淺析事業單位人事檔案管理的問題和對策

汪春芬

【摘要】在計算機網絡上進行的無紙化辦公，給事業單位人事檔案管理帶來了挑戰，當然也是機遇。原先事業單位人事檔案管理存在不少問題，如不健全的制度，從而導致信息的泄露，這些都是刻不容緩亟須解決的問題。本文是在計算機網絡應用普及出現辦公無紙化這種新形勢下，針對當下事業單位人事檔案管理的一些新老問題，進行剖析，繼而提出對策。

【關鍵詞】人新形勢；事業單位；人事；檔案管理

事業單位是指受國家行政機關領導，沒有生產收入、所需經費由公共財政支出、不實行經濟核算、主要提供教育、科技、文化、衛生等活動的社會公共組織。人事管理，是人力資源管理的第一個步驟。事業單位人事檔案管理，是在國有資產建立的活動組織進行人力資源管理的第一步。隨著改革力度的不斷加大，怎么樣對其進行管理，是一個重大的而又亟須解決的問題。

一、新形勢下的問題

隨著社會的發展，科學技術的進步，社會主義制度優越性越來越被人們發現，社會各個部門都在深化改革。計算機網絡的普及、無紙化操作，是當下事業單位人事檔案管理的最大特點。以前人事管理上的手段，已經愈發不能適應現在的情況，我們需要解鎖新的辦法，符合新的狀況。新形勢下的問題包括：重視不夠、制度落后、信息化程度低、服務意識薄弱。

（一）重視不夠。事業單位人事檔案管理是一個艱巨的任務，但由于工作的特殊性，外在的人不容易知道這種工作，不夠光彩奪目。它具有高隱蔽性、高保密性，很多人不知道這是一種怎么樣的工作。這種情況下，就容易導致工作人員在思想上對于這個工作不夠重視，認為這只是個傳抄文件，不給別人知道就行了的簡單工作，往往敷衍了事。另一方面，相關領導不夠重視，經常忽視這方面的工作，殊不知，一旦發生問題，后果很嚴重。

（二）制度落后。改革開放進行了將近40年，我們取得了可歌可泣的成就，凡是有利就有弊，有好就有壞，生活中很多事情的問題，都會存在“制度落后”這一點，看來國家的全面深化體制改革還需要加大力度加大投入。我們事業單位人事檔案管理的制度落后，落后在從事的工作人員專業性不高，水平低下，這種狀況在以往還能應付過去。可是隨著新形勢的出現，老一套已經不行了。這份工作，計算機網絡技術應用致使辦公無紙化，雖然效率高了，但需要高素質的員工進行繁瑣而又連續性極強的操作。我們發現，制度落后，如編制問題，如其他部門兼任的問題，會導致第一個問題——重視不夠，重視不夠，又反過來導致出現制度落后問題。因為，這兩個問題，是首要的要求同時解決的問題。

（三）信息化程度低。信息化社會，無紙化辦公，在這樣的新形勢下，事業單位人事檔案管理若是信息化程度低，就是一個特別尷尬的癥狀。信息化程度低，一些工作就來不及處理，特別是一些流動人員的檔案處理。問題在于處理手段老舊而單一，相關高科技設備利用率低，甚至還有相當一部分老員工根本不會使用，雖然進入無紙化辦公的時代，但他們還在用紙質文件。其他問題還有“死檔”問題，雖然目前由于相關政策的出臺，已經緩和了一點矛盾，但是隱藏的矛盾還在，不能掉以輕心。

（四）服務意識薄弱。這似乎是個必然存在的問題，重視不夠與制度落后兩大問題相互促成，就不會對這種工作進行投入，又會導致信息化程度低這個問題，自然而然就有了服務意識薄弱問題。管理的目的，在于更好的應用。但是，即使是現在，很多人認為檔案只要保密存儲就行了，并不是經常利用，服務意識相當薄弱，只做了一個基本的工作，忽視了后續的工作發展。就算是用了，也是水平很低的使用，且使用方式單一，范圍小。更不要說在新形勢下，大多數人對于這份工作的認知，都沒有達到它原先該有的狀況。這也是一個亟須解決的問題。

二、相應的對策

針對上述的幾個問題，所提出的對策不外乎：加強重視，完善制度，培育人才，加速信息化建設。

（一）加強重視。在社會主義中國，治國先從治黨做起，治黨先從思想上治黨。毛主席說過，很多人身體上入了黨，思想卻沒有入黨，這是不行的。同樣的道理，加強對于事業單位人事檔案管理的重視，首先要加強工作人員以及上級領導思想上對于這份工作的重視，加大對于這份工作的投入，培育熱愛這份工作的意識，形成工匠精神，做好檔案管理工作。

（二）完善制度。工欲善其事，必先利其器，同樣，做好事業單位人事檔案管理工作，就要完善制度，要從上往下梳理一遍工作流程，改進工藝，改掉不夠重視敷衍了事的毛病，認真對待這份工作，不要認為這份工作只是抄寫與保密存儲而已。

（三）培育人才。人才是第一生產力。新形勢下，人才的爭奪已經愈演愈烈，所以我們也要爭奪人才培育人才。我們要不拘一格降人才，不僅從高校中挖掘，還要從生活中發現；不僅重視對對口專業人才的爭奪，還可以加強對非對口專業但熱愛這份工作的人才的培育；事業單位文職工作很多是女性，所以新形勢下我們不僅要女性，也要一些有發展前途的男性。重視人才、培育人才，只有人才才會認可這份工作并干好這份工作。

（四）加速信息化建設。在加強重視、完善制度、培育人才的前提下，我們必須加快進行事業單位人事檔案管理工作的信息化建設，進行全面無紙化操作。加大投入，積極引進高科技產品，積極挖掘新的操作流程。引進高科技，更要會使用高科技用好高科技，以此保證檔案管理工作的保密性、高效性等。

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