如何做好社保檔案的編制工作

武曉強

【摘要】機關事業單位養老保險的檔案編制工作，很多采用科技檔案管理模式，而機關事業單位養老保險很多檔案歷史較長。所以，有必要就如何做好機關事業單位養老保險檔案編制工作進行探討分析。

【關鍵詞】機關事業單位養老保險；檔案編制

隨著檔案館藏的持續發展，國內機關事業單位養老保險的檔案編制工作內容得到了持續進步和改革。檔案編制的成就發布主要途徑是出版物，能滿足特定時期機關事業單位養老保險工作發展需求。但是傳統檔案編制工作方式隨著檔案管理體系的持續發展、社保業務工作要求以及互聯網的普及已經滿足不了當前機關事業單位養老保險對檔案管理工作的要求，所以各級社保經辦機構在進行檔案編制工作的過程中，應該改變檔案編制工作模式，滿足機關事業單位養老保險日常工作所需要的技術支持。

一、提高養老保險檔案編制工作的策略

（一）強化檔案編制意識，做好基本工作。要高效完成機關事業單位養老保險檔案編制工作，強化檔案編制工作人員的業務素養是較為重要的措施。首先，應該督促檔案工作人員積極貫徹到崗到位，保證其能認真落實檔案編制工作，使自身工作素養得到真正提高。其次，應該強化檔案編制工作中領導的檔案編制意識，檔案工作人員應該與單位領導進行積極主動的交流，使領導對檔案編制工作在機關事業單位養老保險中的重要性有清楚的認識，并將檔案編制工作落實到單位工作計劃中，確保順利開展檔案編制工作。

（二）全面落實檔案資料的實效性。在進行檔案編制工作的過程中，應該有計劃、有目的地操作。其中，在進行具有憑證作用或者具有參考價值的檔案資料編制時，應該抽調固定人員進行專門編制；而在進行大型資料編制的時候，應該對檔案資料的輕重緩急進行區分，因為這類檔案資料需要進行編目成冊的內容較多，需要對編制工作進行合理計劃，對上級下發的指導性文件，進行持續不斷地分析落實；針對重要活動，應該在活動開始之前，就將相關資料編纂好，滿足隨時使用的需求，而且對編制的選材資料應該靈活適度，對與大政方針相關的資料，應該保證其全面、簡潔且精確。如果是與具體事件有關的資料，應該做到完整細致、有序準確，方便使用者使用。

（三）加強檔案編制工作的理論分析。在進行檔案編制工作的過程中，應該對檔案編制工作的理論分析工作進行強化，通過建立兼具社會化檔案編制客體、多元化檔案編制主體、信息化檔案編制成績以及檔案文獻編纂的一門學科，保證檔案編制工作得到持續性深化。檔案資料編制學是建立檔案編制學的基礎，館藏檔案隨著檔案資料保存作用的不斷加強，其收藏的載體也在不斷豐富與增加，而且檔案編制學的內容也隨之不斷得到擴充。其中涉及檔案文獻編纂學、科學技術檔案編制理論以及檔案資料編制的，將編纂改為編制，能在一定程度上體現編研的成分。根據當前機關事業單位養老保險檔案編制工作發展形勢來分析，檔案編制工作必然發展為具有大范圍應用意義的檔案工作，將成為檔案管理工作的關鍵部分。

（四）設立統一的檔案編制部門。為了能使檔案編制工作的大局意識得到加強，應該設立統一的檔案編制部門。其一，檔案編制工作人員應該對工作任務重點有所認識，通過加強參政決策的意識，對館藏檔案編制進行充分應用，以此編制出合理、科學的檔案資料，促進領導的查詢工作得以順利開展。其二，應該強化檔案編制工作人員的編制意識，編制工作人員應該利用自己的檔案編制專業知識，提高編制工作效率。其三，應該做好宣傳教育工作，在機關事業單位的文化建設中充分體現本單位的優點。

（五）檔案編制工作應該滿足便于檢索的要求。機關事業單位養老保險要提高檔案檢索技術，實現檔案信息化檢索，可以通過全宗卷的規范建立，業務檔案存放示意圖的繪制，以及配合適用的檔案管理軟件。尤其是機關事業單位養老保險編制工作的開展，借助信息化技術，使養老保險檔案服務工作能得到體現，強調檔案利用的實際效果。在使用檔案管理軟件的時候，應該在微機系統中輸入檔案信息便于檢索，然后再建立電子檔案，實現在線服務和全文檢索，達到現代化機關事業單位養老保險檔案服務標準要求。

二、養老保險檔案編制工作的重要性

在檔案室中保存的檔案資料內容，大多是對近幾年來社保經辦機構工作相關進程的實際反映，具有較高的利用查詢價值，能反映出近幾年來各種社保業務。實施檔案編制工作，能對一些重大工作的決策進程資料進行整理匯編，從而為單位領導作出決策提供幫助。另外，還能極大提升檔案工作的服務職能。通過將日常工作中經常使用的檔案資料進行分類，將其做成系列材料進行收藏，能有效提高辦公效率。最后，有利于資料的保存。像硬盤、U盤或者光盤等檔案保存樣式很大程度上改變了檔案保存載體，方便檔案部門對檔案資料進行更好的保存。

總而言之，要提高機關事業單位養老保險的業務檔案編制工作效率，檔案編制工作人員應該努力提高自身的工作素養，使自身的創造力得到充分發揮，對檔案編制的知識和技能進行分析和開發，充分體現社保檔案編制工作的作用，提高其在機關事業單位養老保險發展過程中的服務效率。

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