關于學校綜合檔案管理工作的探討

盧念國

【摘要】學校綜合檔案管理具有較強的整體性和立體性，所以做好學校綜合檔案管理工作是促進學生穩定發展的重要條件。通過分析學校綜合檔案管理工作的重要性，深入分析學校綜合檔案管理的現狀和問題，并提出具有針對性的學校綜合檔案管理策略，旨在提升學校的管理水平。

【關鍵詞】學校；綜合檔案；管理策略

學校綜合檔案管理是學校在不斷發展過程中非常重要的一項工作，也是衡量學校教學質量和管理水平的重要依據，能夠充分反映一所學校各項管理策略的科學性和規范化。因此，強化學校綜合檔案管理具有非常重要的現實意義。

一、學校綜合檔案管理工作的重要性

強化學校綜合檔案管理是滿足學校德育教育的重要依據。其中，學校在進行德育教學的過程中可以將學校綜合檔案管理的內容作為資料和依據，充分激發學生的求學熱情。同時，提升學校綜合檔案管理水平是促進教學管理活動正常開展的條件。因此，不斷提升學校綜合檔案管理水平具有非常重要的現實意義。

二、學校綜合檔案管理工作的現狀和存在的問題

（一）學校綜合檔案管理制度缺乏規范性。目前，部分學校在發展過程中雖然按照《檔案法》和《實施辦法》等制定了各項規章制度，但是并沒有結合學校綜合檔案管理的現狀，脫離學校綜合檔案管理的實際情況，如尚未制定師生的檔案管理規定、缺乏單獨的學校管理法規，從而讓學校綜合檔案管理制度流于形式。同時，由于學校領導者忽略了學校綜合檔案管理制度的重要性，制度執行力度較弱，缺乏強有力的行政力量，常常出現檔案材料收集不全面的現象，嚴重影響了學校綜合檔案資料的完整性。

（二）檔案管理人員職業素養偏低。當前一些從事學校綜合檔案管理工作的人員以兼職為主，或者是全職的非專業人士，工作管理人員變動非常頻繁，對檔案管理業務知識了解較少，常常在學校綜合檔案管理的劃分、整理和編研過程中出現不規范的行為，嚴重影響了學校綜合檔案管理的水平。

（三）檔案使用效率較低。學校檔案室是收藏資料和檔案非常重要的地方，但是大部分學校的檔案室缺乏特色，尚未突出自己的建設特色。同時，還有一部分學校在檔案資料的綜合利用和開發中缺乏動力，從而導致學校檔案資料的使用效率低下。

（四）檔案管理手段落后。雖然現代信息化技術水平得到了較大的提升，但是一些學校在檔案管理過程中所采用的管理手段依然非常低下，信息化程度較低，導致學校綜合檔案管理無法跟上信息化發展的步伐。甚至還有一些學校在綜合檔案管理過程中以人工為主，工作效率低下，所以一些資料在管理過程中常常會因為受天氣或者其他原因影響而受到磨損，從而導致學校檔案資料失去應用的價值。

三、解決學校綜合檔案管理存在問題的策略

（一）制定規范化的檔案管理制度，突出學校發展特色。在學校不斷發展的過程中，校領導應該充分發揮帶頭作用，有效結合本學校的發展特色和規模，制定科學合理的學校綜合檔案管理辦法、細則和規定，明確劃分學校各類檔案的歸檔范圍，并嚴格按照學校綜合檔案的歸檔制度進行保管、保密、統計和利用，以便能夠更好地實現學校綜合檔案管理的規范化、標準化。同時，學校管理者還應該積極將檔案管理工作全面納入學校發展的工作計劃中，明確劃分學校檔案管理各個部門的職責范圍和責任，有效提升學校檔案管理工作在學校發展過程中的重要性。

（二）提高檔案管理人員綜合素質，加強檔案管理人員業務培訓。在學校綜合檔案管理過程中，為了從根本上提升檔案管理水平，需要建設一支專業能力強、理論知識水平高和政治素養高的檔案管理隊伍。首先，每一所學校都應該盡量安排兩三名專職檔案管理人員，減少兼職文件資料收集員的數量，讓學校綜合檔案管理室指導員督促各處室的檔案收集工作，從而保障學校檔案管理資料的完整性和規范性。其次，不斷加強檔案管理人員的業務培訓，讓檔案管理人員能夠及時掌握最新的業務技能，為提升學校綜合檔案管理水平奠定堅實基礎。

由于學校檔案管理工作非常復雜且具有較強的專業性，所以要求學校綜合檔案管理人員應該具備較強的專業知識和豐富的管理經驗。因此，只有這樣才能夠全面提升學校綜合檔案管理的水平，全面記錄學校在不斷發展過程中所發生的每個事件，以及取得的重要成果，為學校今后穩定健康發展提供重要的依據。此外，學校在綜合檔案管理過程中還應該進行合理分類，為相關人員進行查找和翻閱提供方便，允許學生進行閱覽，從而促使學生能夠更加全面、更加深入地了解學校的發展歷史，提升學校在學生心中的整體形象，為學校穩定健康發展提供重要的條件。

（三）利用信息化技術，實現檔案管理現代化。在社會信息化發展程度日益提升的同時，學校的檔案信息化建設亦將成為時代發展的必然趨勢。對此，作為學校方面應首先具備現代化的檔案管理觀，以現代發展觀來促進學校檔案管理工作逐步往現代化的方向發展。其次，則是在技術方面努力實現現代化，簡言之，即以現代化的辦公設備來取代手工操作的方式，以進一步提升工作的效率。最后則是實現信息資料的電子歸檔管理，以電子檔案的方式確保學校檔案信息的完整與安全。

四、結論

總之，學校檔案管理作為學校日常的重點工作內容之一，其不僅見證了學校完整的發展過程，更能反映出學校整體的辦學水平。因而作為學校管理者，應務必對學校的檔案管理工作給予足夠重視，不僅要在管理方式上不斷進行創新，還要充分發揮學校檔案資源的作用，以促進學校的建設與發展。

【參考文獻】

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