品進行信息化管理，管理系統與醫院HIS系統對接，根據處方信息對盒裝藥品進行自動調配發送。PDCA（plan-do-check-action）循環又稱戴明環，在醫院質量管理中得到廣泛的應用，成為醫院質量管理改進不可缺少的工具[3]。為了提高藥房工作效率、降低調配差錯，我們將PDCA循環管理法應用到門診藥房自動發藥機提質增效中，取得了良好的效果，報道如下。

1 資料與方法

1.1 資料來源：根據我院門診藥房的工作記錄及自動發藥機管理軟件導出數據，利用Excel進行數據統計分析。以實施PDCA循環管理前（2016年3月7日至2016年4月1日）門診藥房處方調配內差為對照，觀察實施PDCA循環管理后（2016年8月8日至2016年9月2日）門診藥房處方調配內差情況。對包括補藥和落藥差錯、每月機損藥品匯總、自動發藥機故障情況和日均補藥盒數進行分類整理和統計分析。

1.2 方法：PDCA循環包括P（Plan，計劃）、D（Do，執行）、C（Check，檢查）、A（Action，行動）4個階段[4]，我們按6步實施循環：第1步，分析現狀，列出問題；第2步，查找原因，提出計劃；第3步，構建小組，實施行動；第4步，分析數據，評價結果；第5步，制定標準，進行推廣；第6步，提出尚存問題，轉入下－循環。

2 結 果

2.1 門診藥房提質增效前分析（Plan階段）

2.1.1 現狀分析，列出問題：首先分析IRON-1200型自動發藥機調配內差現狀。對2016年3月7日至4月1日，由自動發藥機發生的內差進行收集整理，分類匯總，逐一點評。4周期間，處方總量為54826張，調配處方內差量為31張，差錯率為0.57‰。主要存在問題：補藥過程中：①補藥品種差錯；②補藥速度慢；③補藥機械手損壞藥品。發藥過程中：①自動發藥機調配差錯；②系統死機；③提升機故障。根據發現的自動發藥機存在的主要問題，我們制定了評估的項目和具體量化指標，同時設定了通過此次PDCA項目的預期目標值[5]，具體見表1。

表1 PDCA循環目標設定

2.1.2 查找原因，提出計劃：針對發現的問題，聯合自動發藥機廠家工程師組織藥師進行現場會診，分析查找影響自動發藥機的各種硬軟件因素，歸納出主要影響因素。①軟件：系統導出補貨清單的藥品排序不科學；程序控制的記數器有時會記數有誤，導致出藥的數量不準；機內的某些程序與HIS兼容性差，有時會導致系統崩潰或死機。②硬件：補藥機械手“復位”頻繁，影響補藥速度；控制擋板開閉與傳送帶傳送時間不協調，導致藥品被卡。③其他：一品兩規、外觀相似、藥盒大小相近的藥品，補藥時非常容易產生差錯；一些藥盒的包裝扁平，容易造成“沖藥”，干擾藥師工作。見表2。

2.2 實施門診藥房的提質增效（Do階段）

2.2.1 構建小組，實施行動：門診藥房成立了自動發藥機調配提質增效質控小組，以門診藥房主任為組長，5位青年主管藥師為組員。圍繞自動發藥機調配內差，分五大模塊實施問題分析，原因查找，制定方案，組織落實。五模塊組為補藥模塊、發藥模塊、程序調試、培訓模塊、環境建設。

2.2.2 補藥模塊組：補藥過程是發揮自動發藥機高效、準確調配藥品的重要環節。藥師在補藥過程中，實施藥品的校對與審核，再通過條碼掃描和藥品名稱輸入。實施藥師與機器的兩道監控的卡口，有效地把控藥品進入機器的準確率。在審核過程中，藥房一品多規或一品多廠、外觀相似（看似），藥名相似（聽似），會造成人為補藥錯誤。為了降低上藥錯誤，篩選易混淆藥品制成展板張貼上墻提醒藥師并發至門診藥房微信群。同時，優化藥品貨位，制作“新藥”等標識。二級庫貨架上聽似、看似的藥品分層擺放；新進藥品發到門診藥房時，對全體工作人員進行業務提醒，在藥架貼上綠底白字的“新藥”警示標識。

表2 自動發藥機差錯成因分析

表3 PDCA循環管理評估結果

2.2.3 發藥模塊組：針對自動發藥機在出藥過程中，出現品種錯誤、數量不準、不出藥、卡藥及機械故障等情況，繳請自動發藥機廠家工程師會同門診藥房藥師進行協同會診。首先，查找引起卡藥、死機的機械原因，匯編操作規程。其次，每位藥師需要掌握自動發藥機的常規操作和應急情況處理方法，及時處理死機等情況。認真研究自動發藥機出藥數量錯誤的原因，調整藥品軌道位置，將質量過輕的藥盒，調至位置較高的軌道，，加大下滑力度；相反對于質量較重的藥品，由于下滑力度大易出現出藥數量多，需調至位置較低的軌道。

2.2.4 程序測試組：在醫院HIS系統中建立門診藥房與重點科室溝通機制與渠道，及時與開方醫師協調合理用藥。為防止一品多規或一品多廠、外觀相似（看似），藥名相似（聽似）等藥品混淆,將所有藥品拍照制成圖片并在易混淆藥品的圖片上標注醒目標識，比如“注意包裝規格”，“注意藥品名稱”,然后將圖片全部輸入服務器中與藥品的唯一代碼相綁定，在補藥掃條碼時圖片會自動顯示在屏幕上，實現2次核對，使補藥準確度從最初的92%提高至100%。自動發藥機內藥品的編碼是按拼音排序，與醫院HIS中的藥品編碼不一致，故將機內藥品編碼添加前綴—貨架號，從而與HIS藥品編碼一致，因而藥品盤點的信息其準確性提高，時長縮短。

2.2.5 培訓模塊組：強化業務學習，定期舉行針對易混淆藥品的專題學習，對易出現內差的藥品特征予以詳細說明，對易出現慣性思維而引起調配差錯的藥品亦應列出（如腸胃康顆粒和胃蘇顆粒等），增強藥師的分辨能力。對新進藥品在公告欄上向全體工作人員進行告知提醒業務，新進藥品的資料，用法用量，適應證，不良反應進行認真學習。對藥師定期進行藥品調配流程，調配與核發的“四查十對”的學習與考核。

2.2.6 環境建設組：以創建國家青年文明號為目標，改善窗口取藥環境，優化藥學服務質量。門診藥房窗口實行開放式發藥模式，提出處方在藥師手上停留時間不少于3 min，為藥學服務提供時間空間。引入取號系統，系統按號進行調配，患者按號至指定窗口取藥。同時，針對老弱患者，急救及危重患者，設置應急服務臺優先取藥。

2.3 門診藥房提質增效后檢查（Check階段）

2.3.1 各模塊自我檢查：內容包括日常崗位職責及管理職責實施，并進行規范記錄。質控小組組長按計劃做到日抽查、周重點查、月全面查。并作規范記錄。最后，質控小組以各模塊改進點為重點進行檢查，力求將上次檢查存在的問題作為下次檢查的重點。檢查結果以統一記錄形式置于科室公示欄，根據檢查結果開展各模塊間質量競賽活動。

2.3.2 分析數據，評價結果：按預訂計劃在完成所有改進措施后，通過對各模塊工作檢查和績效評估，進行收集數據和數據分析，實施目標跟蹤和經驗總結，得出評估結果（完成值為2016年8月份值），見表3。通過表3可以看出：現在每周調配內差數量為2件，目標達標率為150%，內差數減少75%，使差錯率降低效果明顯，具有高度可行性；日均補藥盒數為5288，目標達標率為106%，補藥效率增加28.3%，表明實施的措施對提高補藥速度，有一定可行性。同樣，發藥處方數每小時達309張，表明實施的措施對發藥速率，有一定可行性。機損盒數、機器故障率在廠方工程師的協助下，有一定的改進。

2.4 門診藥房提質增效后改進（Action階段）

2.4.1 編制規程，有效管理：對實施提質增效措施的過程進行總結，將新規則文件化，經驗交流分享。以保證管理效果的可持續性。包括：①根據改進后的補藥步驟和注意事項，更新修訂補藥的操作流程。②制訂定期盤點計劃，由專人負責盤點發藥機內庫存，及時調整軌道內的藥品數量。③發藥機工程師列出維修保養計劃，按時間表對發藥機的機械進行檢測保養。④設置藥品警示標識。⑤藥架上藥品擺放原則。⑥藥學人員業務學習制度。

2.4.2 提出新問題，轉入新循環：在本次提質增效項目實施過程中，又發現一些新的問題，有待轉到下一個PDCA循環：①自動發藥機維修雖然由企業完成，但是，我們維護能力有待提高。②二級庫與補藥的位置需要調整，補藥的工作環境需要改善③補藥模塊中機械手“復位”回位速度慢，影響工作效率，需要分析原因。④管理系統中，編制審方程序實施發藥機自動審方[6]。諸多問題需要轉到下一個PDCA循環，以不斷推進門診藥房的自動化[7]。

3 討 論

隨著越來越多的醫院藥房使用自動發藥設備[8]，處方調配的準確度和穩定性均得到提高，但在使用過程中出現的諸多問題，需要根據實際工作情況不斷作出調整和優化[9]。

PDCA循環管理的建立，使得門診藥房的每一位藥師既是檢查者，又是被檢查者，促使全體工作自發的進步與提高，使得門診操作規程趨于完善，全員質量意識不斷提高；通過不斷循環的信息反饋，形成上一級循環是下一級的支撐，下一級循環是上一級的依據；各模塊質控小組定向循環形成小環嵌大環，外環套內環的復合循環體系，PDCA循環管理在門診藥房提質增效的應用中更加完美契合。通過此次PDCA循環，各項設定指標均全部達標，藥房繼續保持快速、穩定的處方發藥速度，而日均補藥盒數大大提高，補藥差錯次數、每月機損盒數、機器故障率、落藥差錯率顯著降低。在系統軟件、硬件設備、人員培訓等方面完成優化后，藥房自動化系統的使用情況得到了明顯改善。

PDCA循環管理法是一種強有力的階梯式管理工具，在藥房的精細化科學管理中已經被廣泛應用，方法成熟[10]。通過PDCA循環理論的應用，運用列問題、查原因、找方法，規范工作過程，眾籌各方意見，使得全員參與管理理念得以實現。在工作過程中關注各個環節的質量，使得重結果輕過程的現象得以改善。

在門診藥房自動化系統優化過程中實施PDCA循環管理，發揮了積極的作用，解決了工作中存在的問題，提高藥師的滿意度，形成了質量管理的良性循環，體現了“以患者為中心”的精神，達到了提升門診藥房管理質量和服務效率，持續改進服務質量的目的。

[1] 鄭緋,梁丹,徐娟,等.醫院住院藥房質量管理探索與實踐[J].藥品評價,2011,8(24):39-41.

[2] 于嘉.自動化藥房:讓藥師走近患者[J].中國執業藥師,2008,5(10): 3-5.

[3] 謝明華,葛敏,彭佳蓓,等.自動化發藥系統在我院門診藥房的應用實踐與體會[J].中國藥房,2014,25(41):3889-3891.

[4] 邵立新,俞珍.PDCA循環管理法在門診質量管理中的應用研究[J].中國衛生事業管理,2010,27(12):77-79.

[5] 方羽,陳彬,孫琳,等.基于PDCA循環的門診藥房自動化系統優化[J].中國藥房,2015,19(26):2684-2685.

[6] 張琳琳.淺談臨床藥師在PIVAS工作中的重要性[J].中國醫藥指南,2012,10(20):385-386.

[7] 計佩影,顧瑾.醫院實施自動化門診藥房存在的問題和對策[J].中國藥業,2014,23(20):82-83.

[8] 王曉萍,周紅成,熊存全,等.門診藥房智能化管理系統應用的體會[J].臨床合理用藥,2014,7(12):173-175.

[9] 高善榮,田佳鑫,李培紅.EIQ-ABC分析方法在藥房自動化方案設計中的應用[J].中國藥房,2014,25(33):3118-3121.

[10] 沈志華PDCA循環法在降低門診藥房處方調配差錯率中的應用[J].中醫藥管理雜志,2011,19(6):560-561.

R197.3

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1671-8194（2017）13-0295-02